← На главную

Разберем ситуацию по шагам и вместе выстроим правильный порядок действий: что делать с НДФЛ и страховыми взносами, какие отчеты корректировать, а какие — нет, и как это удобнее оформить в 1С (чаще всего речь про 1С:Зарплата и управление персоналом, далее — ЗУП).

1) Проанализируем исходные данные и ключевую «ловушку» ситуации

У нас типичный кейс «отпуск авансом»:

1. Отпускные были выплачены в августе 2025 года (то есть доход и налоги/взносы по ним попали в отчетные периоды 2025 года).
2. Увольнение — 16.02.2026 (то есть удержание/возврат происходит уже в другом календарном году).
3. На дату увольнения есть перерасход отпуска: 7 календарных дней.
4. Сотрудник согласен погасить задолженность добровольно (фактически это означает, что работник возвращает работодателю излишне выплаченные суммы).

Главный нюанс: для НДФЛ и страховых взносов принципиально важно, считается ли излишне выплаченная сумма «доходом работника» в итоге или она «перестает быть доходом» из-за возврата. Если работник сумму возвращает (удержанием из окончательного расчета или отдельным платежом), то по позиции финансового ведомства возвращенная сумма не должна считаться его доходом, а значит требуется корректировка налоговой базы и показателей отчетности за тот период, когда отпускные были выплачены. Эта логика отражена в разъяснениях Минфина/ФНС по возврату отпускных и пересчету НДФЛ и взносов.

При этом в практических материалах встречается и альтернативный подход: если работник фактически не возвращает сумму (например, удержать не из чего и работодатель «прощает долг»), тогда отпускные остаются доходом, и пересчет может не требоваться. Но у нас как раз обратная история: есть добровольное согласие, и удержание произведено, то есть возврат состоялся.

2) Разберем правовую механику: что именно происходит при удержании за неотработанный отпуск

С точки зрения трудового права удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении допускается в установленных случаях. Для бухгалтерии и зарплаты важно другое: удержание по сути является возвратом излишне выплаченных отпускных (или «перерасчетом среднего заработка за отпуск» задним числом) — и именно поэтому возникают последствия по налогам/взносам.

Дальше возможны два способа учета (и в 1С они прямо разведены настройкой):

1. Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы — система сторнирует часть отпускных, корректирует базы и пересчитывает НДФЛ/взносы.
2. Удержание и не уменьшает налоги и взносы — система считает удержание как «денежное удержание», но базы по налогам/взносам не уменьшает.

Эта развилка подробно описана в практических рекомендациях по ЗУП: при выборе «сторно» уменьшаются и НДФЛ, и страховые взносы, а при выборе «удержание» — нет.

Для нашего кейса, где работник фактически возвращает сумму, чаще всего применяют вариант «сторно начислений и уменьшает налоги и взносы», потому что он приводит к корректировке баз (а значит и отчетности) корректным «налоговым» способом.

3) Проверим арифметику на примере автора и поймем, что вы уже сделали правильно

По данным автора (перескажем смысл):

1. Начислена зарплата в месяце увольнения: 12 894,74 руб.
2. НДФЛ с зарплаты: 1 676 руб. (к выплате 11 218,74 руб.).
3. Удержание «авансовых отпускных»: 8 765,75 руб., в том числе НДФЛ 1 140 руб., к удержанию 7 625,75 руб.
4. Итог к выплате: 3 592,99 руб.
5. Итог удержанного НДФЛ: 536 руб.

Это очень похоже на модель «сторно уменьшает налоги»: вы уменьшили удерживаемый НДФЛ в месяце увольнения на сумму НДФЛ, приходящуюся на возвращенную часть отпускных, и в бюджет перечисляете НДФЛ уже «за минусом» этого перерасчета (в пределах возможного). Похожая логика описывается в разъяснениях: корректируем облагаемый доход и уменьшаем НДФЛ в периоде увольнения, потому что часть ранее выплаченного дохода возвращена.

Важная проверка: если удержанного в месяце увольнения НДФЛ не хватает, чтобы «перекрыть» излишне удержанный налог по отпускным, тогда возникает обязанность вернуть НДФЛ работнику по правилам ст. 231 НК РФ (через механизм возврата/зачета). На практике это решают либо возвратом работнику, либо зачетом за счет будущих платежей НДФЛ по организации с корректным отражением в налоговой отчетности.

4) Теперь главное: нужно ли подавать корректировки РСВ за 2025 год?

Посмотрим на логику РСВ (расчета по страховым взносам).

Отпускные были начислены и показаны в августе 2025 года. Если в 2026 году мы сторнируем часть отпускных (как излишне выплаченную и возвращенную), то база по взносам за 2025 год по конкретному работнику уменьшается.

Что требует ФНС на практике: в РСВ нельзя показывать отрицательные значения, поэтому перерасчет по прошлым периодам в «текущем» РСВ отражать нельзя — нужно подать уточненный РСВ за тот период, где была исходная база (и где она должна быть уменьшена). Эта позиция напрямую встречается в разъяснениях и пересказах письма ФНС по перерасчету незаработанных отпускных.

Значит, ваш вывод в целом верный: корректируем РСВ за 9 месяцев 2025 года и за год 2025 года (потому что август входит и в 9 месяцев, и в год). Именно там уменьшаем сумму выплат и базу по взносам, а вместе с ними — сумму исчисленных взносов.

При этом обычно уточненка за полугодие не нужна, потому что исходная ошибка/изменение касается августа (то есть 3 квартала), а не 2 квартала. Здесь рассуждаем просто: корректируем те отчетные периоды, в которых отпускные попали в показатели.

Что не забываем в уточненном РСВ:

1. Правим общие суммы базы и взносов в соответствующих разделах (в зависимости от формы и тарифа).
2. Обязательно правим персонифицированные сведения по сотруднику в разделе с индивидуальными данными (в РСВ это критично: контрольные соотношения часто «цепляются» именно за персональные строки).
3. Следим, чтобы не возникали отрицательные базы/взносы — отрицательных значений формат не допускает, именно поэтому и делаем уточненку прошлых периодов.

5) Нужно ли подавать корректировки 6-НДФЛ за 9 месяцев 2025 года и как сдавать 6-НДФЛ за 2025 год, если он еще не сдан?

Теперь разберем НДФЛ и 6-НДФЛ, здесь тонкостей больше.

Ключевая идея: если работник возвращает отпускные, то возвращенная сумма перестает быть его доходом. Следовательно, нужно скорректировать налоговую базу по НДФЛ за тот налоговый период, в котором отпускные были выплачены (в нашем случае — за 2025 год). Такой подход прямо встречается в разъяснениях Минфина/ФНС и в консультациях: справку о доходах и сам расчет заполняют так, как если бы «лишних» отпускных не было.

Дальше у нас развилка по факту сдачи отчетности:

1. 6-НДФЛ за 2025 год еще не сдан — значит, мы можем сдать его сразу с «правильными» (уже пересчитанными) цифрами по отпускным, то есть без учета возвращенной части отпускных и НДФЛ с нее.
2. 6-НДФЛ за 9 месяцев 2025 уже был сдан ранее (в вопросе не сказано прямо, но чаще всего он сдан) — тогда возникает вопрос: сдавать ли уточненку за 9 месяцев 2025? На практике, если меняются показатели дохода/НДФЛ за 9 месяцев, то да, уточненка логична, потому что отпускные августа влияли на показатели именно 9 месяцев (и, соответственно, годовые показатели «наследуют» измененные данные). Это укладывается в общую логику «исправляем период, где сидит исходный доход».

При этом в методических материалах встречаются разные практические советы по конкретным строкам и разделам 6-НДФЛ (что именно править и нужно ли трогать «раздел 2» за прошлый период). Поэтому действуем аккуратно: исходим из того, как у нас отражалась выплата отпускных в августе 2025 и как учетная система формирует 6-НДФЛ при сторно.

Полезная практическая опора: консультации прямо указывают, что справку о доходах заполняют без учета излишне выплаченных отпускных и исчисленного НДФЛ, то есть показывают скорректированные итоговые показатели.

Итог по вашему плану:

1. Если 6-НДФЛ за 9 месяцев 2025 уже сдавали — подаем уточненку за 9 месяцев 2025, где убираем «лишнюю» часть отпускных и соответствующий НДФЛ.
2. 6-НДФЛ за 2025 сдаем с уже пересчитанными итогами (как если бы лишних отпускных не было).
3. Справку о доходах (приложение/бывшая 2-НДФЛ) за 2025 формируем по сотруднику с учетом перерасчета — то есть с уменьшением суммы отпускных и НДФЛ на возвращенную часть.

6) Что делать с «переплатой НДФЛ в бюджете» и как это увязать с удержанием в месяце увольнения

Давайте внимательно «сведем» механику НДФЛ, чтобы не возникло ощущения, что мы «просто убрали отпускные из 2025 года» и на этом все.

В августе 2025 работодатель удержал и перечислил НДФЛ с отпускных — это было правильно на тот момент, потому что доход был выплачен.

В феврале 2026 часть отпускных возвращена. Тогда получается, что в 2025 по сотруднику НДФЛ удержали «лишний» (потому что доход в итоге уменьшился). По общему правилу налоговый агент должен вернуть излишне удержанный НДФЛ работнику и может сделать это за счет уменьшения текущих платежей НДФЛ. В практических материалах по НДФЛ возврат и отражение в отчетности подробно обсуждаются.

В вашем расчете видно, что вы фактически «зачли» НДФЛ по отпускным при окончательном расчете, уменьшив удержание НДФЛ в месяце увольнения. Это распространенная практика, если суммы позволяют. Но проверяем два ограничения:

1. Нельзя перечислить в бюджет отрицательный НДФЛ — мы просто уменьшаем текущую сумму перечисления в пределах начисленного/удержанного налога по организации за период.
2. Если удержанного НДФЛ по увольнению не хватает, остаток излишне удержанного НДФЛ возвращаем работнику по процедуре возврата налоговым агентом (и отражаем возврат в отчетности соответствующего периода).

Чтобы аккуратно пройти камеральные проверки, полезно заранее подготовить внутреннее обоснование: перерасчет сделан, потому что работник вернул отпускные за неотработанные дни отпуска, а значит скорректированы доход и налоговая база за 2025 год.

7) Как оформить это в 1С:ЗУП — разберем по шагам настройки и документы

Теперь посмотрим на «техническую» сторону: как добиться корректного поведения программы и корректных отчетов.

Шаг 1. Проверим настройку способа учета удержания

В ЗУП предусмотрен выбор способа учета удержания за использованный авансом отпуск. Нам нужно, чтобы возврат влиял на базы НДФЛ и взносов.

Обычно настраивают так: удержание при увольнении регистрируется как «Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы». Тогда программа сторнирует часть отпускных и пересчитывает НДФЛ и взносы.

Шаг 2. Оформим увольнение так, чтобы удержание сформировалось автоматически

Действуем стандартно через документ увольнения (Увольнение), и на вкладке, связанной с отпуском/компенсацией, указываем, что есть использованные авансом дни отпуска и их нужно удержать. В результате при расчете появляется строка удержания/сторно на количество дней и сумму.

Шаг 3. Проверим, как отразился перерасчет в НДФЛ

Нам важно увидеть, что НДФЛ по сотруднику уменьшился на сумму, относящуюся к сторнируемой части отпускных. В «зарплатных» механизмах ЗУП это обычно видно в расчетных данных документа и в формировании ведомости на выплату.

Шаг 4. Перепроверим отчеты перед сдачей

Здесь действуем практично:

1. Формируем РСВ за 2025 год «как должно быть» (внутренне) и сравниваем с тем, что уже сдано — чтобы понять величину корректировок.
2. Формируем 6-НДФЛ за 2025 год с учетом перерасчета (поскольку сдаем его сейчас) и отдельно проверяем справку о доходах по сотруднику за 2025 год.
3. Если 6-НДФЛ за 9 месяцев 2025 ранее сдавали — формируем уточненку за 9 месяцев 2025 и смотрим разницу.

Шаг 5. Если в ЗУП выбран другой способ («удержание и не уменьшает»)

Иногда в организациях осознанно выбирают «удержание и не уменьшает налоги и взносы» (например, чтобы не пересдавать отчетность, если возврат не оформляют как возврат дохода). Но тогда нужно понимать последствия:

1. База по НДФЛ и взносам не уменьшается, в отчетности 2025 года отпускные останутся как доход.
2. Возникает риск расхождений с логикой «работник вернул — значит дохода нет», если вы документально оформляете именно возврат.

Поэтому в нашем кейсе, где возврат подтвержден заявлением работника и удержанием, технически и методологически проще идти по пути «сторно уменьшает налоги и взносы».

8) Какой «пакет действий» делаем прямо сейчас: пошаговый чек-лист

Соберем все в понятный алгоритм, чтобы вы могли просто пройти по пунктам.

1. Зафиксируем возврат: заявление сотрудника о согласии на удержание/возврат, расчет удерживаемой суммы.
2. В ЗУП выберем корректный способ учета: «Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы» (если учетная политика это допускает и вы хотите отражать возврат как уменьшение дохода).
3. Оформим документ увольнения и убедимся, что сторно/удержание сформировалось на 7 дней и рассчиталось корректно.
4. Проверим НДФЛ в месяце увольнения: он должен уменьшиться на «НДФЛ с возвращенной части отпускных» (в вашем примере это 1 140 руб.), и итог удержания НДФЛ при выплате будет меньше.
5. РСВ: подаем уточненный РСВ за 9 месяцев 2025 и за 2025 год, где уменьшаем базу и взносы на сумму сторнируемых отпускных, и корректируем персональные показатели по сотруднику.
6. 6-НДФЛ:
   1. Если 6-НДФЛ за 9 месяцев 2025 сдавали — подаем уточненку за 9 месяцев 2025 с уменьшением дохода и налога по отпускным августа.
   2. 6-НДФЛ за 2025 год сдаем уже с учетом перерасчета (без возвращенной части отпускных и соответствующего НДФЛ).
7. Справка о доходах (приложение к 6-НДФЛ / бывшая 2-НДФЛ) за 2025: формируем по сотруднику с итогами за минусом возвращенной части отпускных.
8. Контроль НДФЛ к перечислению: если образовалась переплата по НДФЛ, правильно оформляем возврат/зачет и отражаем это в учете и отчетности.

9) Частые ошибки и как их избежать (разберем заранее)

Чтобы не получить требования от ИФНС и не потратить время на переписку, заранее учтем типовые «грабли».

Ошибка 1. Попытаться показать отрицательные суммы в текущем РСВ

Так делать нельзя: формат РСВ не предполагает отрицательных значений. Поэтому перерасчет прошлых периодов отражаем уточненками за те периоды, где была исходная выплата.

Ошибка 2. Исправить только годовой 6-НДФЛ, но оставить сданный 6-НДФЛ за 9 месяцев без уточнения

Если 9 месяцев уже сдавали и отпускные августа сидят там, то при камеральной проверке может «всплыть» несостыковка последовательности периодов. Поэтому, если меняем показатели 9 месяцев, подаем уточненку за 9 месяцев, а затем годовой сдаем с правильными итогами.

Ошибка 3. Не скорректировать персональные сведения

И в РСВ, и в НДФЛ-блоке персонификация критична. Если меняем доход/взносы сотрудника, отражаем это именно по сотруднику, а не только «в суммах по организации».

Ошибка 4. Смешать два подхода учета

Если в ЗУП стоит вариант «удержание и не уменьшает налоги и взносы», но фактически вы уменьшаете НДФЛ и взносы, можно получить неконсистентные отчеты. Сначала фиксируем подход (сторно или удержание), потом уже строим отчетность.

10) Короткий вывод по вопросу автора: верный ли порядок действий?

Да, общая логика ваших действий верная, и ее можно сформулировать так:

1. Если удержание в 2026 году оформлено как возврат излишне выплаченных отпускных за 2025 год (что подтверждается и заявлением работника, и расчетом), то корректируем базы по взносам и НДФЛ за период выплаты отпускных (август 2025).
2. По РСВ подаем уточненки за 9 месяцев 2025 и за 2025 год, где сторнируем отпускные и пересчитываем страховые взносы.
3. По 6-НДФЛ: если 6-НДФЛ за 2025 год еще не сдавали — сдаем его сразу с учетом перерасчета; если сдавали 6-НДФЛ за 9 месяцев — подаем уточненку за 9 месяцев 2025, а годовой формируем с правильными итогами.
4. Справку о доходах по сотруднику за 2025 формируем с учетом перерасчета — без возвращенной части отпускных и НДФЛ по ней.

И отдельно держим в голове НДФЛ-механику возврата/зачета, если излишне удержанный налог нельзя полностью «закрыть» уменьшением НДФЛ в месяце увольнения.

Информация носит справочный характер и не заменяет анализ вашей учетной политики, версии конфигурации 1С и конкретной ситуации по взаиморасчетам с сотрудником и бюджетом.