В оптовой торговле часто возникает задача: ограничить риски при работе с новыми контрагентами, запретив им отгрузку товара до момента поступления денег. При этом для «старых» и проверенных клиентов условия должны оставаться гибкими (отгрузка в кредит). Ситуация осложняется, если на предприятии принят упрощенный учет: не используются Заказы клиентов, Типовые соглашения или Договоры, а взаиморасчеты ведутся напрямую по накладным.
Разберем подробно, как реализовать такой контроль в программах «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация» или «1С:ERP», используя как стандартные настройки, так и небольшие хитрости.
Проанализируем ситуацию: как программе понять, что клиент «новый»? Самый эффективный способ разделить клиентскую базу без лишней рутины — это механизм Сегментации партнеров. Мы можем настроить систему так, что она будет сама переводить клиента из категории «Новички» в категорию «Постоянные».
CRM и маркетинг — Настройки и справочники — Сегменты партнеров. Создадим сегмент «Новые клиенты» (формируется динамически, например, если дата регистрации менее месяца назад) и «Лояльные клиенты» (если выручка по ним более 100 000 рублей).Запретить отгрузку при наличии задолженности. В соглашении для «Лояльных» разрешим кредит.Если вы не хотите использовать графики оплаты в соглашениях, рассмотрим вариант с использованием статусов документа Реализация товаров и услуг. По умолчанию в упрощенных схемах статусы могут быть отключены, но их включение дает мощный инструмент контроля.
Выясним причину, почему это удобно: статус «К предоплате» позволяет создать накладную, зафиксировать намерения, но не делает движений по складу (товар не списывается). Только после получения оплаты бухгалтер или менеджер с соответствующими правами переводит документ в статус «Реализовано».
Чтобы ограничить возможности рядовых менеджеров, проанализируем настройки прав доступа. В профиле групп доступа менеджеров необходимо снять роль Добавление изменение реализаций сверх лимита дебиторской задолженности. В этом случае, если по клиенту висит долг (а новая неоплаченная накладная — это тоже долг), программа не даст провести документ в статусе отгрузки.
Рассмотрим подробнее технический нюанс: как принять оплату, если накладная еще не проведена? При ведении учета «по накладным» (объектом расчетов выступает документ Реализация товаров и услуг), возникает замкнутый круг: оплаты нет, потому что нет накладной, а накладную нельзя провести, потому что нет оплаты.
Решим эту задачу по шагам:
Поступление безналичных денежных средств (или ПКО).Объект расчетов: Контрагент или Договор (даже если он один «технический» для всех). Таким образом мы фиксируем аванс.Реализация товаров и услуг.Если типовые методы кажутся слишком сложными в ежедневной работе, можно рассмотреть небольшую программную доработку через механизм расширений. Это не затронет поддержку конфигурации, но решит задачу «одной кнопкой».
Суть алгоритма: при проведении документа Реализация товаров и услуг программа должна проверять дату создания партнера. Если партнер создан недавно, программа проверяет наличие входящих платежей. Рассмотрим пример логики на языке 1С:
&После("ПередЗаписью")
Процедура ПроверитьОплатуНовогоКлиента(Отказ, РежимЗаписи, РежимПроведения)
Если РежимПроведения Тогда
ДатаСозданияКлиента = ОбщегоНазначения.ЗначениеРеквизитаОбъекта(ЭтотОбъект.Партнер, "ДатаРегистрации");
Если ТекущаяДата() - ДатаСозданияКлиента < 30 * 24 * 3600 Тогда // 30 дней
// Проверяем наличие оплаты по данному объекту расчетов или аванса
Если Не ИмеетсяОплатаПоРеализации(ЭтотОбъект.Ссылка) Тогда
Сообщить("Для новых клиентов отгрузка без 100% оплаты запрещена!");
Отказ = Истина;
КонецЕсли;
КонецЕсли;
КонецЕсли;
КонецПроцедуры
Проанализируем ситуацию, когда Заказы клиентов использовать не хочется из-за их тяжеловесности. В этом случае альтернативой может стать документ Счет на оплату. В настройках системы можно установить связь, при которой реализация создается строго на основании счета.
В списке счетов можно настроить вывод колонки «Статус оплаты». Менеджер по складу или логист просто не берет в работу те реализации, у которых связанный счет не подсвечен как «Оплачен». Это «ручной» метод контроля, но он не требует сложной настройки графиков и лимитов кредитования.
Выбор метода зависит от готовности менять бизнес-процессы:
Сегментацию партнеров + Лимиты кредита (лимит 0 для новых).Статусы документов.Помните, что контроль оплаты «по накладным» без использования заказов всегда требует либо предварительного ввода платежа на контрагента, либо использования временного статуса накладной, который не отражается на складских остатках до подтверждения оплаты.