← На главную

В процессе эксплуатации программы 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) пользователи часто сталкиваются с необходимостью отразить задолженность сотрудников или учредителей перед компанией, возникшую до начала ведения учета в программе. Особенность УНФ заключается в том, что она ориентирована на управленческий учет, поэтому стандартные бухгалтерские приемы с проводками по субсчетам здесь работают иначе. Разберем по шагам, как правильно ввести эти данные.

Почему стандартные отчеты не показывают данные?

Многие пользователи ищут займы в разделе Деньги или Отчеты по денежным средствам. Важно понимать, что для системы 1С:УНФ заем — это не движение денежных средств в кассе или банке на текущий момент, а дебиторская задолженность. Поэтому стандартные денежные отчеты не отображают эти суммы. Для контроля долгов необходимо использовать регистры накопления, которые отвечают за взаиморасчеты.

Решение: использование документа «Корректировка регистров»

Самый надежный способ зафиксировать начальные остатки — это прямой ввод данных в регистры накопления. Рассмотрим, как это сделать правильно, чтобы в дальнейшем суммы корректно отражались в отчетах.

1. Перейдите в раздел Настройки и выберите Корректировка данных, затем — Корректировка регистров. Если этот пункт недоступен, воспользуйтесь меню Функции для технического специалиста (если оно включено в настройках).
2. В открывшемся документе нажмите кнопку Настройка состава регистров. В появившемся окне найдите и отметьте регистр накопления Расчеты по кредитам и займам.
3. После выбора регистра в табличной части документа появится соответствующая вкладка. Перейдите на нее и добавьте новую строку.
4. Критически важный момент: выберите Вид движения — Приход (так как это увеличивает долг сотрудника перед организацией).
5. Обязательно заполните аналитику: Контрагент (или сотрудник) и, что самое главное, Договор. Если поле Договор останется пустым, программа не сможет классифицировать заем, и отчеты будут отображать пустые значения. Мы рекомендуем создать для каждого займа отдельный договор с видом Прочее.

Как увидеть внесенные данные в отчетах?

После проведения документа Корректировка регистров, данные будут отражены в учетных регистрах. Чтобы проконтролировать остатки, вам не нужно искать их в отчетах по деньгам. Используйте универсальные отчеты по регистрам:

Откройте отчет Оборотно-сальдовая ведомость или специализированный отчет по Расчетам по кредитам и займам. В настройках отчета убедитесь, что вы вывели группировку по Контрагенту и Договору. Именно здесь вы увидите зафиксированную сумму займа.

Важные рекомендации по ведению «неофициальных» займов

Даже если заем не имеет процентов и не подразумевает графика ежемесячных погашений, с точки зрения системы это полноценный актив компании. Чтобы данные не «терялись»:

• Создавайте карточку контрагента: Даже если это ваш учредитель, он должен быть заведен в справочнике Контрагенты.
• Разделяйте договоры: Не используйте один и тот же договор для разных займов. Это позволит вам видеть корректную историю и остатки по каждому конкретному лицу.
• Анализируйте план счетов: Если вы ведете также регламентированный учет, убедитесь, что при корректировке регистров указана правильная корреспонденция счетов (например, 73 или 76), если это предусмотрено вашими настройками управленческого плана счетов.

Если после выполнения этих действий отчет все равно показывает пустые данные, еще раз проверьте, что в настройках документа Корректировка регистров вы выбрали именно Расчеты по кредитам и займам и заполнили договор. Именно этот регистр является основным «движком» для аналитики займов в 1С:УНФ.

Теперь вы знаете, как самостоятельно внести остатки по займам, не прибегая к сложным бухгалтерским операциям. Пользуйтесь инструментом Корректировка регистров — это профессиональный способ исправить или внести любые начальные данные в управленческий учет системы.