В мире бухгалтерского учета и налоговой отчетности постоянно происходят изменения, и 2023 год принес нам серьезные нововведения в порядке исчисления и удержания НДФЛ. Эти изменения затронули ключевой момент – дату фактического получения дохода, что напрямую влияет на формирование отчетности, в частности, формы 6-НДФЛ. Нередко бухгалтеры сталкиваются с ситуацией, когда новый сотрудник, принятый в отчетном периоде, выплаты которому производились, почему-то отсутствует в разделе 2 отчета 6-НДФЛ за этот период. Давайте вместе разберем причины возникновения такой «непонятной ситуации» и выясним, как ее исправить в 1С:Бухгалтерии 3.0.
Прежде чем углубляться в диагностику в 1С, нам необходимо четко понимать основополагающие изменения в налоговом законодательстве, вступившие в силу с 1 января 2023 года. До этого момента датой фактического получения дохода в виде оплаты труда считался последний день месяца, за который производилось начисление. С 2023 года ситуация кардинально изменилась: датой фактического получения дохода в виде оплаты труда (зарплаты, авансов) теперь признается день его выплаты.
Что это означает на практике? Это значит, что НДФЛ должен быть удержан при каждой выплате дохода. Если раньше с аванса НДФЛ не удерживался, а удерживался только при окончательном расчете за месяц, то теперь каждая выплата – будь то аванс или окончательный расчет – является моментом получения дохода и, соответственно, моментом удержания НДФЛ. Этот ключевой момент часто становится причиной ошибок при формировании 6-НДФЛ, так как программа 1С должна корректно отразить эту логику.
Рассмотрим ситуацию, описанную в теме: сотрудник принят 01.09.23. Аванс за сентябрь выплачен 25.09.23. Окончательный расчет за сентябрь выплачен 10.10.23. Согласно новым правилам:
Если сотрудник отсутствует в 6-НДФЛ за 9 месяцев, это с большой долей вероятности указывает на то, что программа 1С неверно определила дату фактического получения дохода для аванса за сентябрь, отнеся его, например, к октябрю, или вовсе не зафиксировала факт выплаты как получение дохода для целей НДФЛ в сентябре.
Давайте вместе разберем, какие шаги необходимо предпринять, чтобы найти и устранить причину некорректного отражения данных в отчете 6-НДФЛ.
Для корректного отражения НДФЛ в 6-НДФЛ с 2023 года критически важно, чтобы были проведены не только документы начисления зарплаты и ведомости на выплату, но и сами документы, фиксирующие факт выплаты денежных средств. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это:
Списание с расчетного счета (если выплата производится через банк).Выдача наличных (если выплата производится через кассу).Именно эти документы являются основным триггером для программы по определению даты фактического получения дохода. Если они отсутствуют или проведены с некорректными датами, данные по НДФЛ не попадут в отчет за нужный период.
Что проверяем:
Списание с расчетного счета или Выдача наличных с датой не позднее 25.09.23.Ведомостью в банк или Ведомостью в кассу, которая в свою очередь связана с документом Начисление зарплаты (или Начисление за первую половину месяца).В случае, если выплата была, но соответствующих документов в 1С нет, создайте и проведите их с корректными датами. После этого перепроведите связанные документы и попробуйте сформировать 6-НДФЛ снова.
Этот отчет является одним из ключевых инструментов для диагностики проблем с НДФЛ. Он показывает, как программа 1С видит начисленные доходы для целей отчетности по НДФЛ, с учетом даты фактического получения дохода.
Что проверяем:
Начисленные доходы в отчетности по НДФЛ за период с 01.09.2023 по 30.09.2023 по конкретному сотруднику.Регистр налогового учета по НДФЛ предоставляет более детализированную информацию обо всех операциях, связанных с НДФЛ по сотруднику, включая исчисленный, удержанный и перечисленный налог, а также даты получения дохода.
Что проверяем:
Регистр налогового учета по НДФЛ за 9 месяцев (или за сентябрь) для данного сотрудника.Дата получения дохода и Дата удержания налога. Они должны коррелировать с датами фактических выплат (25.09.23 для аванса). Если для сентябрьского аванса дата получения дохода стоит октябрьская, это и есть причина проблемы.То, как вы начисляли аванс, также имеет значение. В 1С:Бухгалтерии 3.0 рекомендуется использовать специализированный документ Начисление за первую половину месяца для авансов, который затем дорабатывается при окончательном расчете.
Что проверяем:
Начисление зарплаты с видом операции "Аванс" или, что предпочтительнее для новых методик, отдельный документ Начисление за первую половину месяца.Начисление зарплаты и взносов (или Начисление зарплаты) 1С запрашивает дату выплат. Эта дата фиксируется как дата получения дохода для целей НДФЛ. Если в документе начисления аванса за сентябрь была ошибочно установлена октябрьская дата выплаты, это приведет к смещению данных в отчетном периоде. Например, если для сентябрьского аванса, выплаченного 25.09.23, в документе начисления указали дату выплаты 10.10.23, то доход будет считаться полученным в октябре.Начисление зарплаты и взносов (или Начисление зарплаты) за сентябрь, который включает аванс, в поле Дата выплаты указана именно 25.09.23 или более ранняя дата в сентябре.Отчет Анализ НДФЛ позволяет всесторонне рассмотреть состояние расчетов по налогу на доходы физических лиц, включая исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Он помогает выявить расхождения между этими суммами и понять, на каком этапе возникла проблема.
Что проверяем:
Анализ НДФЛ за 9 месяцев (с 01.07.2023 по 30.09.2023) по конкретному сотруднику.Анализ НДФЛ.Некорректные настройки в самой программе также могут привести к проблемам с формированием отчетности.
Что проверяем:
Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – Порядок учета зарплаты. На закладке Зарплата в разделе Выплата зарплаты и аванса убедитесь, что настройки соответствуют текущему законодательству и правильно определяют момент исчисления НДФЛ с аванса.Учетную политику организации (раздел Главное – Организации – ваша организация – вкладка НДФЛ). Убедитесь, что все параметры настроены верно, в соответствии с особенностями вашей организации и законодательными требованиями 2023 года.Необлагаемый для данного сотрудника или для данного типа дохода. Как было сказано в обсуждении, если сотрудник появляется в годовом отчете, это, скорее всего, не проблема вида начисления, а проблема периода.Поскольку изменения в законодательстве по НДФЛ с 2023 года были очень существенными и частыми, крайне важно использовать актуальный релиз 1С:Бухгалтерия 3.0. Разработчики 1С постоянно выпускают обновления, которые содержат исправления ошибок и доработки, связанные с изменениями в законодательстве.
Что проверяем:
Обобщая все вышесказанное, наиболее вероятной причиной отсутствия нового сотрудника в Разделе 2 отчета 6-НДФЛ за 9 месяцев в 1С:Бухгалтерии 3.0 является некорректное определение программой даты фактического получения дохода для аванса за сентябрь. Возможно, доход по авансу, выплаченному в сентябре, был учтен программой как полученный в октябре из-за привязки к дате окончательного расчета, некорректно оформленных документов выплаты или неправильных настроек.
Мы рекомендуем действовать по следующему алгоритму:
Ведомости в банк/кассу, а главное, Списания с расчетного счета или Выдачи наличных за сентябрьский аванс (25.09.23) существуют и проведены с правильными датами. Без этих документов 1С не увидит факт получения дохода.Начисление зарплаты (или Начисление за первую половину месяца) для сентябрьского аванса в поле Дата выплаты указана дата в сентябре (например, 25.09.23).Начисленные доходы в отчетности по НДФЛ, Регистр налогового учета по НДФЛ и Анализ НДФЛ, чтобы убедиться, что доход за сентябрь теперь корректно отображается.Внимательное отношение к датам и порядку проведения документов выплаты, а также регулярное отслеживание актуальности релизов программы, помогут вам избежать подобных «непонятных ситуаций» и обеспечить корректное формирование налоговой отчетности по НДФЛ в соответствии с требованиями 2023 года.