Работа с предоплатой в розничной торговле — одна из самых востребованных функций для магазинов, торгующих товарами под заказ. В конфигурации 1С:Управление торговлей 11.5 (особенно в последних релизах, начиная с 11.5.7) этот механизм значительно доработан и интегрирован в рабочее место кассира (РМК). Рассмотрим подробно, как настроить систему и провести клиента по всей цепочке: от внесения аванса до финального чека при получении товара.
Прежде чем приступать к оформлению сделок, нам необходимо убедиться, что в программе включены нужные функциональные опции. Без них цепочка документов просто не выстроится. Проанализируем настройки в разделе НСИ и администрирование:
Важнейший момент — настройка договора. Чтобы программа корректно видела связь между платежом и отгрузкой, установим в договоре (или в настройках соглашения) Порядок расчетов: По заказам. В этом случае объект ЗаказКлиента будет выступать связующим звеном для всех последующих действий, позволяя контролировать реестр платежей и плановые оплаты от клиентов.
Когда клиент приходит в магазин и хочет заказать отсутствующий товар, процесс начинается не с чека, а с создания документа ЗаказКлиента, хотя при необходимости можно настроить печать чеков напрямую из документа заказа. Разберем, как это сделать правильно:
Создадим новый документ и выберем (или создадим) партнера. В табличную часть добавим товар, которого нет в наличии. Для него следует установить статус К обеспечению или Под заказ. Это инициирует процесс закупки товара под конкретного покупателя.
Рассмотрим вкладку Оплата. Здесь мы можем настроить этапы оплаты. Например:
Настройка этапов позволяет менеджеру и кассиру четко видеть в отчетах, какая сумма ожидается от клиента прямо сейчас, а дополнительные расширения позволяют видеть текущие долги клиента непосредственно в формах заказа и реализации.
Теперь перейдем к самому важному — финансовой части. На основании созданного заказа кассир принимает деньги. В современном интерфейсе РМК для этого используется режим Продажа по заказу. Кассир находит заказ клиента (по номеру или ФИО), и система предлагает принять оплату — для этого подойдёт прием оплаты через СБП и печать чеков.
Согласно требованиям 54-ФЗ, при получении предоплаты мы обязаны выдать чек. Проанализируем признаки способа расчета в этом чеке:
Если клиент платит часть суммы, в чеке будет указано Предоплата частичная. Если оплачивает товар полностью сразу — Предоплата 100%. Важно понимать: в чеке на предоплату обязательно должен быть перечислен конкретный список товаров из заказа. Это отличает схему «Предоплата» от схемы «Аванс» (где товар не детализирован).
Технически в системе создается документ ПриходныйКассовыйОрдер или ЭквайринговаяОперация с типом операции Оплата от клиента, где в качестве объекта расчетов указан наш ЗаказКлиента, что позволяет анализировать конкретные документы оплат и реализаций по заказам. Для этой задачи есть автоматизация оплаты по QR-кодам и статусов.
Спустя время, когда товар поступил на склад, мы уведомляем клиента. Он приходит вновь, чтобы доплатить остаток и забрать покупку. Снова воспользуемся интерфейсом РМК:
На этом этапе программа понимает, что оплаты по заказу достаточно для отгрузки. В системе создается документ РеализацияТоваровУслуг. На основании этой реализации пробивается второй чек.
Внимание: В этом финальном чеке признак способа расчета должен быть Полный расчет. В чеке будет указана полная стоимость товара, но сумма «наличными» или «безналичными» к оплате будет равна нулю (или остатку доплаты), так как произойдет Зачет аванса. Именно этот второй чек фиксирует факт передачи права собственности на товар в налоговой инспекции.
В новых версиях 1С:УТ 11.5 реализован механизм автоматического зачета. Если вы создаете реализацию напрямую из заказа, по которому уже была оплата, система сама распределит ранее пришедшие деньги. Кассиру в РМК достаточно нажать кнопку Зачесть оплату, и сумма предоплаты подтянется автоматически в форму чека.
Ситуация, когда товар не подошел или клиент передумал до момента получения, требует оформления возврата. Проанализируем два сценария:
Сценарий А: Возврат до отгрузки. Товар еще не получен клиентом, но предоплата внесена. В этом случае оформляется документ ВозвратДенежныхСредствКлиенту. В РМК кассир заходит в режим возврата, находит чек предоплаты и делает возврат прихода. Фискальный признак в чеке будет Возврат прихода со способом расчета Предоплата.
Сценарий Б: Возврат после получения товара. Если был пробит финальный чек «Полный расчет», то процедура становится стандартной: сначала оформляем ВозвратТоваровОтКлиента, а затем на его основании возвращаем деньги покупателю.
Часто пользователи пытаются упростить процесс, ставя галочки «Без товара» или используя сторонние обработки, как это делалось в старой версии 10.3. Однако в УТ 11.5 реализована методология, которая полностью соответствует законодательству и обеспечивает чистоту партионного учета. Использование связки ЗаказКлиента -> Оплата -> Реализация позволяет:
Таким образом, мы рассмотрели полный цикл работы с предоплатой. Несмотря на кажущуюся сложность из-за количества документов, встроенные механизмы автоматизации в РМК позволяют кассиру выполнять эти операции быстро и без ошибок.