На многих складах возникает задача автоматизации процесса сверки трек-номеров посылок. Поставщики передают списки ожидаемых трек-номеров, а при фактическом поступлении посылки на склад необходимо быстро и точно зафиксировать ее приход, сопоставив с заявленным номером. Рассмотрим, как можно реализовать подобный функционал, преимущественно в системе 1С, используя различные подходы и инструменты.
Суть проблемы заключается в необходимости сопоставления двух массивов данных: «заявленные треки» (полученные от поставщиков, например, в виде Excel-списка) и «поступившие треки» (фиксируемые на складе при фактической приемке с помощью сканера). Основная цель — добиться автоматической сверки и отметки в системе о поступлении заявленной посылки.
Для реализации этой задачи мы можем использовать несколько подходов, как с помощью встроенных механизмов 1С, так и с привлечением дополнительного оборудования и специализированных систем.
Один из гибких и универсальных способов в 1С — это создание собственного, независимого регистра сведений, предназначенного специально для хранения информации о фактически поступивших трек-номерах. Этот подход дает нам полный контроль над структурой данных и логикой обработки.
В конфигураторе 1С мы создадим новый объект метаданных — РегистрСведений. Назовем его, например, ПоступившиеТрекНомера. Для этого регистра нам понадобятся следующие измерения и ресурсы:
ТрекНомер (тип данных: Строка, длина, например, 50). Это будет ключевое поле, по которому мы будем идентифицировать посылку.ДатаПоступления (тип данных: Дата и время). Позволит фиксировать, когда именно был отсканирован трек-номер.ПоступилоКоличество (тип данных: Число), если по одному трек-номеру может приходить несколько единиц, или ДокументОснование (тип данных: ДокументСсылка), если необходимо связать поступление с конкретным документом приемки.Важно установить свойство Периодичность для регистра сведений в положение "Непериодический", так как каждый трек-номер нас интересует как уникальное событие, а не как периодический показатель.
Информация от поставщиков, как правило, поступает в виде Excel-списка. Мы можем организовать автоматическую или полуавтоматическую загрузку этих данных в 1С. Для этого могут быть использованы различные методы:
ЗаказПоставщику или в отдельном, предварительном регистре сведений ОжидаемыеТрекНомера. Последний вариант предпочтителен для более гибкой сверки.ОжиданиеПосылок с табличной частью, в которой будут перечислены ожидаемые трек-номера.Нам необходимо обеспечить, чтобы каждый ожидаемый трек-номер был зафиксирован в системе 1С до момента фактического поступления.
На этапе приемки товаров на склад кладовщик использует сканер штрих-кодов. Сканер подключается к компьютеру, на котором запущена 1С, и эмулирует ввод данных с клавиатуры.
ТрекНомера в списке ОжидаемыеТрекНомера или в табличной части соответствующего документа ЗаказПоставщику.ПоступившиеТрекНомера, фиксируя отсканированный номер и текущую дату/время.ЗаказПоставщику или в регистре ОжидаемыеТрекНомера, что данный трек-номер поступил.После регистрации поступлений нам потребуются отчеты для анализа ситуации. Мы можем разработать пользовательские отчеты на базе Системы Компоновки Данных (СКД) или обычные отчеты, которые будут сравнивать данные из ОжидаемыеТрекНомера (или документов ЗаказПоставщику) и ПоступившиеТрекНомера.
Отчеты могут показывать:
Система 1С уже содержит мощные механизмы для учета уникальных идентификаторов товаров. Мы можем адаптировать их для учета трек-номеров посылок.
В рамках 1С мы можем рассматривать каждую посылку, как уникальную единицу товара или услуги. Для этого мы настраиваем учет по серийным номерам для соответствующей номенклатуры.
Механизм СерийныеНомера в 1С идеально подходит для нашей задачи, поскольку он предназначен для отслеживания каждой конкретной единицы товара. Трек-номер посылки по своей сути является серийным номером для этой посылки.
СерийнымНомерам. В настройках вида номенклатуры укажем, что для этой номенклатуры ведется учет по серийным номерам и что они вводятся при поступлении.ЗаказПоставщику или ПоступлениеТоваровУслуг, мы можем указать ожидаемые серийные номера (трек-номера) в соответствующей табличной части. Это может быть реализовано через загрузку из Excel или с помощью специализированной обработки.СерийныйНомер в документе ПоступлениеТоваровУслуг или ПриходныйОрдерНаТовары. 1С автоматически проверит, соответствует ли введенный серийный номер ожидаемому, и сделает отметку о поступлении. Если серийный номер не найден в ожидаемых, система может выдать предупреждение.СерийныхНомеров позволят нам отслеживать, какие трек-номера поступили, а какие еще ожидаются. При необходимости можно доработать отчеты для более наглядного сравнения.В некоторых случаях можно рассмотреть использование ХарактеристикНоменклатуры или ПартийНоменклатуры для хранения трек-номеров. Однако эти механизмы менее гибки для уникальной идентификации каждой отдельной посылки, чем серийные номера:
Для большинства сценариев с уникальным трек-номером на посылку, СерийныеНомера — это наиболее подходящее решение.
Для автоматизации ввода трек-номеров нам потребуется аппаратное обеспечение. Мы рассмотрим два основных варианта:
Сканер штрих-кодов — это базовый инструмент. Он подключается к компьютеру (обычно по USB) и эмулирует ввод с клавиатуры. При сканировании штрих-кода, содержащего трек-номер, этот номер автоматически вставляется в активное поле в программе 1С.
ТСД — это мобильный компьютер со встроенным сканером. Он позволяет кладовщику свободно перемещаться по складу, сканировать посылки и фиксировать их поступление. Для ТСД требуется специальное программное обеспечение, которое интегрируется с 1С.
Для крупных складов с интенсивным грузопотоком и сложными логистическими процессами может быть целесообразно внедрение специализированных WMS-систем (Warehouse Management Systems). Эти системы созданы именно для комплексного управления складом.
WMS-системы предлагают широкий функционал, включая:
В рамках WMS функционал сверки трек-номеров реализуется как часть процесса приемки: кладовщик сканирует трек-номер ТСД, а система автоматически сравнивает его со списком ожидаемых трек-номеров из предварительно загруженной информации от поставщика.
Большинство WMS-систем могут быть интегрированы с 1С. Это позволяет 1С выполнять функции учетной системы (бухгалтерский, налоговый учет), а WMS — оперативное управление складом. Обмен данными происходит через API или специальные обработчики, обеспечивая актуальность информации в обеих системах.
Независимо от выбранного подхода, общий процесс автоматической сверки трек-номеров обычно включает следующие ключевые шаги:
Информация о трек-номерах, заявленных поставщиками, загружается в систему (1С или WMS) из файлов Excel, по электронной почте или через интеграцию с системами поставщиков.
При физическом поступлении посылки на склад, ее трек-номер считывается сканером штрих-кодов или терминалом сбора данных (ТСД).
Система автоматически сравнивает отсканированный трек-номер с имеющимся списком ожидаемых трек-номеров.
В случае совпадения в системе делается отметка о фактическом поступлении посылки, возможно, с указанием времени и сотрудника, выполнившего приемку.
Система сигнализирует о любых расхождениях (например, трек-номер не найден в списке ожидаемых, или по этому номеру ожидается другая посылка, или количество не совпадает). Для таких случаев должны быть предусмотрены процедуры для дальнейшего разбирательства.
Таким образом, существует несколько путей для реализации автоматической сверки трек-номеров, от простой доработки функционала в 1С с использованием сканеров и ТСД до внедрения комплексных WMS-систем. Выбор конкретного решения зависит от масштаба склада, объема грузопотока, бюджета и требований к детализации учета.