С переходом на новые формы налоговой отчетности пользователи программы «1С:Управление производственным предприятием» (УПП) редакции 1.3 столкнулись с рядом сложностей при формировании годового расчета 6-НДФЛ. Наиболее частая проблема — пустое Приложение 1 (которое заменило собой привычные справки 2-НДФЛ) или отсутствие данных в графе «Сумма налога перечисленная». Проанализируем причины этой ситуации и разберем по шагам, как добиться корректного заполнения отчета.
Прежде всего, выясним важный методологический момент. Согласно законодательству, Приложение 1 к расчету 6-НДФЛ представляется только один раз в год — в составе отчета за налоговый период (год). Если мы попытаемся сформировать расчет за 1 квартал, полугодие или 9 месяцев, этот раздел останется пустым или будет недоступен. Проверим, какой период указан в титульном листе. Для заполнения справок должен быть выбран именно 2021 год (или последующие отчетные годы).
Программа УПП 1.3 находится на ограниченной поддержке, поэтому изменения в алгоритмах заполнения отчетности часто выходят «впритык» к крайним срокам сдачи. Нам необходимо убедиться, что используется актуальный релиз. Как показывает практика обсуждений, в релизах 1.3.170 — 1.3.172 наблюдались технические ошибки, которые исправлялись в последующих обновлениях (например, 1.3.173 и выше). Если Приложение 1 не заполняется автоматически даже в годовом отчете, первым делом проверим наличие установленных патчей или более свежих обновлений конфигурации.
Рассмотрим техническую сторону вопроса. В УПП 1.3 заполнение данных о перечисленном налоге в 6-НДФЛ напрямую зависит от записей в регистре накопления РасчетыНалоговыхАгентовСБюджетомПоНДФЛ. В отличие от более современных систем (таких как ЗУП 3.1), где учет удержанного и перечисленного налога во многом автоматизирован на уровне выплаты зарплаты, в УПП необходимо четкое соблюдение последовательности ввода документов.
Если в Приложении 1 сумма исчисленного и удержанного налога заполнена, а сумма перечисленного — пустая, это означает, что программа не видит данных о фактической уплате налога в бюджет в разрезе физических лиц.
Выясним причину отсутствия данных о перечислении. В УПП за это отвечает специализированный документ Перечисление НДФЛ в бюджет РФ. Посмотрим на алгоритм его использования:
Важно помнить: если этот документ не создан или не проведен, колонка «Перечислено» в отчете 6-НДФЛ останется пустой, так как данные для нее берутся исключительно из движений этого документа по регистру.
Проанализируем ситуацию с настройками параметров учета. В УПП существует опция «Принимать исчисленный налог как удержанный». Казалось бы, это должно упростить жизнь бухгалтеру, но для отчетности 6-НДФЛ этого недостаточно. Даже при включенном «упрощенном» учете программа требует фиксации факта перечисления. Если мы хотим, чтобы 6-НДФЛ заполнялся корректно, нам все равно придется вводить документы перечисления, иначе возникнет расхождение между графами 160 (удержано) и 190 (перечислено) в годовом расчете.
Если в организации работают сотни или тысячи человек, заполнять документы перечисления вручную за весь год крайне трудоемко. Рассмотрим пример логики, которую можно использовать для написания простой обработки или использования встроенных механизмов заполнения. Нам необходимо собрать суммы по регистру накопления РасчетыНалоговыхАгентовСБюджетомПоНДФЛ за весь налоговый период.
Пример структуры запроса для анализа данных (для технического специалиста):
ВЫБРАТЬ
НДФЛРасчеты.ФизЛицо КАК ФизЛицо,
СУММА(НДФЛРасчеты.Налог) КАК СуммаНалога
ИЗ
РегистрНакопления.РасчетыНалоговыхАгентовСБюджетомПоНДФЛ КАК НДФЛРасчеты
ГДЕ
НДФЛРасчеты.Период МЕЖДУ &ДатаНачала И &ДатаКонца
И НДФЛРасчеты.ВидДвижения = ЗНАЧЕНИЕ(ВидДвиженияНакопления.Приход)
СГРУППИРОВАТЬ ПО
НДФЛРасчеты.ФизЛицо
На основе этих данных мы можем программно заполнить документ ПеречислениеНДФЛВБюджетРФ, чтобы отчет 6-НДФЛ «увидел» эти суммы.
Выясним еще одну возможную причину, по которой Приложение 1 может не заполняться по отдельным сотрудникам. При формировании справок 2-НДФЛ (в составе 6-НДФЛ) программа выполняет жесткую проверку корректности персональных данных. Проанализируем карточки сотрудников на наличие следующих ошибок:
Если программа встречает критическую ошибку в данных физлица, она может просто пропустить его при автоматическом заполнении раздела. Рекомендуется запустить встроенную проверку отчетности в 1С:Отчетности, которая укажет на конкретные недочеты в личных карточках.
Подведем итог и составим пошаговый план действий, чтобы Приложение 1 в 6-НДФЛ заполнилось корректно:
Начисление зарплаты и Зарплата к выплате за отчетный год.Перечисление НДФЛ в бюджет РФ. Если налог перечислялся общей суммой без разбивки по людям, воспользуемся кнопкой «Заполнить» для распределения.Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ — в нем должны быть записи с видом «Расход» (это и есть факт перечисления).Следуя этой методике, мы обеспечим полную и достоверную передачу данных в налоговую инспекцию, избежав ручного набора справок на большое количество сотрудников.