Ситуация, когда розничные продажи разрешены при отсутствии товара на остатках, часто встречается в оперативной работе. Это позволяет не останавливать очередь на кассе, если товар фактически есть, но еще не успел «приходоваться» в системе. Однако в конце отчетного периода (дня, месяца или года) бухгалтер или менеджер сталкивается с проблемой «красноты» в отчетах. Разберем по шагам, как оперативно исправить ситуацию и какими инструментами воспользоваться, чтобы закрыть минусы одним махом.
Прежде всего, проанализируем ситуацию: откуда взялся товар, который мы продали «в минус»? Если мы понимаем, что это реальная поставка, на которую просто забыли завести документы, то правильным решением будет создание документа Поступление товаров и услуг. Однако, если происхождение товара неясно или количество позиций исчисляется сотнями, рекомендуется использовать документ Оприходование излишков товаров.
Разберем, почему это важно. Поступление требует указания контрагента (поставщика), договора и часто цен из накладных. Оприходование же — это внутренний документ склада, который фиксирует, что товар «был найден». Это значительно упрощает процесс, когда нужно быстро выровнять остатки для закрытия периода.
Для тех, у кого номенклатуры много (от 50–100 позиций и выше), ручной ввод данных — не вариант. Рассмотрим алгоритм работы внешней обработки, которая поможет собрать все минусы запросом и создать документ оприходования. Программист может быстро набросать такой инструмент, используя следующий подход:
Проанализируем пример логики запроса, который должен лежать в основе такой обработки:
ВЫБРАТЬ
ТоварыНаСкладахОстатки.Номенклатура КАК Номенклатура,
ТоварыНаСкладахОстатки.Характеристика КАК Характеристика,
ТоварыНаСкладахОстатки.Склад КАК Склад,
-ТоварыНаСкладахОстатки.В НаличииОстаток КАК КоличествоДляОприходования
ИЗ
РегистрНакопления.ТоварыНаСкладах.Остатки(&Период, ) КАК ТоварыНаСкладахОстатки
ГДЕ
ТоварыНаСкладахОстатки.ВНаличииОстаток < 0
Рассмотрим подробнее этот механизм: обработка обращается к виртуальной таблице остатков регистра ТоварыНаСкладах, находит записи с отрицательным значением и инвертирует знак (минус превращает в плюс). Далее программно создается документ ОприходованиеТоваров, куда переносятся все найденные строки. Это позволяет закрыть все отрицательные остатки буквально в «один клик».
Во многих современных конфигурациях, таких как 1С:Розница, 1С:Управление торговлей 11 или 1С:ERP, этот функционал уже встроен. Давайте посмотрим, как им воспользоваться без привлечения программиста:
Программа автоматически проанализирует регистры на текущий момент и подтянет в документ всю «красноту» в нужном количестве. Вам останется только проверить цены оприходования. Важный момент: если цены не будут указаны, себестоимость списания при продаже может рассчитаться некорректно, что повлияет на финансовый результат.
Часто минус возникает не из-за отсутствия товара вообще, а из-за ошибки в выборе характеристики или склада. Например, продали «Платье красное, р-р 44», а на остатке числится «Платье красное, р-р 46». В итоге по одной позиции — минус, по другой — плюс.
В этом случае рассмотрим использование документа Пересортица товаров. Этот документ позволяет одновременно списать излишек одной позиции и оприходовать недостачу другой. Это гораздо «чище» с точки зрения учета, так как не раздувает доходы и расходы организации и сохраняет корректную себестоимость товара.
Если в вашей базе ведется учет по нескольким организациям, выясним причину минуса: возможно, товар числится на одном юрлице, а продан от имени другого. Если в настройках системы включена опция «Передачи товаров между организациями», то программа позволяет продавать чужой товар.
Чтобы закрыть такие минусы, не нужно создавать оприходование. Достаточно воспользоваться помощником «Оформление передач между организациями» в конце месяца. Система сама увидит, кто у кого «позаимствовал» товар, и сформирует необходимые документы передачи. Это полностью законный и автоматизированный способ убрать отрицательные остатки в разрезе организаций.
Посмотрим на ситуацию со стороны налогового и бухгалтерского учета. Простое оприходование «в один клик» — это признание внереализационного дохода. Если вы находитесь на ОСНО или УСН (Доходы-Расходы), будьте осторожны: стоимость оприходованного товара может увеличить налоговую базу.
Также проанализируем влияние на себестоимость. Если вы закроете минус 31 декабря, а продажи были в течение всего года, то расчет себестоимости за предыдущие месяцы может остаться некорректным. Рекомендуется проводить процедуру исправления остатков тем числом (или началом того дня), когда возник первый минус.
Подведем итог: для быстрого решения проблемы используйте встроенную кнопку заполнения в документах складских актов. Если же ваша конфигурация старая или нетиповая — внешняя обработка, собирающая данные из регистра ТоварыНаСкладах, станет вашим лучшим помощником.