← На главную

В процессе работы иногда возникает нестандартная задача: объединить две отдельные информационные базы 1С:Бухгалтерия, которые ведутся в облачном сервисе (например, 1С:Фреш), в одну общую базу. Это может потребоваться при слиянии юридических лиц или для централизации учета. Прямой возможности объединить базы непосредственно в облаке нет, поэтому процесс требует выполнения нескольких этапов на локальном компьютере. Рассмотрим по шагам, как выполнить такое слияние и как справиться с главной проблемой этого процесса — дублированием данных.

Шаг 1. Общий план действий и подготовка

Ключевая идея заключается в том, чтобы "спустить базы на землю", объединить их локально и затем загрузить результат обратно в облако. Прежде чем приступать к каким-либо действиям, необходимо выполнить самое важное правило.

Критически важно: создайте резервные копии обеих баз данных. Это ваша страховка на случай, если что-то пойдет не так. Ошибка на любом из этапов может привести к потере данных, а наличие актуальных архивов позволит вернуться к исходной точке.

Общая последовательность действий выглядит так:

1. Выгрузить обе информационные базы из облачного сервиса. Обычно это делается через личный кабинет или панель администрирования сервиса. Результатом будут два файла с расширением *.dt.
2. Развернуть обе базы из файлов *.dt на локальном компьютере или сервере.
3. Выполнить техническое объединение данных в локальных копиях.
4. Вычистить и синхронизировать нормативно-справочную информацию (НСИ) в объединенной базе.
5. Создать архив *.dt итоговой объединенной базы.
6. Загрузить полученный файл обратно в облачный сервис как новую единую базу.

Давайте разберем самые сложные этапы — объединение и чистку данных — более подробно.

Шаг 2. Техническое слияние баз

После того как у вас есть две локальные копии баз, нужно перенести данные из одной в другую. База, из которой мы переносим данные, будет "источником", а та, в которую загружаем, — "приемником".

Присвоение префиксов организациям

Это обязательный предварительный шаг перед переносом данных. В базе-приемнике (и, желательно, в источнике) для каждой организации необходимо задать уникальный префикс. Например, "АА" для первой организации и "ББ" для второй. Это делается в карточке организации.

Зачем это нужно? Префикс автоматически добавляется к номерам всех документов. Если этого не сделать, при загрузке данных возникнут конфликты: система обнаружит, что, например, документ "Реализация (акты, накладные) №1 от 01.01.2023" уже существует, и не сможет корректно загрузить одноименный документ из другой базы. Префиксы сделают номера уникальными (например, "АА-000001" и "ББ-000001") и позволят избежать путаницы и ошибок.

Перенос данных с помощью обработки "Выгрузка и загрузка данных XML"

Для переноса данных между идентичными конфигурациями "1С:Бухгалтерия 3.0" используется стандартная обработка Выгрузка и загрузка данных XML. Важное условие: релизы конфигураций в обеих базах должны полностью совпадать.

Порядок работы следующий:

1. В базе-источнике откройте обработку Выгрузка и загрузка данных XML. Ее можно найти через меню "Все функции".
2. На вкладке "Выгрузка" отметьте все необходимые для переноса объекты: документы, справочники, регистры. Обычно выбирают все данные за определенный период по нужной организации.
3. Укажите имя файла, в который будут выгружены данные (например, data_export.xml), и запустите процесс.
4. В базе-приемнике откройте ту же самую обработку, но перейдите на вкладку "Загрузка".
5. Выберите созданный ранее файл data_export.xml и запустите загрузку данных.

После завершения этого процесса все документы и справочники из второй организации появятся в первой, общей базе. Технически объединение завершено, но начинается самая кропотливая работа.

Шаг 3. Решение проблемы дублей в справочниках (НСИ)

После загрузки данных вы почти наверняка столкнетесь с главной проблемой — дублированием элементов в справочниках. Например, в обеих базах был заведен один и тот же контрагент "ООО Ромашка". После слияния в справочнике Контрагенты у вас окажется два элемента "ООО Ромашка". Один — с договорами и документами из первой организации, другой — из второй.

Такая ситуация приводит к хаосу в учете, неверному формированию актов сверки и искажению отчетности. Проблему нужно решать незамедлительно.

Использование обработки "Поиск и удаление дублей"

Для устранения дублей в 1С есть мощный стандартный инструмент — обработка Поиск и удаление дублей. Она позволяет найти похожие элементы, выбрать один из них в качестве "правильного" (оригинала), перенести на него все ссылки с дублей, а сами дубли пометить на удаление.

Разберем процесс на примере справочника Контрагенты:

1. Откройте раздел "Администрирование" -> "Обслуживание" -> "Корректировка данных" и запустите обработку "Поиск и удаление дублей".
2. В поле "Искать в" выберите справочник, который нужно очистить, — в нашем случае это Контрагенты.
3. Настройте правила поиска дублей. Для контрагентов самые надежные поля для сравнения — это "ИНН" и "КПП". Установите флажки напротив них и выберите правило "Совпадает". Можно добавить и другие поля, например, наименование, но ИНН/КПП являются наиболее точными идентификаторами.
4. Нажмите кнопку "Найти дубли". Программа проанализирует справочник и выведет список групп, в каждой из которых будут находиться похожие элементы.
5. Проанализируйте каждую группу. Система автоматически предложит один из элементов в качестве "оригинала". Вы можете изменить этот выбор, нажав на кнопку "Отметить как оригинал" у нужного элемента. Оригиналом должен стать тот элемент, который наиболее полно или корректно заполнен.
6. После того как вы определились с оригиналами во всех группах, нажмите кнопку "Удалить дубли".

Что произойдет после нажатия этой кнопки? Система выполнит огромную работу "под капотом":

• Найденные дубли будут помечены на удаление.
• Во всех документах, договорах и других объектах базы данных, где была ссылка на дубль, она будет автоматически заменена на ссылку на выбранный вами "оригинал". Например, все договоры и реализации, которые были привязаны ко второму контрагенту "ООО Ромашка", теперь будут привязаны к первому, "правильному".

Аналогичную процедуру необходимо провести и для других важных справочников, где могло возникнуть дублирование: Номенклатура, Договоры контрагентов, Физические лица и т.д.

После завершения очистки данных объединенная база готова к работе. Теперь ее можно выгрузить в файл *.dt и загрузить обратно в облачный сервис, заменив одну из старых баз или создав новую.

Совет на будущее: Чтобы избежать появления дублей в дальнейшем, разработайте и внедрите в компании регламент по ведению НСИ. Назначьте ответственного, который будет заводить новых контрагентов и номенклатуру, предварительно проверяя, нет ли их уже в базе.