В практике работы с программой 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры и расчетчики часто сталкиваются с ситуацией, когда необходимо изменить уже проведенный документ Отпуск. Обычно это связано с тем, что на момент расчета отпуска не были введены данные о заработке за предыдущий месяц (например, отпуск начинается в первых числах мая, а зарплата за апрель еще не рассчитана). В таких случаях после окончательного расчета зарплаты за прошлый месяц средний заработок в отпуске должен быть пересчитан.
Однако при попытке воспользоваться штатным механизмом по ссылке Исправить пользователь может обнаружить, что программа ведет себя странно: документ создается, средний заработок в нем рассчитывается верно, но вкладка Перерасчет прошлого периода остается пустой, и доначисление разницы не происходит. Разберем подробно, почему это случается и как правильно настроить систему.
Проанализируем сначала логику работы системы. Механизм Исправить (расположенный в нижней части формы документа) предназначен для внесения изменений в документы «закрытых» периодов. Под закрытым периодом в 1С понимается месяц, за который уже сформированы ведомости на выплату зарплаты или данные отражены в бухгалтерском учете.
Рассмотрим ситуацию: исходный документ Отпуск имеет месяц начисления «Апрель». Мы создаем документ-исправление.
Если в новом документе мы оставляем месяц начисления «Апрель», программа «считает», что период еще открыт. С точки зрения системы, если месяц начисления совпадает, то нет необходимости делать сторнирующие записи — предполагается, что пользователь может просто зайти в исходный документ и нажать кнопку Пересчитать.
Однако, как только мы меняем месяц начисления на «Май» (следующий за месяцем оригинала), программа мгновенно активирует механизм сторнирования. На вкладке Перерасчет прошлого периода появляются записи с отрицательными суммами из исходного документа, а на основной вкладке — новые суммы с учетом актуального среднего заработка. Это штатное поведение программы, но оно не всегда удобно, если исправление нужно отразить именно в текущем месяце.
Если смена месяца начисления не помогает или сторнирование не происходит даже при смене месяца, причину следует искать в настройках видов расчета. Выясним, как настройки вытеснения влияют на этот процесс.
В 1С:ЗУП существует механизм приоритетов, который определяет, какие начисления могут перекрывать друг друга по времени. Проанализируем настройки начисления Отпуск основной. Для этого перейдем в раздел Настройка — Начисления и откроем карточку соответствующего вида расчета.
Разберем по шагам, что нужно проверить на вкладке Приоритет:
Больничный лист, Отпуск без сохранения оплаты).Отпуск основной.Практическое решение: удалим строку Отпуск основной из правого списка (начисления с более высоким приоритетом). Программа может выдать предупреждение и предложить автоматически удалить связанные настройки из левой колонки (начисления с более низким приоритетом). Согласимся с этим предложением. После записи настроек попробуем снова создать документ-исправление — вкладка перерасчета должна заполниться автоматически.
Рассмотрим альтернативный вариант. Если месяц еще не закрыт и выплаты не произведены, методологи 1С рекомендуют не плодить документы-исправления, а корректировать оригинал. Посмотрим, как это сделать правильно:
Войдем в исходный документ Отпуск. Напротив поля со средним заработком нажмем кнопку Изменить данные расчета среднего заработка (иконка в виде карандаша). В открывшейся форме мы увидим таблицу по месяцам. Если за какой-то месяц (например, апрель) данные отсутствуют, это означает, что на момент первичного проведения документа зарплата еще не была рассчитана.
Чтобы обновить данные, не обязательно перевыбирать сотрудника. Достаточно нажать кнопку Пересчитать документ (две круговые стрелки в верхней части документа). Система перечитает регистры сведений и, если зарплата за прошлый месяц уже проведена, средний заработок обновится автоматически. Это исключит необходимость создания исправления и сторнирования записей.
Разберем еще одну ситуацию, часто возникающую при исправлении: продление отпуска в связи с болезнью. Иногда пользователи ошибочно создают второй документ Отпуск на период продления, что приводит к некорректным остаткам отпусков и задвоению сумм в расчетном листке.
Правильный алгоритм действий при продлении:
Больничный лист. Система сама увидит пересечение периодов и предложит пересчитать отпуск.Отпуск.Проанализируем ситуацию, если все настройки верны, но сторно все равно не появляется. В 1С:ЗУП 3.1 за автоматическое отслеживание изменений отвечает сервис Перерасчеты. Посмотрим его состояние в разделе Зарплата — Сервис — Перерасчеты.
Если в этом списке нет записи по конкретному сотруднику и документу, программа может считать, что пересчитывать нечего. Это иногда случается из-за сбоев в работе регистров после обновления конфигурации. В таком случае можно попробовать вручную добавить запись в этот список или в самом документе-исправлении нажать кнопку Заполнить на вкладке перерасчета.
Подводя итог, отметим, что корректная работа документа-исправления в 1С:ЗУП 3.1 зависит от трех ключевых факторов: 1. Разница в месяцах начисления (исправление должно быть позже оригинала для автоматического сторно). 2. Настройки приоритетов (отсутствие самовытеснения в виде расчета). 3. Наличие данных в регистрах перерасчетов. Соблюдение этих правил позволит избежать ручных корректировок в расчетных листках и обеспечит чистоту учета.