← На главную

При ведении кадрового учета в программе 1С часто возникает потребность быстро получить сводную информацию о способе ведения трудовых книжек сотрудников. Руководству или отделу кадров может понадобиться данные о том, сколько сотрудников используют бумажные трудовые книжки, а сколько перешли на электронный формат. Рассмотрим, как мы можем получить эту информацию с помощью стандартных отчетов 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия 8.

Мы выясним, какие отчеты наиболее подходят для этой цели, как их настроить, чтобы получить нужные данные, включая Ф.И.О., вид трудовой книжки и итоговые значения. Также мы проанализируем, как система обрабатывает сотрудников, по которым не было явного выбора способа ведения трудовой книжки.

Использование стандартных кадровых отчетов: "Штатные сотрудники" или "Личные данные сотрудника"

Наиболее распространенным и рекомендуемым способом получения сведений о виде ведения трудовой книжки является использование типовых кадровых отчетов в 1С. Для 1С:ЗУП (редакция 3) и 1С:Бухгалтерии 8 это, прежде всего, отчеты "Штатные сотрудники" или "Личные данные сотрудника". Эти отчеты предоставляют широкие возможности для настройки и вывода разнообразной информации о сотрудниках.

1. Открытие отчета: Мы начинаем с открытия одного из упомянутых отчетов.
   • В 1С:ЗУП мы найдем их в разделе "Кадры" – "Кадровые отчеты".
   • В 1С:Бухгалтерии 8 — в разделе "Зарплата и кадры" – "Отчеты по кадрам".
2. Указание параметров отчета: После открытия нам необходимо будет указать дату, на которую мы хотим сформировать отчет. Это критически важно, так как информация о трудовых книжках может меняться со временем. При необходимости мы также можем выбрать конкретную организацию, если в базе ведется учет нескольких юридических лиц.
3. Переход к расширенным настройкам: Для добавления поля с видом трудовой книжки нам потребуется перейти в расширенные настройки отчета. Обычно это делается нажатием кнопки "Настройки", а затем выбором "Вид" – "Расширенный". Этот режим предоставляет нам максимальную гибкость в настройке полей, группировок и отборов.
4. Добавление поля "Вид" заявления о трудовой книжке: На вкладке "Поля и сортировки" мы найдем возможность добавить необходимые поля. Для получения информации о виде трудовой книжки нам нужно будет найти и добавить поле: "Работа" – "Заявление о ведении трудовой книжки" – "Вид". Мы также можем добавить поля "Заявление", чтобы видеть сам документ, и "Вид занятости", чтобы учитывать особенности работы сотрудника.
5. Формирование отчета: После того как все поля добавлены и настройки выполнены, мы нажимаем кнопку "Сформировать". В результате мы получим таблицу с Ф.И.О. сотрудников и соответствующим видом ведения трудовой книжки (бумажная или электронная).

Обработка случаев, когда вид трудовой книжки не указан

При формировании отчета мы можем столкнуться с ситуацией, когда в колонках "Заявление" и "Вид" будут пустые значения. Важно понимать, что это означает:

1. Отсутствие заявления: Если поля пустые, это указывает на то, что в программе не был зарегистрирован документ Заявление о выборе порядка ведения учета сведений о трудовой деятельности для данного сотрудника. Это может быть связано с тем, что сотрудник еще не подал такое заявление, или оно просто не было внесено в систему.
2. Особенности для впервые устроившихся: Для сотрудников, которые впервые устраиваются на работу с 2021 года и не имеют предыдущего трудового стажа, трудовая книжка ведется исключительно в электронном виде. В таких случаях заявление о выборе способа ведения трудовой книжки не требуется. В 1С:ЗУП этот факт отражается установкой флажка "Начало трудовой деятельности" в документе Прием на работу. Система автоматически понимает, что для таких сотрудников используется электронная трудовая книжка.
3. Сотрудники, выбравшие ЭТК ранее: Если сотрудник работал до 2021 года и уже выбрал электронную трудовую книжку у предыдущего работодателя, эту информацию также необходимо отразить при приеме на работу в текущую организацию. В документе Прием на работу мы устанавливаем соответствующий флажок и выбираем "Сведения о трудовой деятельности в электронной форме". Это гарантирует, что отчет будет корректно отображать их статус.

Если после формирования отчета мы обнаруживаем пустые значения, нам необходимо провести проверку: либо сотрудник действительно не подавал заявление, либо его данные были внесены некорректно. В первом случае потребуется запросить заявление у сотрудника и внести его в систему, во втором — скорректировать имеющиеся данные.

Получение итогов по видам трудовых книжек в стандартных отчетах

Для того чтобы получить итоговые данные, например, сколько сотрудников с бумажными и сколько с электронными книжками, мы можем использовать настройки группировок в отчете. Обсуждение на форумах подтверждает, что отчеты 1С позволяют настроить подсчет количества записей по группировкам, что удобно для получения сводных данных.

Рассмотрим шаги для настройки итогов:

1. Переход в расширенные настройки: Как и в предыдущем случае, нам необходимо зайти в расширенные настройки отчета ("Настройки" – "Вид" – "Расширенный").
2. Настройка структуры отчета и группировок: На вкладке "Структура" мы определяем, как будут группироваться данные.
   • Мы можем добавить новую группировку по полю "Работа.Заявление о ведении трудовой книжки.Вид". Это позволит нам сгруппировать всех сотрудников по выбранному ими виду трудовой книжки.
   • После этого мы можем добавить детализацию по сотрудникам, чтобы видеть список Ф.И.О. под каждой группой (например, под группой "Электронная" будут перечислены все сотрудники с электронной трудовой книжкой).
3. Настройка выбранных полей и итогов: На вкладке "Поля и сортировки" или в других разделах настроек (в зависимости от конкретной версии программы) нам потребуется указать, что для каждой группировки необходимо подсчитывать "Количество" записей. Система автоматически подсчитает, сколько сотрудников входит в каждую группу (например, "Бумажная", "Электронная" и, возможно, отдельная группа для тех, у кого вид не задан).
4. Анализ группировки "Без вида": Сотрудники, у которых способ ведения трудовой книжки не задан, могут попасть в отдельную группировку с пустым названием или значением "Не указано". Мы должны будем принять это во внимание при анализе итогов. Для этих сотрудников, как было отмечено в обсуждении, при определенных условиях (например, прием на работу с 2021 года без стажа) по умолчанию предполагается электронное ведение трудовой книжки, но для корректности учета всегда лучше иметь явно оформленное заявление.

Такой подход позволит нам не только получить список сотрудников с указанием вида трудовой книжки, но и увидеть наглядные итоги, сколько человек относятся к каждой категории.

Использование "Универсального отчета" для более гибких итогов

В некоторых случаях стандартных отчетов может быть недостаточно, особенно если требуются сложные группировки или дополнительные поля, которые не предусмотрены типовыми формами. В таких ситуациях на помощь приходит "Универсальный отчет".

"Универсальный отчет" в 1С является мощным инструментом, который позволяет построить отчет практически по любым данным, хранящимся в информационной базе. Его главные преимущества:

1. Выбор источника данных: Мы можем выбрать любой регистр, справочник или документ в качестве источника данных. Например, для нашей задачи мы могли бы использовать регистр сведений Заявления о порядке ведения трудовых книжек или другие кадровые регистры.
2. Гибкая настройка полей: В "Универсальном отчете" мы сами выбираем, какие поля выводить, в каком порядке, и как их называть. Это позволяет нам точно настроить вывод Ф.И.О. сотрудника и вида его трудовой книжки.
3. Мощные возможности группировки и итогов: Именно "Универсальный отчет" предоставляет наиболее широкие возможности для настройки группировок и получения итогов. Мы можем легко настроить группировку по полю "Вид" (например, Заявление.Вид) и в настройках "Ресурсов" добавить подсчет "Количество записей". Это позволит нам получить точные цифры по сотрудникам с бумажными и электронными трудовыми книжками, а также по тем, у кого вид не определен.
4. Детализация: Мы можем настроить различные уровни детализации, от общих итогов до списка конкретных сотрудников в каждой группе.

Чтобы использовать "Универсальный отчет":

1. Перейдем в раздел "Администрирование" – "Печатные формы, отчеты и обработки" – "Универсальный отчет".
2. В поле "Вид отчета" выберем "Регистр сведений".
3. В поле "Имя объекта" выберем регистр сведений, который содержит информацию о заявлениях о трудовых книжках (например, Заявления о порядке ведения трудовых книжек).
4. В настройках отчета мы переходим на вкладку "Поля и сортировки" и добавляем нужные поля: "Сотрудник", "Вид заявления" (или аналогичное поле, содержащее "Бумажная"/"Электронная").
5. На вкладке "Структура" мы добавляем группировку по полю "Вид заявления".
6. На вкладке "Ресурсы" мы добавляем подсчет "Количество" (или "Количество полей") для нашей группировки.
7. После настройки мы формируем отчет, который будет содержать необходимые Ф.И.О., вид трудовой книжки и итоговые суммы по каждому виду.

Этот подход более сложен в первоначальной настройке, но предоставляет максимальную гибкость и точность для получения именно тех данных, которые нам нужны.

Дополнительные рекомендации и важные моменты

Помимо формирования отчетов, важно учитывать следующие аспекты работы с электронными трудовыми книжками в 1С:

1. Документы для ЭТК: В 1С:ЗУП 8 (редакция 3) существует специальный журнал "Электронные трудовые книжки", который находится в разделе "Кадры". Здесь мы найдем такие документы, как Заявление о выборе порядка ведения учета сведений о трудовой деятельности, а также формы СЗВ-ТД и СТД-Р. Эти документы являются ключевыми для правильного учета и передачи данных в ПФР (ныне СФР).
2. Регистрация выбора при приеме: При приеме на работу новых сотрудников, которые уже подали заявление о выборе способа ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя, мы обязательно должны регистрировать этот факт в документе Прием на работу. Это помогает поддерживать актуальность данных в системе.
3. Отчет "Трудовая деятельность сотрудников": Начиная с версии 3.1.30.35, в программе "1С:ЗУП" предусмотрена возможность добавления дополнительных полей в аналитические отчеты, например, в отчет Трудовая деятельность сотрудников. Мы можем исследовать настройки этого отчета на предмет возможности вывода нужного поля.
4. Внешние отчеты и СКД: В случае, если стандартные средства типовых отчетов и "Универсального отчета" не позволяют получить требуемую информацию в нужном виде, мы всегда можем обратиться к разработке внешних отчетов. Специалисты 1С могут создать отчеты с использованием Системы Компоновки Данных (СКД), которые будут точно соответствовать нашим специфическим задачам. Такие отчеты могут выводить информацию о способах ведения трудовых книжек, документах приема и увольнения, текущем статусе сотрудника с возможностью гибкой фильтрации и детализации. Однако это требует навыков программирования и настройки СКД.
5. Актуальность данных: Для получения корректных отчетов критически важно своевременно вносить все заявления сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки в программу. Если данные не введены, отчеты будут показывать неполную или некорректную информацию.

Таким образом, для получения отчета о видах трудовых книжек сотрудников с Ф.И.О. и итогами мы можем использовать стандартные кадровые отчеты 1С, настраивая их поля и группировки, или прибегнуть к более гибкому "Универсальному отчету". Выбор конкретного подхода зависит от наших навыков работы с отчетами и специфики требуемых данных.