← На главную

Многие пользователи, переходящие с версии 1С:Управление торговлей 10.3 на современные редакции 11.4 или 11.5, сталкиваются с одной и той же проблемой: при создании Заказа поставщику на основании Заказа клиента система не «видит», что часть товаров уже была заказана ранее. В результате в новый документ снова попадают все позиции исходного заказа, что приводит к путанице и избыточным закупкам. В этой статье мы подробно разберем, почему механизм «Ввода на основании» больше не является основным для закупок и как правильно использовать мощный функционал обеспечения потребностей.

Разберем причину: почему «Ввод на основании» работает именно так?

Проанализируем логику программы. В 1С:УТ 11 механизм Создать на основании работает как простое копирование данных. Система берет строки из одного документа и переносит их в другой. В этот момент она не обращается к регистрам накопления, не проверяет остатки на складах и не анализирует другие, уже созданные заказы поставщикам. Этот метод удобен, если вам нужно один раз быстро перебросить все товары из заказа клиента в заказ поставщику. Но если вы планируете закупать товары частями или работать с несколькими поставщиками в рамках одного клиентского заказа, этот способ вам не подойдет.

Для корректной работы в УТ 11 предусмотрена совершенно иная концепция — управление обеспечением. Вместо ручного копирования документов мы будем использовать специализированные инструменты, которые анализируют дефицит товаров в реальном времени.

Шаг 1. Настройка статусов «Действие» в заказе клиента

Прежде чем приступать к заказу товара, давайте посмотрим на колонку Действие в табличной части Товары документа Заказ клиента. Именно она определяет, как система будет реагировать на потребность покупателя. Рассмотрим основные варианты:

1. Не обеспечивать — позиция просто справочная, закупать ее не нужно.
2. К обеспечению — система понимает, что товара нет, и его нужно либо купить, либо переместить с другого склада. Это «обезличенная» потребность.
3. Обеспечивать обособленно — самый важный статус для тех, кто хочет жестко связать закупку с конкретным клиентом. Товар, купленный под этот статус, нельзя будет отгрузить другому покупателю.

Важно: Чтобы система «видела» потребность в обработках по формированию заказов, у позиций должен стоять статус «К обеспечению» или «Обеспечивать обособленно» — для этой задачи есть автоматизация планирования закупок и расчета потребностей.

Шаг 2. Использование рабочего места «Формирование заказов по потребностям»

Вместо кнопки «Создать на основании», перейдем в раздел Закупки — Заказы поставщикам и выберем команду Создать — По потребностям. Проанализируем возможности этого инструмента:

1. Отборы: На первом шаге мы можем выбрать конкретный склад, тип обеспечения или даже конкретные заказы клиентов. Это решает проблему сообщений 11-13: вы можете выбрать сразу 10 заказов клиентов, и система объединит все потребности в один список.
2. Анализ дефицита: Система автоматически вычтет из потребности те остатки, которые уже есть на складе, и те позиции, которые уже заказаны у поставщиков (находятся в статусе Подтвержден или К поступлению).
3. Группировка по поставщикам: Если для товаров настроены Способы обеспечения, система сама разложит товары по разным заказам для разных поставщиков.

Рассмотрим ситуацию автора темы: из 10 позиций 4 уже заказаны. Если вы воспользуетесь этой обработкой, система увидит уже существующие заказы поставщикам и предложит к заказу только оставшиеся 6 позиций. Это и есть решение проблемы дублей.

Шаг 3. Настройка способов обеспечения (для автоматизации)

Чтобы система сама понимала, у кого заказывать товар (вопрос из сообщения 4), необходимо выполнить предварительную настройку. Выясним, как это сделать:

Перейдем в раздел Склад и доставка — Настройки и справочники — Способы обеспечения потребностей. Здесь мы создаем правила, в которых указываем:

• Тип обеспечения: Покупка, Перемещение, Сборка.
• Поставщик: Если он всегда один, его можно закрепить.
• Срок исполнения: Через сколько дней после заказа товар придет на склад.
• Правило формирования: Заказывать, когда запас упадет до минимума, или просто по мере возникновения дефицита.

Затем этот способ обеспечения нужно привязать к номенклатуре в карточке товара (ссылка Настройка поддержания запасов). Теперь при запуске обработки система сама будет знать, кому отправить заказ на каждую из 100 позиций большого списка.

Особенности версии УТ 11.5 (Ответ на новые вопросы)

В версии 11.5 механизм обеспечения стал еще более гибким. Разберем основные изменения, которые важны пользователям:

Появилось понятие Уровней обеспечения. Теперь система может строить сложные цепочки. Например: Магазин заказывает у Распределительного центра (РЦ), а РЦ заказывает у Поставщика. Чтобы сделать один заказ поставщику по нескольким заказам клиентов в 11.5, убедитесь, что:

• В обработке формирования заказов на шаге выбора потребностей вы выделили все необходимые заказы-источники.
• У вас правильно настроено Обособление. Если вы хотите видеть связь в заказе поставщику, в колонке Назначение должен быть указан конкретный Заказ клиента.

Контроль через отчет «Состояние обеспечения заказов»

Проанализируем ситуацию, когда менеджер сомневается, заказан товар или нет. Чтобы не гадать, в 1С:УТ 11 предусмотрен мощный отчет. Его можно открыть прямо из формы Заказа клиента по кнопке Отчеты — Состояние обеспечения.

Этот отчет наглядно показывает в виде диаграмм и таблиц:

• На складе: Сколько товара уже зарезервировано.
• В заказах: Сколько штук едет от поставщика и когда ожидается (дата поступления).
• Не обеспечено: Что еще только предстоит заказать.

Использование этого отчета исключает человеческий фактор: менеджер всегда видит актуальную картину по каждой позиции. Для этого есть интерфейс контроля состояния обеспечения заказов для УТ.

Резюме и выводы

Подведем итог нашему исследованию. Чтобы работать в УТ 11 так же эффективно, как в старых версиях (но с большими возможностями), следуйте этим правилам:

1. Забудьте про кнопку Создать на основании для массовых закупок. Она подходит только для разовых простых операций.
2. Используйте статус «К обеспечению» для передачи информации в отдел закупок.
3. Работайте через «Формирование заказов по потребностям». Это гарантирует отсутствие дублей, так как система проверяет регистр Запасы и потребности.
4. Настройте Способы обеспечения, чтобы программа сама распределяла товары по поставщикам.
5. Контролируйте процесс через отчет «Состояние обеспечения».

Таким образом, переход от ручного копирования к автоматизированному обеспечению позволит вам обрабатывать заказы любой сложности (даже на «овермного» позиций) быстро и без ошибок.