← На главную

При переходе на работу в 1С:Бухгалтерия 3.0 (БП 3.0) пользователи часто сталкиваются с неприятной ситуацией: при попытке создать документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу программа автоматически подтягивает огромные суммы задолженности за прошлые годы (например, с 2014 по 2019 гг.). При этом по данным оборотно-сальдовой ведомости (счет 70) долгов перед сотрудниками нет. Ситуация осложняется тем, что при закрытии месяца система начинает требовать перепроведения или создания документов Начисление зарплаты за старые периоды. Для предотвращения таких ситуаций есть обработка корректного переноса остатков из БП 2.0.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникают «фантомные» долги, как правильно очистить регистры и настроить программу так, чтобы прошлые периоды не влияли на текущую работу. Для решения этой проблемы в автоматическом режиме поможет обработка устранения фантомных задолженностей прошлых периодов.

Выясним причину: почему 1С видит долг, которого нет в ОСВ

Для начала проанализируем ситуацию с точки зрения архитектуры программы. В 1С:Бухгалтерия 2.0 и при использовании внешних программ (например, ЗУП 2.5) учет зарплаты в бухгалтерии часто ограничивался только проводками по бухгалтерским счетам (Дт 20, 26, 44 — Кт 70). Однако в БП 3.0 механизмы выплаты зарплаты работают иначе.

Документы Ведомость в банк и Ведомость в кассу заполняются не на основании остатков по 70 счету, а по данным специальных регистров накопления. Основные из них:

1. Зарплата к выплате — здесь хранится информация о том, сколько и по какому документу-основанию мы должны выплатить сотруднику (для смежной конфигурации есть обработка очистки регистра в ЗУП КОРП).
2. Взаиморасчеты с сотрудниками — этот регистр фиксирует общую задолженность в разрезе периодов — для быстрого исправления есть обработка удаления ошибочных остатков по взаиморасчетам.

Если в прошлые годы (до 2019-го) вы загружали данные из ЗУП 2.5 документом Отражение зарплаты в регл. учете, он делал проводку по 70 счету, но мог не делать движений по этим регистрам. Система «видит» начисление, но не «видит» выплату в аналитическом разрезе, поэтому считает, что долг тянется с самого момента приема сотрудника на работу. Рассмотрим подробнее способы решения этой проблемы.

Способ 1. Использование «технической» ведомости

Рассмотрим самый простой, «пользовательский» метод, который обсуждался на форуме. Суть заключается в создании документа, который «схлопнет» задолженность в регистрах, не затрагивая при этом реальное движение денежных средств на расчетном счете.

Выполним следующие шаги:

1. Перейдем в раздел Зарплата и кадры — Ведомости в банк (или в кассу), в которых доступна печать платежных ведомостей Т-53 и расчетных ведомостей Т-51.
2. Создадим новый документ текущей датой или датой начала ведения учета в БП 3.0 (например, 01.01.2019).
3. Нажмем кнопку Заполнить. В документ попадут все накопленные долги за прошлые годы.
4. Важный момент: так как мы не планируем реально выплачивать эти деньги (они уже выплачены в старой базе), этот документ не должен порождать проводок по списанию с расчетного счета.
5. Этот способ хорош своей быстротой, но он может создать «шум» в таких формах, как отчет по начисленной и выплаченной зарплате. Поэтому профессионалы чаще используют второй способ.

Способ 2. Корректировка регистров через «Операцию, введенную вручную»

Проанализируем ситуацию: нам нужно убрать остатки только в регистрах накопления, не трогая 70 счет, так как сальдо по нему в ОСВ верное. Для этого идеально подходит документ Операция.

Разберем по шагам:

1. Зайдем в раздел Операции — Операции, введенные вручную.
2. Создадим новую операцию. Дата операции должна предшествовать дате начала нормального учета (например, 31.12.2018).
3. Нажмем кнопку Еще (в верхней части формы) — Выбор регистров.
4. В открывшемся окне перейдем на вкладку Регистры накопления и отметим галочками:
   • Зарплата к выплате
   • Взаиморасчеты с сотрудниками
   • Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками
5. Нажмем «ОК». В документе появятся закладки с названиями этих регистров.
6. На каждой закладке нам нужно ввести записи с видом движения «Расход».
   • В поле «Сотрудник» указываем работника.
   • В поле «Сумма» указываем сумму накопленного «фантомного» долга.
   • В поле «Период взаиморасчетов» указываем те периоды, за которые тянется долг.

Совет: Чтобы не вводить данные вручную для каждого сотрудника, можно сначала создать «техническую» ведомость из первого способа, нажать «Заполнить», посмотреть суммы и периоды, а затем перенести их в Операцию и удалить ведомость.

Способ 3. Исправление через документ «Перенос данных»

Если вы опытный пользователь или программист, рассмотрим наиболее «чистый» технический метод. В 1С существует специальный документ Перенос данных, который предназначен именно для корректировки программных регистров.

Посмотрим, как его найти:

1. Нажмем на кнопку «Сервис и настройки» (в правом верхнем углу) — Функции для технического специалиста (ранее называлось «Все функции»).
2. В поиске введем Перенос данных и откроем этот список документов.
3. Создадим новый документ. В поле Номер регистра выберем те же регистры: Зарплата к выплате и Взаиморасчеты с сотрудниками.
4. Заполним строки аналогично способу №2. Преимущество этого метода в том, что эти записи не будут смешиваться с обычными бухгалтерскими операциями и их легче найти при аудите базы.

Как остановить автоматическое создание начислений при закрытии месяца

Пользователь в теме жаловался, что при закрытии месяцев прошлых лет система сама создает документы Начисление зарплаты. Это происходит потому, что в настройках программы указано: «Учет зарплаты ведется в этой программе».

Выясним причину: программа видит, что месяц закрывается, а документа начисления нет, и пытается его «помочь» создать. Чтобы это прекратить, нужно правильно настроить историю порядка учета зарплаты.

Рассмотрим алгоритм действий:

1. Зайдем в раздел Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Порядок учета зарплаты.
2. Откроем настройки по вашей организации.
3. Найдите ссылку История изменений. Это критически важно!
4. Нам нужно создать (или отредактировать) записи так, чтобы:
   • До 01.01.2019 (дата вашего перехода) стоял переключатель «Во внешней программе».
   • С 01.01.2019 стоял переключатель «В этой программе».
5. После этого программа поймет, что в старых периодах она не должна делать расчеты самостоятельно, и перестанет генерировать лишние документы при закрытии месяца.

Защита данных: Дата запрета редактирования

Чтобы окончательно обезопасить старые периоды от случайных изменений, обязательно установим дату запрета редактирования:

1. Перейдем в Администрирование — Поддержка и обслуживание — Дата запрета изменения.
2. Установим флажок «Дата запрета изменения».
3. Нажмем «Настроить» и установим дату, например, 31.12.2023.

Это гарантирует, что даже если вы случайно запустите групповое перепроведение документов, записи в регистрах по зарплате за 2014-2018 годы останутся нетронутыми.

Почему старые документы выглядят как «Зарплата (ЗУП 2.5, ЗиК 7.7)»?

Проанализируем этот технический нюанс. При обновлении с редакции 2.0 на 3.0 старые документы Отражение зарплаты в регламентированном учете конвертируются в специальный архивный вид. Если вы попытаетесь их открыть, вы увидите пустую форму или ограниченный набор полей.

Важно: Не пытайтесь переписывать их или превращать в современные документы Начисление зарплаты с помощью обработок. В БП 2.0 и БП 3.0 принципиально разные алгоритмы расчета НДФЛ и страховых взносов. Ручное изменение «старины» приведет к тому, что у вас «поедет» вся налоговая отчетность за прошлые годы, которую вы уже давно сдали.

Резюме: Оптимальная стратегия — оставить старые документы как есть, а все «хвосты» в регистрах (которые мешают формировать текущие ведомости) обнулить одним документом Операция или Перенос данных на дату начала полноценной работы в новой базе.