← На главную

Часто возникает задача настроить права доступа таким образом, чтобы сотрудники могли свободно создавать документы определенного вида, но при этом не видели документы, созданные их коллегами. Просмотр таких документов должен быть доступен только автору и узкому кругу ответственных лиц (например, руководству или сотрудникам определенного отдела). Разберем, как реализовать такую схему в "1С:Документооборот 3.0" и какие могут возникнуть сложности при проверке настроек.

Основной принцип: настройка доступа в виде документа

Ключевым инструментом для решения нашей задачи является настройка вида документа. Именно здесь мы можем определить, кто и на каких условиях получит доступ к документам, созданным по этому шаблону. По умолчанию в "1С:Документооборот 3.0" любой пользователь, создавший документ, автоматически получает к нему доступ. Наша цель — расширить этот доступ для определенной группы лиц.

Выполним настройку по шагам:

1. Откройте раздел "НСИ" → "Виды документов".
2. Найдите и откройте карточку нужного вам вида документа.
3. Перейдите на вкладку "Настройки создания".
4. В этой вкладке найдите группу настроек "Доступ к документу".

Здесь мы можем указать рабочую группу. Это основной механизм для предоставления коллективного доступа. Создайте или выберите существующую рабочую группу, в которую входят все сотрудники, кому необходимо видеть документы данного вида. После того как вы укажете эту группу в настройках, произойдет следующее:

• Права на создание остаются у всех, если нет других ограничений.
• После создания документа автором, права на его чтение и редактирование автоматически получат:
  • Сам автор документа.
  • Все участники рабочей группы, указанной в настройках вида документа.

Важный момент: рабочие группы в "1С:Документооборот 3.0" работают динамически. Это означает, что если вы добавите нового сотрудника в рабочую группу, он получит доступ ко всем ранее созданным документам, где эта группа указана. Аналогично, при исключении пользователя из группы, он потеряет доступ.

Почему настройки могут не работать? Разбор частых ошибок при тестировании

Самая распространенная ситуация: вы все настроили по инструкции, но при проверке обнаруживаете, что документ виден пользователям, которые не являются ни автором, ни участниками указанной рабочей группы. Проанализируем, почему так происходит.

Причина 1: Тестирование под пользователями с особыми полномочиями

В демонстрационных базах или в уже работающих системах часто есть пользователи с расширенными правами, которые перекрывают любые локальные настройки доступа. При тестировании под таким пользователем вы получите неверную картину.

Кто может иметь такие права:

• Руководители. Пользователь с правами директора или руководителя высокого уровня часто по умолчанию видит все документы своих подчиненных или всего подразделения. Например, в демо-базе пользователь "Федоров" является директором и видит практически все.
• Локальные администраторы. Это специальная роль, которая дает широкие права на просмотр и изменение объектов в рамках определенной области (например, по организации или подразделению). Пользователь с этой ролью будет видеть документы, даже если он не включен в рабочую группу. Часто в демо-базах обычные на первый взгляд пользователи ("инженер", "бухгалтер") могут иметь такие скрытые права для удобства демонстрации.

Причина 2: Автоматическое расширение прав "по касанию"

Концепция "прав по касанию" в "1С:Документооборот 3.0" означает, что система автоматически выдает доступ к документу всем участникам связанных с ним процессов. Если вы отправили документ на согласование, подписание или исполнение, все участники этого процесса получат права на его чтение.

Если вам нужен строгий контроль, и доступ должен быть только у автора и членов рабочей группы, это поведение можно отключить. Для этого в настройках вида документа установите флаг "Запретить автоматическое расширение доступа".

Как правильно проверять и анализировать права доступа

Чтобы избежать ошибок и точно понять, почему пользователь видит (или не видит) документ, следуйте этим рекомендациям.

1. Используйте "чистых" пользователей для теста. Самый надежный способ — создать нового пользователя с минимальным набором прав (например, только полномочие "Сотрудник"). Не используйте для проверки существующих пользователей из демо-базы, особенно руководителей.

2. Анализируйте права конкретного документа. Это главный инструмент для диагностики. Создайте тестовый документ, затем откройте его карточку и через меню "Еще" выберите пункт "Права доступа". Откроется специальная форма, где будет подробно расписано:

   • Кто из пользователей имеет доступ.
   • Какой уровень доступа (чтение, редактирование).
   • На каком основании предоставлен доступ (например, "Автор", "Участник рабочей группы 'Секретариат'", "Локальный администратор", "Исполнитель по задаче").

   Этот отчет даст исчерпывающий ответ на вопрос, почему тот или иной сотрудник видит документ.

Альтернативный способ: Грифы доступа

Для еще более строгого разграничения можно использовать грифы доступа. Этот механизм работает как дополнительный уровень защиты.

1. Создайте новый гриф, например, "Для служебного пользования", в разделе "НСИ" → "Грифы доступа".
2. В настройках грифа укажите пользователей или рабочие группы, которым разрешен доступ к документам с этим грифом.
3. В настройках вида документа на вкладке "Настройки создания" укажите этот гриф в поле "Гриф доступа по умолчанию".

Теперь каждый новый документ этого вида будет автоматически создаваться с грифом "Для служебного пользования", и увидеть его смогут только те, кто имеет на это разрешение, плюс автор документа.