Возникает частый вопрос у предпринимателей, использующих вендинговые автоматы: как правильно оформить выбытие маркированной продукции (например, бутилированной воды) в системе «Честный ЗНАК», если товар уже продан, а коды маркировки не были отсканированы? Документ «Вывод из оборота» в учетной системе есть, но что делать, если физически сканировать уже нечего? Давайте детально разберемся в этом процессе, проанализируем технические нюансы и найдем решение как для будущих операций, так и для уже допущенных ошибок.
Основное правило, которое необходимо усвоить: вывод из оборота маркированной продукции при торговле через вендинг должен происходить до момента ее фактической продажи. Поскольку большинство автоматов не оснащены сканерами, передающими данные в реальном времени, закон предусматривает специальный порядок действий.
Рассмотрим по шагам, как должен быть организован процесс:
При следующем пополнении аппарата рекомендуется проводить инвентаризацию: отсканировать оставшийся товар, чтобы точно знать, какие коды были проданы, а какие остались. Это поможет поддерживать порядок в учете.
Главная проблема, с которой сталкиваются пользователи, заключается в невозможности списать уже проданный товар. Это связано с особенностями структуры кода маркировки и типами учета в системе «Честный ЗНАК».
Такие товары, как упакованная вода, молочная продукция, соки и безалкогольные напитки, подлежат поэкземплярному учету. Это означает, что система отслеживает движение каждой уникальной единицы товара.
Полный код маркировки, нанесенный на упаковку в виде Data Matrix, содержит несколько частей, включая так называемый криптохвост (криптографическую подпись). Этот «хвост» является уникальным и подтверждает подлинность кода.
Важный момент: для операции вывода из оборота по причине розничной продажи (включая продажу через вендинг) система «Честный ЗНАК» требует именно полный код с криптохвостом. А получить его можно только одним способом — отсканировав Data Matrix с физической упаковки товара.
В электронных документах (УПД), которыми вы обмениваетесь с поставщиками, передаются «усеченные» коды, без криптохвоста. Они предназначены для подтверждения оптовых операций (передачи права собственности), но не для розничного выбытия. Только производитель или импортер имеет доступ к полным кодам в момент их заказа в Станции Управления Заказами (СУЗ).
Таким образом, если товар физически продан и упаковка утеряна, у вас нет никакой технической возможности получить полный код для его корректного списания как «проданного».
Некоторые товарные группы (или партии товаров, выпущенные до перехода на поэкземплярный учет) могут учитываться объемно-сортовым методом. В этом случае система отслеживает не каждую единицу, а только общее количество товара с определенным кодом GTIN (глобальный номер товарной продукции). Для таких товаров в личном кабинете «Честного ЗНАКА» на вашем балансе не будет списка конкретных кодов маркировки. Вывод из оборота для ОСУ-товаров происходит проще, обычно указанием GTIN и количества. Однако для воды и большинства напитков этот метод уже неактуален.
Ситуация сложная, но не безвыходная. Поскольку корректно оформить продажу уже невозможно, остается использовать обходные пути для списания «зависших» остатков. Это не является правильной процедурой, но позволяет привести учет в соответствие с фактическим наличием товара.
Решение: списание по другим причинам.
Вы можете оформить документ «Вывод из оборота», но указать иную причину, не требующую криптохвоста. Например:
Чтобы это сделать, вам все равно понадобятся коды маркировки, которые числятся за вашей организацией. Где их взять?
Пример действий:
Вы продали 50 бутылок воды, не отсканировав их. На вашем балансе в ЛК ЧЗ числится 100 кодов от последней партии. Вы создаете документ «Вывод из оборота», выбираете причину «Порча», копируете 50 любых кодов из списка ваших остатков и отправляете документ. Таким образом, виртуальные остатки уменьшатся, но нужно быть готовым к тому, что при проверке могут возникнуть вопросы о причинах такого массового списания.
Если же при попытке найти коды вы видите только GTIN и количество, это означает, что товар числится по ОСУ. В этом случае можно либо списать его по GTIN, либо подождать — система «Честный ЗНАК» иногда сама списывает просроченную продукцию, выравнивая остатки.
Итог:
Проблема списания уже проданного через вендинг товара — прямое следствие нарушения установленного порядка работы. Единственный правильный путь — сканировать коды до загрузки в аппарат. Если ошибка уже допущена, используйте списание по другим причинам как крайнюю меру, чтобы исправить остатки, и обязательно наладьте бизнес-процессы на будущее, чтобы избежать подобных ситуаций.