Многие бухгалтеры сталкиваются с ситуацией, когда при формировании регламентированного отчета 6-НДФЛ в программе 1С:Бухгалтерия по кнопке «Заполнить» документ остается совершенно пустым или заполняется только нулями, в том числе проставляется ставка 0% во втором разделе. При этом зарплата начисляется корректно, ведомости и выдача наличных проведены, а регистры налогового учета содержат правильные цифры.
Рассмотрим подробнее основные причины такого поведения программы и разберем по шагам, как исправить ошибки и добиться автоматического заполнения отчета.
Проанализируем самую частую ситуацию: зарплата начислена, но в документах Выдача наличных или Списание с расчетного счета указана не та инспекция ФНС, которая выбрана на титульном листе самого отчета 6-НДФЛ. Программа строго отслеживает разрез учета по ИФНС. Если в регистрах налогового учета удержанный налог числится за инспекцией с кодом 1840, а отчет формируется для инспекции 1831, данные в отчет не попадут.
Как исправить:
Учет доходов для исчисления НДФЛ и проверьте, какая ИФНС там фигурирует.Выясним причину, связанную с настройками самой организации. Иногда, особенно после масштабных обновлений 1С или реорганизации региональных налоговых, в регистре истории регистраций создается новая запись с актуальной датой, но само значение налоговой инспекции в ней остается пустым.
В результате во всех новых документах начисления зарплаты и кадровых переводах реквизит ИФНС не заполняется автоматически. Соответственно, суммы "повисают" без привязки к налоговой, и 6-НДФЛ формируется пустым.
Как исправить: Перейдите в карточку организации, откройте историю регистраций в налоговом органе, удалите пустые или ошибочные строки и оставьте только корректную действующую запись. После этого документы за период придется перепровести.
Посмотрим на частую техническую оплошность. Программа 1С:Бухгалтерия при заполнении отчета 6-НДФЛ анализирует дату, указанную на титульном листе в качестве даты подписи. Если эта дата предшествует датам фактической выплаты зарплаты по ведомостям, система посчитает, что на момент формирования отчета выплаты еще не произошли.
Как исправить: Измените дату подписи на титульном листе на текущую или на дату, которая гарантированно позже всех выплат за отчетный период, и нажмите кнопку заполнения повторно.
Разберем типичную пользовательскую ошибку. Многие бухгалтеры для ускорения работы создают документы Начисление зарплаты или ведомости на выплату путем простого копирования документов прошлого месяца. При таком подходе в скрытых реквизитах может сохраниться старая, уже неактуальная регистрация в ИФНС (например, если организация сменила адрес и налоговую).
Как исправить: Рекомендуется создавать новые документы кнопкой "Создать", а не копировать старые. Если ошибка уже допущена, откройте скопированные документы, обновите в них данные об ИФНС (иногда для этого нужно временно выбрать другую организацию или подразделение, а затем вернуть правильное) и перепроведите их.
Для корректного отражения удержанного налога недостаточно просто провести начисление. Проанализируем документы Ведомость в банк или Ведомость в кассу. В них обязательно должна быть заполнена колонка с суммой перечисляемого НДФЛ.
Если вы корректировали сумму к выплате вручную, но забыли обновить колонку налога, или очистили ее случайно, программа зафиксирует выплату дохода, но посчитает, что налог удержан не был.
В конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 факт выплаты дохода и удержания налога регистрируется не самой ведомостью, а именно первичными платежными документами. Если вы создали ведомость, но на ее основании не ввели Списание с расчетного счета или Выдача наличных (либо они остались непроведенными), данные в отчет 6-НДФЛ не попадут.
Как исправить: Проверьте связку ведомостей с платежными документами. Убедитесь, что все списания с расчетного счета имеют статус "Проведен".
Посмотрим на общие настройки. Перейдите в раздел «Настройки зарплаты». Если там установлен флажок «Учет расчетов по зарплате и кадровый учет ведутся во внешней программе» (что обычно делается при синхронизации с 1С:ЗУП), то внутренние документы Бухгалтерии перестают формировать нужные движения по регистрам налогового учета.
Если вы ведете учет прямо в 1С:Бухгалтерии, этот флаг должен быть обязательно снят.
Если в сформированном отчете вы видите нулевые суммы и ставку 0%, выясним причину в карточках физических лиц. Перейдите в справочник Сотрудники и проверьте статус налогоплательщика (по умолчанию должен стоять «Резидент РФ»).
Если статус указан неверно (или вообще не заполнен), программа не сможет применить стандартные алгоритмы расчета по ставке 13% или 15%, и суммы выпадут из привычных разделов отчета.
Разберем ситуацию с переходными периодами. Налоговый учет НДФЛ строго привязан к дате фактической выплаты. Если зарплата за март была выплачена сотрудникам 5 апреля, то по закону она не должна попадать в Раздел 1 отчета 6-НДФЛ за первый квартал. Эта сумма совершенно легально отразится уже в отчете за полугодие.
Внимательно сверяйте даты планируемой выплаты, указанные в документе Начисление зарплаты, с датами фактического проведения банковских выписок.
Если вы проверили все вышеописанные пункты, но отчет по-прежнему пуст, выполните следующие действия: