Работа в многофирменной системе 1С:Управление торговлей 11 (или ERP) часто вызывает вопросы у сотрудников бухгалтерии, особенно когда речь заходит о механизме Интеркомпани. В этой статье мы подробно проанализируем, почему возникают «лишние», на первый взгляд, документы перепродажи между собственными организациями при обычных складских операциях, таких как перемещение или списание недостач.
Для начала проанализируем, как 1С:УТ 11 видит товары на складе. В программе существует два параллельных разреза учета остатков, которые важно различать:
Когда бухгалтер говорит: «Программа не работает, товара же не было», он имеет в виду физическое отсутствие товара (складской учет). Однако программа видит ситуацию шире: если Фирма Б пытается списать товар, которого у нее юридически нет (но он есть у Фирмы А), включается механизм Интеркомпани.
Рассмотрим ситуацию: на складе лежит товар, закупленный на Фирму А. Пользователь создает документ Перемещение товаров или Списание недостач, указывая в шапке Фирму Б. С точки зрения закона и программы, Фирма Б не может распоряжаться имуществом Фирмы А без юридического основания.
Механизм Интеркомпани — это «робот-юрист», который в фоновом режиме оформляет сделку купли-продажи. Если Фирма Б переместила или списала товар Фирмы А, программа делает вывод: «Фирма Б купила этот товар у Фирмы А, а затем произвела с ним операцию». Это необходимо для того, чтобы:
Рассмотрим по шагам классический конфликтный пример из практики:
Пересчет товаров ошибочно (или намеренно) указывается Фирма Б.Передача товаров между организациями), и Фирма Б тут же ее списывает как недостачу.Бухгалтер возмущается: «Зачем мы продаем товар, которого нет?». Мы должны объяснить, что с точки зрения программы мы «нашли» владельца потерянного товара и оформили его передачу тому, кто зафиксировал потерю. В противном случае у Фирмы А товар будет висеть «вечно», а у Фирмы Б будет висеть не закрытый минус.
Если стандартные объяснения не помогают, попробуем использовать следующие методики, предложенные экспертами сообщества:
Попросим бухгалтера решить задачу вне программы. Пусть она представит два сейфа разных компаний. Из сейфа Фирмы А пропали деньги, но акт о пропаже составил кассир Фирмы Б. Как это отразить в балансе обеих фирм, чтобы налоговая не задала вопросов? Без договора передачи денег между фирмами эта операция невозможна. Так же и с товаром.
Самый простой способ избежать «странных» оборотов Интеркомпани — приучить склад и бухгалтерию делать инвентаризацию в разрезе организаций. Рассмотрим этот процесс: если мы знаем, что закупали товар на Фирму А, то и документы Опись, Пересчет и Списание должны оформляться от лица Фирмы А. В этом случае программа просто уменьшит остаток у владельца, не задействуя механизмы перепродажи.
Нарисуем схему движения товара и денег. Покажем стрелочками:
Часто визуализация денежных расчетов (внутреннего долга) помогает бухгалтеру понять, что это не «глюк», а финансовая операция.
Проанализируем настройки, которые влияют на этот процесс. В разделе Настройка и администрирование — Финансовый результат и контроллинг — Товары должна быть включена опция «Передачи товаров между организациями».
Для корректной работы «Интеркомпани» мы должны проверить настройки в рабочем месте «Настройка передачи товаров между организациями». Там задается:
Выясним причину недопонимания: бухгалтер воспринимает программу как «складскую тетрадку», а 1С:УТ 11 является системой финансового учета. Каждый «минус» на одной фирме должен быть обеспечен «плюсом» другой фирмы, иначе нарушается принцип двойной записи и юридической чистоты владения активами.
Интеркомпани — это не проблема, а инструмент автоматизации. Без него бухгалтеру пришлось бы вручную выписывать сотни накладных купли-продажи (ТОРГ-12 или УПД) между своими фирмами каждый раз, когда кладовщик взял «не ту» коробку. Программа делает это сама, обеспечивая сходимость остатков и корректность налоговых деклараций.