Разберем ситуацию по существу: да, должна, если некоммерческая организация подлежит обязательному аудиту и, следовательно, не вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета. В такой ситуации НКО обязана признавать оценочные обязательства, в том числе обязательство по предстоящей оплате отпусков работников и страховых взносов с этих сумм. Иными словами, отсутствие коммерческой деятельности, отсутствие прибыли, а также финансирование исключительно за счет целевых средств не освобождают организацию от обязанности формировать такой резерв в бухгалтерском учете.
Рассмотрим подробнее, почему именно так, на какие нормы нужно опираться и как practically выстроить учет, чтобы у аудитора и у самой организации не возникало вопросов.
Проблема понятна и вполне типична для НКО. С одной стороны, организация не ведет коммерческую деятельность, не формирует прибыль и часто мыслит расходами через сметы, проекты, гранты и целевые поступления. С другой стороны, в штате есть сотрудники, которым по трудовому законодательству ежегодно предоставляется оплачиваемый отпуск. Значит, по мере того как работник отрабатывает время, у организации постепенно возникает обязанность оплатить этот будущий отпуск или, в отдельных случаях, выплатить компенсацию за неиспользованные дни.
На практике бухгалтеры НКО нередко рассуждают так: источник финансирования отпуска заранее неясен, нельзя точно сказать, за счет какого именно проекта или вида целевых средств отпуск будет закрыт, а значит резерв вроде бы и не из чего формировать. Но это смешение двух разных вопросов:
Для бухгалтерского учета ключевым является первое: существует ли у организации обязанность перед работником на отчетную дату. Если такая обязанность есть, ее нужно признать независимо от того, как именно организация потом распределит расходы по смете, проектам, статьям финансирования или источникам целевых средств.
Начнем с базового вывода, который и подтверждается профессиональными обсуждениями по теме. Для НКО действует общее правило: оценочные обязательства отражаются в бухгалтерском учете на общих основаниях, если организация не использует право на упрощенный учет.
Здесь важно понять логику норм. Закон о бухгалтерском учете позволяет отдельным экономическим субъектам применять упрощенные способы ведения учета. В их число входят и НКО. Но это право действует не всегда. Если бухгалтерская отчетность организации подлежит обязательному аудиту, право на упрощенный учет утрачивается. А раз так, организация должна применять общие правила бухгалтерского учета, включая требования по оценочным обязательствам.
Именно поэтому для НКО, которая подлежит обязательному аудиту, ответ практически однозначный: резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете создавать нужно.
Разберем по шагам нормативную основу, на которой строится решение.
Из этого набора норм складывается понятная цепочка: если организация обязана вести учет по общим правилам, а у нее есть сотрудники с заработанными днями отпуска, то на отчетную дату у нее есть и оценочное обязательство.
Теперь посмотрим на экономическую и бухгалтерскую суть вопроса.
Оценочное обязательство признается тогда, когда одновременно выполняются условия:
Применим эту конструкцию к отпускам работников.
Прошлое событие — это уже отработанное сотрудником время. За каждый отработанный период работник «зарабатывает» часть ежегодного отпуска.
Обязанность возникает из трудового законодательства и трудового договора. Работодатель обязан либо предоставить отпуск с оплатой, либо, в предусмотренных законом случаях, выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск.
Выбытие ресурсов неизбежно, потому что отпуск оплачивается деньгами, а также начисляются страховые взносы.
Оценить сумму возможно, пусть и расчетным путем: по числу неиспользованных дней, среднему заработку и действующим ставкам взносов.
Следовательно, обязательство по отпускам полностью вписывается в модель ПБУ 8/2010. Именно поэтому в бухгалтерской практике резерв по отпускам давно рассматривается не как «добровольный фонд», а как обязательное отражение уже существующей задолженности перед персоналом, просто еще не оформленной конкретным расчетным документом на дату баланса.
Это один из самых частых аргументов: «у нас нет прибыли, нет продаж, мы НКО, значит резервы по отпускам нам не нужны». Разберем, почему этот аргумент не работает.
ПБУ 8/2010 не связывает обязанность признать оценочное обязательство с наличием прибыли. Обязательство перед работником возникает не потому, что организация зарабатывает, а потому, что она является работодателем. Если сотрудник состоит в трудовых отношениях и накапливает право на отпуск, то у работодателя возникает соответствующее обязательство. Для бухгалтерского учета не имеет значения, коммерческая это организация или НКО, пока на нее распространяются общие правила учета.
Иначе говоря, источник финансирования и экономическая модель деятельности не меняют самой природы обязательства. НКО может финансироваться за счет пожертвований, субсидий, членских взносов, грантов, целевых поступлений. Но если у нее есть штат и трудовые договоры, то отпускные обязательства возникают так же, как у любой иной организации.
Отдельно проанализируем довод, который звучит особенно часто именно в НКО: заранее неясно, из какого источника целевых средств будет оплачен отпуск. Рассмотрим подробнее, почему это не препятствует отражению резерва.
Бухгалтерский учет обязан показать финансовое положение организации на отчетную дату. Если у сотрудников уже накоплены неиспользованные дни отпуска, организация уже несет обязанность. Эта обязанность существует независимо от того, сможете ли вы сегодня привязать ее к конкретному гранту, проекту или статье сметы.
Поэтому действовать нужно так:
Иными словами, неопределенность аналитики не отменяет синтетический учет обязательства. Она только означает, что учетную политику и систему аналитического учета нужно настроить аккуратнее.
Да, нужно. Если обязательство признано в учете, оно должно попасть и в бухгалтерскую отчетность. В балансе такие суммы отражаются в составе оценочных обязательств. Обычно резерв отпусков относится к краткосрочным обязательствам, поскольку большинство отпускных обязательств предполагается к погашению в течение ближайших 12 месяцев. Если часть обязательства по своей сути долгосрочная, ее классифицируют с учетом срока погашения.
Для практики НКО это означает следующее: нельзя ограничиться только внутренним планированием расходов или расчетом «для себя». Если резерв не признан в бухгалтерских регистрах, то баланс не показывает реальную сумму обязательств перед персоналом. А для организации, проходящей обязательный аудит, это уже не просто методический недочет, а потенциальное искажение отчетности.
Это важный момент, потому что его часто путают даже опытные бухгалтеры.
Бухгалтерский резерв по отпускам — это оценочное обязательство по правилам бухгалтерского учета. Для организации, не имеющей права на упрощенный учет, он обязателен.
Налоговый резерв на оплату отпусков — это специальный механизм налогового учета, который предусмотрен Налоговым кодексом. Он применяется по решению налогоплательщика и только при соблюдении соответствующих условий. То есть в налоговом учете резерв может быть, а может и не быть.
Получается, возможны несколько ситуаций:
Для НКО из вопроса это означает, что даже если налогового резерва нет и не планируется, бухгалтерский резерв все равно нужно признать.
Разберем состав оценочного обязательства по отпускам. В него обычно включают:
Не стоит сводить резерв только к «голым» отпускным. В бухгалтерском смысле организация должна признать ту сумму, которая реально потребуется для исполнения обязательства перед работником и государственными внебюджетными фондами.
Закон не предписывает единственную формулу для всех организаций. Поэтому посмотрим на основные подходы, которые применяются на практике и которые можно закрепить в учетной политике.
Это наиболее точный и с точки зрения аудита наиболее надежный вариант. Рассмотрим его по шагам.
Преимущество метода в том, что он максимально приближен к реальному обязательству. Недостаток — более высокая трудоемкость. Но для НКО, проходящей обязательный аудит, именно этот подход часто оказывается самым безопасным.
Этот вариант используется как более технологичный. Суть в том, что организация определяет обоснованный коэффициент резервирования исходя из структуры фонда оплаты труда и ежегодной продолжительности отпусков.
Например, можно рассчитать процент, который ежемесячно начисляется на фактический фонд оплаты труда, а затем корректировать резерв по состоянию на отчетную дату результатами инвентаризации.
Такой подход удобен для текущего ежемесячного учета, но требует обязательной проверки на отчетные даты. Если коэффициент не отражает реальную картину неиспользованных отпусков, резерв может оказаться заниженным или завышенным.
На практике часто применяют комбинированную модель:
Для НКО этот вариант часто оказывается наиболее удобным, потому что позволяет сочетать регулярность учета и точность отчетной даты.
Выясним причину, почему здесь нельзя дать единственный универсальный рецепт. НКО могут сильно отличаться:
Поэтому выбирать способ нужно с учетом двух критериев:
Если сотрудников немного, лучше использовать персонифицированный расчет. Если сотрудников много, можно применять процентный способ с обязательной инвентаризацией и корректировкой. В любом случае методика должна быть закреплена в учетной политике, а не существовать только «в рабочем файле бухгалтера».
Рассмотрим подробнее, что именно нужно описать в учетной политике, чтобы резерв по отпускам был методически защищен.
Чем точнее описан этот раздел учетной политики, тем меньше споров будет с аудитором и тем проще будет объяснить любую сумму в балансе.
Посмотрим на типовую логику отражения операций. Проводки могут отличаться в зависимости от учетной модели и применяемых счетов затрат, но общий принцип такой:
96;На практике часто используют корреспонденции вида:
Дт 20/26/44/... Кт 96 — на сумму начисленного оценочного обязательства;
Дт 96 Кт 70 — на сумму отпускных, начисленных за счет резерва;
Дт 96 Кт 69 — на сумму страховых взносов, начисленных на отпускные за счет резерва.
Для НКО вместо привычных коммерческих счетов затрат могут использоваться те счета и аналитики, которые соответствуют принятой системе учета целевых расходов. Суть от этого не меняется: обязательство аккумулируется на счете 96, а затем используется по мере фактического начисления отпускных.
Это, пожалуй, самый практически важный участок для НКО. Разберем по шагам, как организовать учет так, чтобы резерв не конфликтовал со сметами и источниками финансирования.
Если сотрудник работает в одном проекте, задача проста. Если он распределен между несколькими программами, можно использовать доли занятости, доли ФОТ или иные подтвержденные показатели. Важно, чтобы выбранный метод был последовательным и документируемым.
Таким образом, вопрос «из какого источника потом оплатится отпуск» решается не отказом от резерва, а грамотной аналитикой.
Рассмотрим ситуацию, когда НКО обязана была формировать резерв, но фактически этого не делала. Такое встречается часто: в смете суммы предусматривались, а в бухгалтерских регистрах резерв не отражался.
В таком случае нужно:
Если сумма существенная, аудитор, как правило, обратит на это особое внимание. Поэтому безопаснее не откладывать вопрос до годовой отчетности, а провести методическую настройку заранее.
Проанализируем ситуацию с точки зрения рисков.
То есть даже если какое-то время организация обходилась без резерва и не сталкивалась с претензиями, это не означает, что такой подход корректен. Для НКО под обязательным аудитом это как раз тот случай, когда «не отражать, потому что неудобно» — заведомо слабая позиция.
Теперь посмотрим на прикладную сторону вопроса в 1С. Здесь многое зависит от того, какая конфигурация используется: 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:ERP или связка нескольких систем. Но сама логика автоматизации вполне понятна.
1С:Зарплата и управление персоналомВ 1С:Зарплата и управление персоналом 8 предусмотрен механизм учета резервов по оплате труда. Для задачи с отпускными особенно полезны следующие объекты и настройки:
Использовать резервы по оплате труда — флаг в настройках расчета зарплаты;Резервы по оплате труда — раздел или механизм настройки и расчета резервов;Начисление по резервам — документ для расчета сумм резерва;Отражение зарплаты в бухучете — документ, через который выплаты могут относиться за счет уже созданного резерва;Инвентаризация резерва — операция для сверки и корректировки суммы обязательства.Если НКО ведет расчет зарплаты в 1С:ЗУП, имеет смысл настроить резерв именно там, особенно когда нужно распределение по сотрудникам, статьям финансирования и проектной аналитике. Это позволит получать более обоснованный расчет на отчетные даты.
1С:БухгалтерияЕсли кадровый и зарплатный блок ведется внутри 1С:Бухгалтерия либо обмен с зарплатной системой ограничен, резерв можно отражать на стороне бухгалтерии. Здесь обычно используют:
96 с нужной аналитикой;Такой вариант менее автоматизирован, но вполне рабочий, если организация методически четко оформила расчет и регулярно проводит инвентаризацию.
Часто наиболее практичным оказывается смешанный вариант:
1С:ЗУП рассчитываются остатки отпусков и оценочная сумма обязательства;1С:Бухгалтерия выполняется отражение по счету 96 и формируется отчетность;Для НКО с обязательным аудитом такой вариант часто удобен тем, что и расчет кадрово-зарплатной части остается детализированным, и бухгалтерская отчетность получает корректные показатели.
Соберем в одном месте те объекты и функции 1С, на которые стоит обратить внимание при настройке учета:
Использовать резервы по оплате труда — включает сам механизм резервирования;Резервы по оплате труда — позволяет настраивать вид резерва и методику расчета;Отражение зарплаты в бухучете — помогает отнести фактические выплаты за счет резерва;Инвентаризация резерва — нужна для корректировки расчетной суммы;Счет 96 — основной счет бухгалтерского учета оценочного обязательства;Статьи финансирования, Подразделения, Способы отражения зарплаты — полезны для аналитического распределения сумм в НКО;Учетная политика — ключевой объект не только в нормативном смысле, но и в настройках программы.Если конфигурация позволяет, разумно настроить аналитику так, чтобы резерв можно было видеть не только общей суммой, но и в разрезе проектов, сотрудников, подразделений или источников финансирования. Это существенно упрощает и внутренний контроль, и проверку аудитора.
Обычно достаточно закрепить методику в учетной политике. Само по себе оценочное обязательство не создается «приказом руководителя» в том смысле, как иногда создаются отдельные внутренние фонды или сметы. Здесь речь идет об обязательном элементе бухгалтерского учета.
Но на практике полезно оформить:
Это не заменяет учетную политику, но помогает обосновать расчеты и упростить внутренний контроль.
Рассмотрим подробнее, почему без инвентаризации резерв быстро становится формальным. Если организация просто ежемесячно начисляет условную сумму, но не сверяет ее с фактическими остатками отпусков, то к концу года обязательство почти наверняка окажется либо заниженным, либо завышенным.
Поэтому действовать нужно так:
96;Для НКО с проектной аналитикой разумно проводить такую сверку не только по организации в целом, но и по основным аналитическим срезам.
На практике вопрос аудитора обычно формулируется не как «почему у вас нет проекта для этого резерва», а как «почему резерв признан именно в такой сумме и как он распределен». Поэтому подготовьте понятное объяснение:
Именно такая позиция выглядит профессионально. Попытка же объяснить отсутствие резерва тем, что «источник пока неясен», обычно воспринимается как методологически слабая.
Нет, такой подход некорректен. Обязательство перед работником возникает по мере работы сотрудника, а не по мере поступления денег от грантодателя. Грант, субсидия или пожертвование — это вопрос финансирования, а отпуск — вопрос трудовых обязательств работодателя.
Даже если средства на конкретную дату еще не поступили, это не означает, что обязательства нет. В бухгалтерском балансе должно отражаться именно обязательство, а не только уже обеспеченные поступлениями платежи.
Нет. Этот аргумент тоже не освобождает от признания оценочного обязательства. ПБУ 8/2010 применяется не только к коммерческим структурам. Критерий здесь другой: вправе ли организация использовать упрощенные способы учета. Если не вправе, то обязана применять общие правила, в том числе по резервам.
Чтобы перевести выводы в рабочий порядок, разберем задачу по шагам.
96 и по проектам, источникам финансирования, подразделениям.Теперь сформулируем ответ прямо и без двусмысленностей.
Если НКО подлежит обязательному аудиту, она не вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета. Значит, она обязана признавать оценочные обязательства по правилам ПБУ 8/2010, в том числе резерв на оплату отпусков работников и страховые взносы с этих сумм.
Не имеет решающего значения, что:
Все эти обстоятельства могут влиять на аналитику, смету и внутреннее распределение расходов, но не отменяют самой обязанности признать резерв в бухгалтерском учете и показать его в балансе.
Если в вашей базе 1С резерв пока существует только «в таблице для планирования», а в бухгалтерском учете не отражается, значит задачу нужно довести до конца: оформить методику, настроить аналитику, задействовать механизм Резервы по оплате труда или организовать расчет и отражение через счет 96, а затем проверить попадание суммы в отчетность.
Именно такой подход будет соответствовать и профессиональной логике бухгалтерского учета, и требованиям обязательного аудита. Рассмотрев вопрос по шагам, мы видим: для НКО, которая обязана проходить аудит, резерв по отпускам — это не факультативная настройка и не элемент внутреннего планирования, а обязательная часть достоверного бухгалтерского учета.
Информация носит справочный характер.