← На главную

Рассмотрим масштабную и актуальную задачу: необходимо перевести компанию на кадровый электронный документооборот (КЭДО) с минимальными финансовыми затратами. Если в организации работают тысячи сотрудников, классический подход с покупкой защищенных токенов (USB-носителей) и платных криптопровайдеров, таких как КриптоПро CSP, для каждого работника выливается в огромные бюджеты. Разберем по шагам, как законно организовать процесс, сгенерировать подписи без визитов в Удостоверяющие центры (УЦ) и избежать установки сложного ПО на домашние компьютеры или смартфоны сотрудников.

Виды электронных подписей для кадрового документооборота

Проанализируем правовую базу. Согласно статьям 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ, работодатель имеет право перевести в электронный вид практически все кадровые документы (исключения: приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и журналы инструктажей по охране труда). Посмотрим на типы электронных подписей (ЭП), которые при этом используются:

1. Простая электронная подпись (ПЭП) — формируется средствами информационной системы работодателя (например, внутри портала или базы 1С). Отлично подходит для подписания заявлений на отпуск, графиков отпусков, расчетных листков и табелей учета рабочего времени. Это абсолютно бесплатный инструмент, но перед его использованием необходимо подписать с сотрудником бумажное соглашение о признании ПЭП.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП или УНЭП) — создается с использованием средств криптографической защиты. Подходит для ознакомления с локальными нормативными актами (ЛНА), подписания должностных инструкций и трудовых договоров с дистанционными сотрудниками.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП или УКЭП) — наиболее защищенная подпись, выдаваемая только аккредитованными УЦ. Требуется для подписания самых важных документов со стороны работодателя. Для обычных работников ее массовое использование нецелесообразно из-за высокой стоимости.

Решения из экосистемы 1С для КЭДО

Выясним причину, по которой пересылка PDF-файлов по электронной почте для подписания — это плохая идея. Как было справедливо замечено, для подписания отдельного файла "на коленке" пользователю потребуется установить криптопровайдер и программу для подписания (например, КриптоАРМ), что перечеркивает всю экономию. Вместо этого рассмотрим интеграционные решения:

1. Сервис 1С:Кабинет сотрудника. Это специализированный сервис, который интегрируется с программой 1С:Зарплата и Управление Персоналом. Данный функционал позволяет работодателю выгружать документы из базы 1С прямо в личные кабинеты сотрудников (в мобильном приложении или веб-версии). Внутри сервиса уже реализован механизм бесплатной генерации НЭП для работников. Сотруднику достаточно зайти в приложение, ознакомиться с приказом и нажать кнопку "Подписать".
2. Встроенный функционал платформы. Начиная с последних версий 1С:ЗУП 3.1 появилась базовая возможность создавать внутренние электронные подписи. Однако для массового использования и удаленных сотрудников удобнее применять облачные кабинеты.

Бесплатные государственные альтернативы

Современные технологии шагнули далеко вперед, и теперь у работодателей есть полностью бесплатные инструменты от государства. Посмотрим на них внимательнее:

1. Мобильное приложение «Госключ». С его помощью любой человек может бесплатно выпустить себе УНЭП (а при наличии биометрии или загранпаспорта нового образца — УКЭП). Для этого нужна только подтвержденная учетная запись на Госуслугах. Кадровые системы работодателя могут интегрироваться с Госключом, отправляя документы напрямую в смартфон сотруднику. Никакие лицензии на криптопровайдеры оплачивать не придется.
2. Портал «Работа в России». Государственная система интегрирована с ЕСИА (Госуслуги) и конфигурациями 1С. Кадровик формирует документ в 1С, отправляет его на портал, а работник подписывает его в своем кабинете. Авторизация на портале юридически приравнивается к подписанию.

Создание корпоративного Удостоверяющего центра (УЦ)

Если специфика предприятия требует строгой изоляции и использования только собственных ключей, рассмотрим вариант с развертыванием корпоративного УЦ:

Использование бесплатного ПО ViPNet CSP и разворачивание собственного модуля ViPNet Удостоверяющий центр позволяет самостоятельно генерировать НЭП и обслуживать запросы на сертификаты от сотрудников внутри локальной сети. Однако стоит учитывать, что администрирование такого УЦ требует квалифицированных специалистов по информационной безопасности.

Менее трудоемкий альтернативный путь — использование услуги коммерческого УЦ по модели "Доверенное лицо". В этом сценарии один ответственный сотрудник отдела кадров наделяется правами регистрировать коллег и выпускать им НЭП прямо на рабочем месте, без необходимости отправлять людей в офис внешнего УЦ.

Резюме: как выстроить процесс?

Для минимизации издержек при внедрении КЭДО для тысяч сотрудников, рекомендуем следующую комбинированную стратегию:

1. Используйте ПЭП (простую электронную подпись) для рутинных внутренних процессов (отпуска, табели, ознакомления с приказами). Реализуйте этот процесс через портал компании или сервис корпоративных кабинетов.
2. Для трудовых договоров и важных соглашений, требующих НЭП, используйте связку корпоративных систем с бесплатным приложением Госключ или порталом Работа в России.
3. Если есть возможность выделить бюджет на автоматизацию, внедрите сервис 1С:Кабинет сотрудника, который закроет все вопросы генерации ключей и маршрутизации документов "из коробки" прямо в вашей базе 1С:ЗУП.

Используя этот подход, вы сможете избавиться от бумаги, избежать покупки тысяч лицензий и соблюсти все требования трудового законодательства.