← На главную

При ведении учета по нескольким компаниям в одной информационной базе «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) пользователи часто сталкиваются с проблемой «сквозной» нумерации. Это ситуация, когда документы разных организаций (например, двух ООО и одного ИП) нумеруются в единой последовательности. Например, накладная для ООО №1 получает номер 125, следующая накладная для ООО №2 — номер 126, а затем снова для ООО №1 — номер 127. Это создает путаницу в бумажном архиве и может вызвать вопросы со стороны налоговых органов.

В этой статье мы подробно разберем, как настроить систему так, чтобы у каждой организации была своя независимая нумерация с уникальным буквенным префиксом (поможет настройка автоматической нумерации документов с префиксами в 1С), а также как упростить работу с документами в списках, используя команду «Найти в списке».

Разберем структуру номера документа в 1С

Прежде чем переходить к настройкам, проанализируем, как программно формируется номер любого документа в системе 1С. Стандартный номер состоит из 11 символов и включает в себя три части:

1. Префикс организации (2 символа) — служит для разделения потоков документов разных юридических лиц. Если он не задан, программа подставляет 00.
2. Префикс информационной базы (2 символа) — используется при обмене данными между разными базами (например, УНФ и Бухгалтерия), чтобы номера не дублировались.
3. Порядковый номер (оставшиеся символы) — числовое значение, которое увеличивается автоматически.

Если у всех ваших организаций в поле «Префикс» стоит пустое значение или одинаковый код, система воспринимает их как единый поток, что и приводит к чередованию номеров.

Проверим включение функциональной опции «Несколько организаций»

Рассмотрим ситуацию, когда поле для ввода префикса отсутствует в интерфейсе. Часто это связано с тем, что в программе не активирована возможность многофирменного учета. Выполним следующие шаги:

1. Перейдем в раздел Настройки и выберем пункт Компания.
2. В открывшемся окне найдем подраздел «Организации».
3. Убедимся, что установлена галочка Несколько организаций.

Без этой настройки программа считает, что учет ведется только по одной компании, и скрывает все поля, связанные с разделением данных, включая префиксы.

Настройка отображения поля «Префикс» в карточке организации

В некоторых версиях 1С:УНФ (например, в ранних релизах 1.6 или определенных сборках 3.0) поле «Префикс» может быть скрыто разработчиками в интерфейсе карточки организации. В таких случаях можно использовать инструмент для открытия доступа к скрытым реквизитам. Разберем, как вернуть поле на форму стандартными средствами:

1. Откроем справочник Организации (раздел Компания — Организации).
2. Зайдем в карточку нужной нам организации.
3. В правой верхней части окна нажмем кнопку Ещё и выберем команду Изменить форму.
4. В появившемся дереве элементов формы найдем группу, отвечающую за основные реквизиты (обычно это группа «Шапка» или «Реквизиты»).
5. Найдем в списке элемент Префикс и установим напротив него флажок.
6. Нажмем ОК.

После этих действий в карточке организации появится заветное поле Префикс. Введите туда два символа (например, УФ для первой компании и МК для второй). После сохранения настроек каждый новый документ, созданный по этой организации, будет начинаться с указанных букв, а счетчик номера обнулится и пойдет с единицы именно для этого префикса.

Альтернативный метод: Групповое изменение реквизитов

Если по каким-то причинам через «Изменение формы» поле найти не удалось, проанализируем программный способ установки префикса с помощью стандартной обработки, которую можно запускать прямо из формы списка. Этот метод особенно полезен, если организаций много.

1. Перейдем в раздел Настройки — Обслуживание.
2. Выберем пункт Корректировка данных, а затем Групповое изменение реквизитов.
3. В поле «Выбирать элементы» укажем справочник Организации.
4. Нажмем кнопку «Добавить условие отбора» и выберем конкретную организацию, для которой хотим задать префикс.
5. В списке реквизитов найдем строку Префикс и в колонке «Новое значение» введем нужные символы.
6. Нажмем кнопку Изменить реквизиты.

Что делать с уже созданными документами?

Важно понимать: изменение префикса в карточке организации повлияет только на новые документы. Документы, созданные до настройки, сохранят свои старые номера (например, 00УФ-125). Рассмотрим, как исправить ситуацию «задним числом».

Посмотрим на алгоритм действий:

1. Оценка рисков: Если вы уже распечатали документы и отдали их контрагентам, менять номера крайне не рекомендуется, так как это приведет к расхождениям в учете у вас и у вашего покупателя.
2. Ручное исправление: Если документов немного, можно вручную зайти в последний документ каждой организации и исправить его номер, добавив правильный префикс. Программа «подхватит» этот шаблон и продолжит нумерацию корректно.
3. Использование помощника перенумерации: В разделе «Обслуживание» доступен инструмент «Перенумерация документов». С его помощью можно массово заменить префиксы в документах за определенный период (например, с начала текущего квартала).

Важные технические нюансы и предостережения

Проанализируем специфические моменты, которые могут возникнуть при работе с префиксами:

Синхронизация с 1С:Бухгалтерией. Если вы выгружаете данные из УНФ в Бухгалтерию предприятия (БП), префиксы в обеих базах для одной и той же организации должны быть идентичными. Если в УНФ вы поставите префикс О1, а в БП останется 00, при синхронизации могут возникнуть дубли контрагентов или ошибки при сопоставлении документов. Всегда согласовывайте изменения префиксов с бухгалтерией. Для этой задачи есть отдельная нумерация документов с префиксом в 1С:УНФ.

Длина номера и символы. Не используйте в префиксе тире, пробелы или спецсимволы. Рекомендуется использовать только заглавные буквы (кириллицу или латиницу) и цифры. Например, А1, БС. Использование символа «минус» (-) внутри префикса может привести к тому, что механизм автонумерации перестанет корректно прибавлять единицу к номеру.

Смена префикса в середине года. Выясним причину, почему это нежелательно. Налоговая отчетность (например, декларация по НДС и Книга продаж) строится на основе номеров счетов-фактур. Если в середине года у одной организации резко сменится префикс, это не является нарушением закона, но может вызвать дополнительные вопросы при камеральных проверках из-за нарушения хронологии. Идеальное время для настройки префиксов — начало нового отчетного года.

Таким образом, мы выяснили, что разделение нумерации в 1С:УНФ реализуется через механизм префиксов организаций. Даже если поле скрыто, его легко вернуть через настройки формы или заполнить программно, что позволит навести порядок в документообороте вашей компании.