Ситуация, когда в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) при формировании расчетных листков за текущий месяц продолжают появляться сотрудники, уволенные несколько месяцев или даже лет назад, является довольно распространенной. Часто такие листки выглядят пустыми: в них нет начислений, удержаний, а конечное и начальное сальдо равно нулю. Однако сам факт появления «лишних» фамилий в пачке отчетов мешает работе бухгалтера.
В данной статье мы подробно разберем, почему программа «видит» таких сотрудников как активных участников расчетов, проанализируем внутренние регистры системы и рассмотрим пошаговые инструкции по устранению этой проблемы, а также как сформировать журнал выдачи расчетных листков — для этого есть ведомость выдачи расчетных листков для 1С:ЗУП.
Наиболее частая техническая причина появления «нулевых» уволенных сотрудников — это наличие остатков в регистрах в разрезе аналитики — для её решения подходит исправление ошибок НДФЛ и взаиморасчетов в 1С:ЗУП. Программа 1С хранит данные о взаиморасчетах не просто одной цифрой, а в разрезе нескольких измерений: Сотрудник, Подразделение, Статья финансирования, Статья расходов и Период взаиморасчетов.
Представим ситуацию: по сотруднику в регистре Взаиморасчеты с сотрудниками числится остаток +100 рублей по «Подразделению А» и остаток -100 рублей по «Подразделению Б». Взаимная сумма дает 0, который мы и видим в расчетном листке. Однако для системы записи регистра не закрыты, так как в разрезе подразделений сальдо ненулевое. Программа считает, что расчеты с человеком не завершены, и продолжает выводить его в отчеты.
Для выявления таких «хвостов» выполним следующие действия:
Физическое лицо, Сотрудник, Подразделение, Статья финансирования, Статья расходов.Проанализируем результат: если мы увидим строки с одинаковыми суммами в «плюсе» и «минусе» по разным аналитикам, значит, причина найдена. Исправить это можно документом «Перенос данных», выполнив корректировку движений по соответствующему регистру, чтобы «схлопнуть» остатки в ноль по всем измерениям — здесь поможет автоматическое устранение ошибок учета прошлых периодов в ЗУП.
Если в вашей организации используется доработанный (нетиповой) вариант расчетного листка, в нем может отсутствовать встроенная проверка на наличие сумм к выплате. В этом случае отчет может выводить всех сотрудников, у которых были любые движения в текущем году или которые просто числятся в справочнике. Рассмотрим, как ограничить вывод сотрудников с помощью стандартных настроек компоновки данных.
Разберем по шагам, как добавить фильтр для исключения уволенных:
Сотрудник -> Дата увольнения.Также полезно добавить условие на наличие сумм, чтобы пустые листки не формировались даже для работающих сотрудников (например, тех, кто в отпуске за свой счет):
Группа ИЛИ
Начислено Больше 0
Удержано Больше 0
Сальдо конечное Не равно 0
Иногда сотрудник попадает в отчет из-за того, что система «планирует» сделать по нему перерасчет. Проанализируем ситуацию: если после увольнения были изменены какие-то глобальные настройки (например, обновлен производственный календарь или изменены нормы времени), программа может ошибочно зарегистрировать необходимость перерасчета для всех сотрудников, включая уволенных.
Проверить это можно в разделе «Зарплата» — «Сервис» — «Перерасчеты». Если вы видите там фамилию уволенного сотрудника, и этот перерасчет не требуется, запись следует просто удалить из списка. После этого сотрудник перестанет «преследовать» отчеты по зарплате.
Еще один скрытый регистр — «НДФЛ к зачету». Если при окончательном расчете возникла ситуация переплаты налога, этот остаток будет «висеть» в системе до тех пор, пока не будет оформлен документ «Возврат НДФЛ» или пока сумма не будет зачтена. Проверьте регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ, чтобы убедиться в отсутствии копеечных остатков, которые не видны при обычном округлении в отчетах.
Многие пользователи полагают, что установка флага «В архиве» в карточке сотрудника должна автоматически скрывать его из всех отчетов. Выясним причину, почему это не всегда так. В 1С:ЗУП флаг «В архиве» — это лишь визуальное скрытие объекта в списках выбора (в справочнике сотрудников). Логика построения отчетов, таких как расчетный листок, базируется не на состоянии справочника, а на движениях в регистрах накопления.
Следовательно, перевод в архив — это лишь организационная мера. Если регистры «грязные», отчет все равно подтянет данные. Поэтому последовательность действий всегда должна быть такой: сначала полная сверка взаиморасчетов (в том числе по НДФЛ и страховым взносам), затем «закрытие» периодов, и только после этого — архивирование карточки.
Мы рассмотрели основные причины избыточного вывода данных в расчетных листках. Подведем итог: если вы столкнулись с этой проблемой, в первую очередь проверьте развернутое сальдо через отчет Т-51 или Универсальный отчет по регистру Взаиморасчеты с сотрудниками. В 90% случаев проблема кроется в остатках по разным подразделениям или статьям расходов, которые в сумме дают ноль, но технически остаются открытыми.
Для оперативного решения «здесь и сейчас» используйте возможности Системы Компоновки Данных (СКД) в настройках отчета, добавляя фильтр по полю Сотрудник.ДатаУвольнения. Это позволит быстро привести отчетность в порядок, не дожидаясь исправления всех исторических регистров.