← На главную

Часто в торговых компаниях возникает ситуация, когда один и тот же контрагент выступает для нас и как покупатель, и как поставщик. Например, он приобрел у нас товары на 10 000 рублей, а мы заказали у него услуги на 8 000 рублей. Руководителю или менеджеру хочется видеть итоговую цифру: кто кому должен и сколько. В нашем примере итоговый долг контрагента перед нами составляет 2 000 рублей. Давайте разберем подробно, как получить эту информацию в конфигурации 1С:Управление торговлей 11.

Особенности архитектуры взаиморасчетов в 1С:УТ 11

Прежде чем искать нужный отчет, проанализируем, как система хранит данные о долгах. В 1С:УТ 11 заложена специфическая архитектура учета:

1. Разделение справочников: Существуют справочники Партнеры (для целей управленческого учета) и Контрагенты (для юридических лиц и регламентированного учета). Чтобы быстро проанализировать список, используйте отчет контрагенты с контактной информацией и долгами.
2. Роли партнеров: Чтобы компания могла выступать в двух ипостасях, в карточке партнера должны быть одновременно установлены флажки Клиент и Поставщик.
3. Разные регистры: Для системы расчеты с клиентами и расчеты с поставщиками — это разные виды деятельности внутри оперативного учета. Данные пишутся в разные регистры накопления. Это необходимо для корректного разделения остатков по разным договорам.

Именно из-за того, что данные хранятся в разных регистрах, стандартные отчеты вроде Ведомость расчетов с клиентами и Ведомость расчетов с поставщиками показывают картину только с одной стороны — задачу анализа долгов решает расчет кредиторской задолженности по данным оперативного учета для 1С:УТ 11. Посмотрим, как можно объединить эти данные.

Решение для новых версий: Сводная ведомость расчетов (УТ 11.5)

Разберем ситуацию, если вы используете современную редакцию конфигурации (начиная с УТ 11.5.10). Разработчики 1С услышали пожелания пользователей и добавили долгожданный типовой отчет.

Для анализа общей задолженности используйте отчет Сводная ведомость расчетов. Он решает именно ту проблему, когда нужно увидеть общую картину расчетов с партнером без ручного сведения данных из разных отчетов. В качестве альтернативы можно использовать внешний анализ продаж и взаиморасчетов (рентабельность и задолженность).

Что позволяет увидеть этот отчет:

1. Начальное сальдо по всем видам расчетов с контрагентом.
2. Обороты за период (увеличение или уменьшение долга как со стороны клиента, так и со стороны поставщика).
3. Конечное сальдо (общий итог), выведенное в едином окне.

Данный отчет позволяет детализировать информацию по договорам, заказам или расчетным документам в зависимости от того, как настроены ваши соглашения с контрагентом.

Решение для старых версий (УТ 11.4 и ниже)

Если ваша система еще не обновлена до версии 11.5, типовыми средствами объединить два регистра в один отчет без программирования не получится. Однако мы рассмотрим два пути решения этой проблемы:

1. Разработка внешнего отчета. Для программиста 1С задача по соединению набора данных из двух регистров (расчеты с клиентами и расчеты с поставщиками) занимает от пары часов до одного рабочего дня. Отчет строится на базе СКД (Системы компоновки данных) путем объединения запросов.
2. Использование готовых решений. В профессиональных сообществах и на форумах 1С существует огромное количество уже готовых внешних отчетов (часто бесплатных), которые называются «Сводная ведомость расчетов с клиентами и поставщиками» — для этого подойдёт автоматический расчет задолженности по срокам и документам. Подключение такого файла к базе осуществляется через меню Дополнительные отчеты и обработки и не требует изменения конфигурации.

Важный нюанс: Плановая и фактическая задолженность

Анализируя сводные отчеты, обращайте внимание на статус долга. В УТ 11 задолженность жестко делится на:

• Плановую (условную): Возникает при проведении заказов (Заказ клиента или Заказ поставщику), если в них указаны графики оплат. Для глубокого анализа таких цепочек подойдет портфель контрактов в рамках заказа клиента.
• Фактическую (безусловную): Возникает только в момент оформления фактических отгрузок (накладных) или проведения платежей. Очень удобно, когда видна задолженность клиентов и поставщиков на форме документов в момент их создания.

При настройке отчета убедитесь, что вы выводите именно фактическую задолженность, если вас интересуют реальные бухгалтерские долги, а не финансовые ожидания.

Как правильно "схлопнуть" долги в системе?

Рассмотрим еще один критически важный аспект. Важно понимать разницу между простым отображением информации в отчете и фактическим состоянием регистров.

Даже если в "Сводной ведомости расчетов" вы видите общий итог (долг контрагента 2 000 руб.), для системы оперативного учета это все равно остаются два разных непогашенных долга (дебиторская задолженность на 10 000 руб. и кредиторская на 8 000 руб.). Если их не закрыть, они будут висеть мертвым грузом в оборотках и актах сверки — для контроля реального состояния долгов пригодится автоматизация создания и рассылки актов сверки.

Чтобы долги перекрыли друг друга в регистрах, необходимо регулярно использовать документ Взаимозачет задолженности.

1. Создайте документ Взаимозачет задолженности.
2. Выберите вид операции, позволяющий зачесть долг клиента в счет нашего долга перед ним как перед поставщиком.
3. Заполните суммы (в нашем случае 8 000 руб., на которые мы взаимно гасим обязательства).
4. Проведите документ.

Только после проведения этого документа дебиторская и кредиторская задолженности между разными контурами учета будут легально уменьшены, и во всех (даже не сводных) отчетах останется только реальный долг в 2 000 рублей.