При внедрении системы 1С:Документооборот 8 КОРП специалисты часто сталкиваются со сложной задачей: как правильно настроить видимость входящих документов. Типичный сценарий: входящие документы должны видеть только определенные группы (например, документоведы и канцелярия), а обычные сотрудники (исполнители) не должны иметь к ним доступа до тех пор, пока документ не будет направлен им в работу (на ознакомление, исполнение и т.д.). Разберем эту ситуацию детально и выясним причину возникающих ошибок.
Если в Политики доступа не дать пользователю права на чтение, он не увидит документ даже при добавлении в процесс. Если попытаться добавить его в Рабочая группа вручную или автоматически, система выдает критическую ошибку: Нарушение общих настроек доступа при расширении рабочей группы. Если же открыть доступ на чтение всем, то пропадает конфиденциальность — все пользователи начинают видеть весь поток входящих документов. Рассмотрим по шагам, как разрешить это противоречие.
Проанализируем архитектуру ограничения прав в редакции 2.1. Система безопасности 1С:ДО строится на принципе пересечения разрешений, где разные механизмы выполняют разные роли:
Самое важное правило, которое нужно запомнить: Рабочая группа не может расширить права пользователя, если у него нет базовых прав в Политики доступа. Именно поэтому, когда система пытается автоматически (или вы вручную) добавить исполнителя Иванова в рабочую группу конкретного входящего письма, а у Иванова глобально отключено чтение входящих документов, 1С блокирует операцию и выдает ошибку о нарушении общих настроек доступа.
Решим задачу таким образом, чтобы документы были скрыты от лишних глаз, но при запуске бизнес-процесса исполнитель автоматически получал доступ без ошибок.
Чтение входящих документов всем пользователям (или максимально широкой группе сотрудников, которые теоретически могут стать исполнителями). Не бойтесь, что они увидят лишнее — мы ограничим это на следующем шаге.Автоматически вести состав рабочей группы.Посмотрим на результат. Как только канцелярия регистрирует новый входящий документ, система автоматически помещает в его рабочую группу только инициатора и делопроизводителя. В этот момент базовая настройка из политик доступа «перекрывается» строгим ограничением рабочей группы: документ видят только участники этой рабочей группы. Обычные пользователи его не видят.
Когда директор расписывает документ и отправляет его на исполнение Иванову, механизм системы (благодаря нашей галочке) автоматически добавляет Иванова в рабочую группу этого документа. Поскольку в глобальных политиках у Иванова есть право на чтение, ошибка не возникает. Доступ предоставляется точечно к одному документу.
Если вы выполнили все настройки, но документы по-прежнему не видны или возникает старая ошибка, проанализируем состояние фоновых заданий. В 1С:Документооборот права не пересчитываются мгновенно «на лету» при записи объекта, так как это сильно тормозило бы систему. За расчет отвечают специальные задания.
Убедитесь, что в базе включены и корректно отрабатывают следующие задания:
Обновление прав доступа (оперативное) — обрабатывает очередь быстрых изменений.Обновление прав доступа (долгое) — выполняет глубокий пересчет при массовых изменениях политик или структуры предприятия.Без работающих регламентных заданий любые изменения в политиках или рабочих группах не вступят в силу.
Для тех, кто планирует переход на новые версии платформы, отметим важный нюанс. В редакции 1С:Документооборот 3.0 разработчики учли сложность описанной выше логики и полностью отказались от механизма глобальных политик доступа.
В новой версии модель стала более прозрачной: пользователи, которым требуется доступ к документам, явно и напрямую включаются в рабочую группу объекта. Это полностью исключает конфликт расширения/сужения прав и ошибку нарушения общих настроек при маршрутизации документов.
Применяя описанный выше метод для текущих версий системы (2.1), вы сможете настроить гибкий, безопасный и автоматизированный доступ к входящей корреспонденции, полностью соответствующий стандартам корпоративного документооборота.