Разберем ситуацию, которая на практике вызывает больше всего вопросов у организаций и ИП на УСН с объектом «доходы минус расходы», занятых розничной торговлей. Когда товар уже закуплен, оплачен и затем продается в магазине, нужно правильно отразить его стоимость в расходах КУДиР. И здесь сразу возникает несколько практических вопросов: нужно ли вносить расход по каждому пробитому чеку, по каждой единице проданного товара или можно отражать его сводно за день, месяц или квартал.
Рассмотрим подробнее, как подойти к этому вопросу правильно и безопасно с точки зрения налогового учета. Сразу сформулируем главный вывод: стоимость товаров для перепродажи на УСН учитывайте в расходах по мере реализации проданных товаров, но способ отражения в КУДиР можно организовать не только «по каждому чеку». Главное — чтобы запись была документально подтверждена, сделана в хронологическом порядке и позволяла понять, какие именно товары были реализованы, оплачены поставщику и на какую сумму их стоимость включена в расходы.
Для начала выясним причину, почему вообще нельзя просто списать весь закупленный товар в момент покупки. На УСН «доходы минус расходы» действует специальное правило: товары, купленные для дальнейшей продажи, признаются в расходах не в день поступления и не просто в день оплаты поставщику, а по мере их реализации.
Это означает, что одного факта закупки недостаточно. Чтобы стоимость товара попала в налоговые расходы, обычно нужно подтвердить несколько условий одновременно:
товар приобретен и принят к учету;
товар оплачен поставщику;
товар реализован покупателю.
Пока товар лежит на складе или в торговой точке и еще не продан, его покупная стоимость в расходах КУДиР не отражайте. Даже если поставщику уже заплатили полностью.
И наоборот, если товар продан, но поставщику еще не оплачен, расход для целей УСН по такой стоимости тоже признавать рискованно. В расходах должна участвовать именно стоимость проданных и оплаченных поставщику товаров.
Проанализируем ситуацию именно для розничной торговли. В оптовой продаже связь между накладной и конкретной реализацией обычно видно легче: есть отгрузка, есть документы на отпуск товара, есть конкретная партия. В рознице все сложнее:
в течение дня пробивается много кассовых чеков;
по одному чеку может продаваться сразу несколько товаров;
один и тот же товар может поступать несколькими партиями по разной цене;
часть товара оплачена поставщику, а часть еще нет;
ассортимент может быть большим, и вручную отражать каждую продажу в КУДиР крайне трудоемко.
Именно поэтому на практике главный вопрос звучит так: как обеспечить правильность расчета расходов и при этом не превратить ручное ведение КУДиР в бесконечную расшифровку каждого чека.
Разберем по шагам. Формально КУДиР ведут в хронологической последовательности на основании первичных документов. Но это не означает, что при розничной торговле нужно обязательно делать отдельную запись по каждому кассовому чеку.
По каждому пробитому чеку списывать расход не обязательно, если у вас есть иной понятный и подтверждаемый расчет стоимости реализованных товаров за день или другой допустимый период. Для ручного учета отражение каждого чека отдельно чаще всего нецелесообразно.
Почему так? Потому что КУДиР — это не регистр складской аналитики по каждому товарному движению в кассовом режиме. Ее задача — зафиксировать налоговые доходы и расходы на основании первички. Если вы можете на основании внутренних и первичных документов определить стоимость именно реализованного товара за день, то в КУДиР допустимо отражать расход сводной записью.
То есть в рознице ориентируйтесь не на кассовый чек как единственно возможное основание для каждой отдельной строки расходов, а на расчет реализованных и оплаченных товаров, подтвержденный комплектом документов.
Теперь посмотрим на второй вариант. Можно ли отражать отдельно каждую проданную единицу товара? Теоретически — да, если вы готовы вести такой детальный учет и у вас небольшой ассортимент. Практически — для большинства розничных продавцов это избыточно.
По каждой единице проданного товара отдельно КУДиР заполнять не требуется, если тот же результат можно подтвердить сводным расчетом. Налоговому учету важно не количество строк в книге, а то, чтобы:
было понятно, какой товар продан;
было понятно, что этот товар оплачен поставщику;
была обоснована сумма списанной покупной стоимости;
была соблюдена последовательность дат и операций.
Поэтому запись «по каждому проданному товару» возможна, но это не обязательный и обычно не самый удобный способ.
Это как раз наиболее практичный вариант для ручного ведения книги. Рассмотрим подробнее. Если в течение дня у вас были розничные продажи, вы вправе определить покупную стоимость всех товаров, проданных за день, по выбранному методу оценки и сделать одну сводную запись в КУДиР за этот день.
Такой подход на практике считается самым логичным, потому что:
он сохраняет хронологию операций;
он соотносится с ежедневной выручкой по кассе;
он позволяет не расписывать сотни чеков вручную;
он дает возможность приложить расчет стоимости реализованных товаров как обоснование записи.
Именно поэтому для розницы чаще всего безопасно и удобно вести учет так: доходы отражать по итогам дня по кассовым документам, а расходы — по итогам дня на основании расчета стоимости реализованных и оплаченных товаров.
Теперь разберем более спорный, но часто используемый подход. При ручном учете некоторые налогоплательщики делают расчет не ежедневно, а за месяц. С точки зрения практики это возможно, если внутри месяца у вас ведется рабочая аналитика и в любой момент можно восстановить хронологию операций, а итоговая запись сделана на основании документов и расчетов.
Однако здесь нужно учитывать важный момент. В порядке ведения КУДиР сказано, что хозяйственные операции отражают в хронологической последовательности. Поэтому чем реже вы вносите записи, тем выше риск претензии, что книга не отражает операции по мере их совершения.
Из этого делаем практический вывод:
ежедневный сводный учет — наиболее безопасный вариант;
ежемесячный — возможен на практике, но требует аккуратной расшифровки и внутреннего регистра;
если выбираете ежемесячный вариант, обязательно храните подробный расчет по дням или по продажам внутри месяца.
Для ручного ведения книги без лишних споров с проверяющими лучше ориентироваться именно на дневной сводный расход.
Разберем и этот вариант, потому что его часто считают удобным: рассчитать все сразу перед авансовым платежом по УСН. Формально налог по УСН действительно считают поквартально, и авансовые платежи определяют по итогам отчетных периодов. Но это не отменяет правила о хронологическом отражении операций в КУДиР.
Поэтому списывать товар только одной итоговой записью в конце квартала — нежелательно. Да, итоговый квартальный расчет может совпасть с суммой, которая получилась бы при ежедневном учете, но сам способ ведения книги выглядит слабее с точки зрения оформления.
Практический вывод будет таким:
использовать квартал как единственный период записи расходов не стоит;
квартальный расчет допустим как контрольный итог для сверки;
в КУДиР безопаснее отражать операции чаще — минимум в те дни, когда были продажи и возникло право признать расходы.
Если заполняете книгу вручную, рассмотрим оптимальное решение.
Наиболее удобный и обоснованный вариант для розничной торговли:
по окончании каждого дня определяйте выручку по кассе;
одновременно рассчитывайте покупную стоимость товаров, проданных в этот день;
из этой суммы выделяйте только ту часть, которая относится к товарам, уже оплаченным поставщику;
делайте в КУДиР одну запись о расходе за день на основании расчета и первичных документов.
Именно такой подход позволяет совместить требования закона и реальную жизнь. Вам не нужно расписывать каждый чек или каждый проданный товар отдельной строкой, но при этом вы соблюдаете хронологию и можете обосновать сумму расходов.
Разберем по шагам, на что опираться при записи в КУДиР. Для отражения стоимости проданных товаров в расходах желательно иметь следующий комплект документов:
документы на поступление товара от поставщика: накладные, УПД, товарные накладные;
документы, подтверждающие оплату поставщику: платежные поручения, кассовые документы, выписки банка;
документы, подтверждающие реализацию в рознице: кассовые отчеты, Z-отчеты, отчеты о розничных продажах, товарные отчеты, внутренние реестры продаж;
внутренний расчет стоимости реализованных товаров за день или другой период;
при необходимости — учетную политику или внутренний порядок, где закреплен метод оценки товаров.
Чем лучше оформлен внутренний расчет, тем спокойнее будет проверка. Особенно если учет вы ведете вручную.
Здесь находится ключ к правильному расходу. Нельзя просто взять сумму закупок за месяц и записать ее в расход. Нужно определить стоимость тех товаров, которые фактически реализованы. Для этого используйте один из допустимых методов оценки покупных товаров.
Разберем подробнее методы, которые применяют при УСН:
по стоимости единицы товара — удобно, если товар индивидуален, дорогостоящий или учет легко вести поштучно;
по средней стоимости — удобно, если поступления одного и того же товара идут по разным ценам, а ассортимент повторяется;
ФИФО — списывайте сначала товары из наиболее ранних партий.
На практике для розницы чаще выбирают среднюю стоимость или ФИФО. Главное — закрепите выбранный способ последовательно и применяйте его одинаково.
Проанализируем ситуацию на простом примере. Один и тот же товар поступил двумя партиями:
10 единиц по 100 рублей;
10 единиц по 130 рублей.
Потом за день продали 8 единиц. Возникает вопрос: какую покупную стоимость списывать в расходы — 800 рублей, 920 рублей или другую сумму? Ответ зависит от выбранного метода оценки.
Если используете ФИФО, сначала считаем продажу за счет первой партии, и тогда стоимость 8 проданных единиц составит 800 рублей.
Если используете среднюю стоимость, сначала находим среднюю цену:
(10 × 100 + 10 × 130) / 20 = 115 рублей.
Тогда стоимость 8 проданных единиц составит 920 рублей.
Поэтому запись в КУДиР без метода оценки превращается в произвольную цифру. А налоговый учет произвольных цифр не любит. Именно поэтому предварительный расчет обязателен.
Разберем еще одну типичную ситуацию в рознице. Товар поступил несколькими поставками, но не весь еще оплачен. В продаже при этом участвует весь ассортимент. Что делать?
Здесь важно не перепутать складской учет с налоговым. Для налога на УСН в расходы включайте только ту часть стоимости проданных товаров, которая относится к оплаченным поставщику товарам.
Посмотрим на пример.
получили товар на 120 000 рублей;
поставщику оплатили только 70 000 рублей;
за месяц продали товар, покупная стоимость которого по расчету составила 50 000 рублей.
Если проданный товар входит в оплаченный остаток, всю сумму 50 000 рублей можно признать в расходах. Если же по вашему расчету часть реализованного товара относится к неоплаченным поставкам, эту часть в расходах пока не признавайте.
Главная идея такая: для расхода нужны одновременно и продажа, и оплата поставщику.
Разберем по шагам практический алгоритм, который удобно использовать каждый день.
Соберите документы за день: кассовый отчет, Z-отчет, товарный отчет, сведения по продажам.
Определите перечень товаров, реализованных за день.
Рассчитайте их покупную стоимость по выбранному методу: ФИФО, средней стоимости или стоимости единицы.
Проверьте, оплачены ли эти товары поставщику.
Составьте внутренний расчет «Стоимость реализованных и оплаченных товаров за день».
На основании этого расчета внесите одну строку в КУДиР.
В графе содержания операции формулировку делайте понятной. Например: «Признана в расходах покупная стоимость товаров, реализованных в розницу за день, по расчету». Рядом указывайте реквизиты расчета и документов, на основании которых сумма определена.
Это тоже важный практический вопрос. Если товар уже был оплачен поставщику ранее, а в текущий день произошла розничная реализация, то расход обычно признают на дату, когда выполнено последнее необходимое условие. Для розницы это чаще всего дата продажи, потому что оплата поставщику и принятие к учету уже были раньше.
Если же товар продан сегодня, но оплачиваете поставщику его позже, то расход возникнет позже — когда появится оплата поставщику. В этом случае просто продажи недостаточно.
Поэтому при заполнении книги всегда смотрите, какое условие исполнилось последним:
если сначала была закупка и оплата, а потом продажа — расход возникает на дату продажи;
если сначала была закупка и продажа, а оплата поставщику позже — расход возникает на дату оплаты поставщику;
если товар еще не принят к учету надлежащим образом — расхода нет, пока не оформите поступление.
С учетом требований по хронологии и розничной специфики наиболее безопасным будет такой подход:
не списывайте закупленный товар в момент поступления целиком;
не разбивайте книгу на каждую единицу товара и каждый чек, если это не требуется вашей моделью учета;
делайте сводную запись за день на сумму покупной стоимости проданных и оплаченных товаров;
подкладывайте к записи расчет, который расшифровывает сумму.
Именно этот вариант обычно лучше всего сочетает законность, удобство и доказуемость.
Рассмотрим подробнее, в каких случаях месячная запись может использоваться без явной логической ошибки. Это возможно, если:
вы фактически ведете ежедневный или регулярный внутренний учет продаж и остатков;
по итогам месяца составляете итоговый сводный расчет;
в любой момент можете показать, как из ежедневных продаж получилась месячная сумма расходов;
месячная запись не искажает отчетный период и не скрывает движение операций.
Но даже в этом случае безопаснее не ограничиваться только одной строкой за месяц без расшифровки. Для ручной КУДиР лучше, чтобы месячный итог сопровождался подробным приложением.
Выясним причину, почему квартальный вариант вызывает сомнения. Дело не в том, что квартал запрещен сам по себе, а в том, что КУДиР — это текущий налоговый регистр, а не просто итоговая таблица для расчета аванса. Если вы отражаете все расходы только в конце квартала, книга перестает выполнять функцию хронологического регистра.
Поэтому использовать квартал как единственную частоту записи нежелательно. Для внутренней сверки — да. Для основного способа ведения книги — лучше нет.
Поскольку вопрос касается ручного ведения, рассмотрим практический шаблон того, что должно быть в расчете. Это не унифицированная форма, но в нем полезно предусмотреть:
дату расчета;
период, за который он составлен;
наименование товаров или товарных групп;
количество реализованных товаров;
метод оценки стоимости;
покупную стоимость реализованных товаров;
отметку об оплате поставщику;
итоговую сумму, включаемую в расходы КУДиР;
ссылки на накладные, платежные документы, кассовые документы;
подпись ответственного лица.
Чем подробнее расчет, тем меньше вопросов к сводной записи.
Посмотрим на пример.
Магазин на УСН «доходы минус расходы» 12 марта реализовал товары в розницу. По данным учета покупная стоимость проданных за этот день товаров составила 18 400 рублей. Из них товары на 16 900 рублей уже были оплачены поставщикам, а товары на 1 500 рублей — еще нет.
В такой ситуации в расходы КУДиР за 12 марта включайте 16 900 рублей. Сумму 1 500 рублей перенесите на более позднюю дату — когда произойдет оплата поставщику.
В книге можно сделать одну запись за день на 16 900 рублей с основанием: расчет стоимости реализованных и оплаченных товаров за 12 марта, кассовые документы, накладные и платежные документы.
Проанализируем ошибочный подход. В апреле закупили товар на 300 000 рублей и полностью оплатили его поставщику. За апрель продали только часть этого товара, покупная стоимость которой составила 110 000 рублей.
Если записать в расходах КУДиР все 300 000 рублей, получится ошибка. Причина проста: не весь оплаченный товар реализован. В расходах апреля допустимо признать только 110 000 рублей — то есть стоимость реализованных товаров.
Остальная стоимость перейдет на тот период, когда соответствующие товары будут проданы.
Посмотрим на пример с отсрочкой оплаты поставщику. 5 мая магазин продал товар, покупная стоимость которого составила 9 000 рублей. Но поставщику за этот товар заплатили только 20 мая.
В таком случае на дату 5 мая стоимость товара еще не включайте в расходы КУДиР. Право на расход возникает 20 мая, когда выполнится последнее необходимое условие — оплата поставщику.
Это один из самых частых источников ошибок при ручном учете: товар продали, выручку отразили, а стоимость автоматически списали в расход, хотя поставщику еще не заплатили.
Рассмотрим подробнее ситуацию, когда номенклатура большая и вести поштучный учет вручную сложно. Здесь обычно используют один из двух рабочих подходов.
Этот вариант подходит, если ассортимент не слишком большой или учет в магазине организован аккуратно. По итогам дня формируйте перечень проданных товаров, рассчитывайте покупную стоимость каждой позиции и сводите результат в общий расчет.
Плюсы решения:
высокая точность;
легко показать связь между продажами и расходом;
проще проверить остатки и партии.
Минусы решения:
трудоемкость;
много ручной работы;
неудобно при широкой номенклатуре и частых продажах.
Этот вариант используют чаще, если розничных операций много. Вместо каждой единицы товара рассчитывайте стоимость реализованных товаров по однородным группам, при условии что такой подход не искажает учет и вы можете расшифровать итог.
Плюсы решения:
быстрее вести книгу;
удобнее для ручного учета;
проще делать дневные записи.
Минусы решения:
нужна аккуратная внутренняя методика;
нужно последовательно применять один и тот же способ;
нельзя допускать отрыва от реальных остатков и оплат поставщикам.
Если выбираете второй вариант, закрепите его внутренне и храните расчеты, подтверждающие итоговые цифры.
Помимо покупной стоимости самих товаров в торговле часто возникают дополнительные затраты: доставка, хранение, обслуживание, упаковка и другие расходы, непосредственно связанные с реализацией. Их не смешивайте автоматически со стоимостью товаров.
Рассмотрим подробнее. Такие расходы учитывайте по своим правилам и при наличии подтверждающих документов. При этом важно разделять:
покупную стоимость товара — это стоимость самого товара для перепродажи;
расходы, связанные с реализацией — доставка, обслуживание, хранение и т.п.
Их можно признать в расходах после фактической оплаты, но в КУДиР лучше не смешивать их без расшифровки в одну неясную сумму. Чем понятнее разнесены расходы, тем лучше.
В рознице часто возникает вопрос: если покупатель оплатил товар картой, а деньги зачислились на расчетный счет позже, влияет ли это на списание стоимости товара? Здесь нужно разделять доход и расход.
Для расхода на покупную стоимость товара решающими остаются условия по самому товару: принятие к учету, оплата поставщику и реализация. Способ оплаты покупателем — наличными или картой — не меняет сам принцип признания покупной стоимости товара. Но документы по выручке и дате продажи должны позволять установить момент реализации.
Поэтому при эквайринге ориентируйтесь на документы, подтверждающие продажу в рознице, и отдельно следите за тем, чтобы товар был оплачен поставщику.
Проанализируем ситуацию с возвратами. Если покупатель вернул товар, ранее проданный в розницу, то первоначально признанный доход корректируйте по правилам, которые применимы к вашей ситуации, а расход по стоимости возвращенного товара тоже требует корректировки.
Логика здесь простая: если реализация фактически отменена, то и расход в части стоимости такого товара нужно пересмотреть, потому что товар снова вернулся в остаток. При ручном учете удобно делать отдельный внутренний расчет возвратов, чтобы не потерять связь между первоначальной продажей и обратным движением товара.
Это одна из самых частых практических ситуаций в торговле. Здесь и нужен метод оценки товаров. Рассмотрим подробнее:
если товар однородный и регулярно поступает по разным ценам, удобно использовать среднюю стоимость;
если хотите списывать партии в порядке поступления, используйте ФИФО;
если товар индивидуален и важна точная идентификация, используйте стоимость единицы.
Самая частая ошибка — менять метод от месяца к месяцу в зависимости от того, какой дает более выгодную сумму расходов. Так делать не стоит. Выберите подход и применяйте его последовательно.
Да, это желательно. Даже если книгу ведете вручную, внутренний порядок учета должен объяснять:
какой метод оценки товаров вы используете;
как определяете сумму реализованных товаров;
как отделяете оплаченные поставщику товары от неоплаченных;
с какой периодичностью делаете расчеты для КУДиР.
Чем лучше описан порядок, тем легче защищать свои записи в КУДиР.
Теперь соберем все в прямой и понятный вывод.
Стоимость закупленного товара в КУДиР при УСН «доходы минус расходы» в розничной торговле не нужно обязательно списывать по каждому пробитому чеку и не обязательно по каждому товару отдельно.
Правильнее всего для ручного учета действовать так:
определять стоимость именно проданных товаров;
учитывать в расходах только ту часть, которая относится к оплаченным поставщику товарам;
делать сводную запись за день на основании расчета стоимости реализованных товаров;
при необходимости вести более подробный внутренний регистр, который расшифрует итоговую сумму.
Запись за месяц возможна как рабочий вариант при наличии подробной расшифровки, но ежедневный сводный способ безопаснее. Запись только раз в квартал как единственный способ ведения книги лучше не использовать.
Рассмотрим подробнее типичные ошибки, которые допускают при ручном ведении КУДиР:
списывают в расход весь купленный товар сразу после закупки;
списывают товар при продаже, не проверяя оплату поставщику;
не рассчитывают стоимость проданных товаров по выбранному методу оценки;
не хранят расчет, подтверждающий итоговую сумму сводной записи;
отражают расход одной строкой за квартал без внутренней хронологии;
смешивают покупную стоимость товара и прочие расходы на реализацию без расшифровки.
Если исключить эти ошибки, заполнение КУДиР становится гораздо понятнее.
Разберем практическую схему, которая реально помогает не запутаться.
Заведите отдельную папку или журнал расчетов стоимости реализованных товаров.
По каждому дню продаж собирайте кассовые документы и сведения по реализованным позициям.
Отдельно отмечайте, какие партии товаров уже оплачены поставщику.
Составляйте краткий расчет на день.
На его основании переносите итоговую сумму в КУДиР.
В конце месяца сверяйте остатки, оплаты поставщикам и сумму признанных расходов.
Такой подход снимает главный страх ручного учета: необходимость «разносить по книге» каждый чек и каждый товар отдельно.
Хотя вопрос касается ручного заполнения, рассмотрим и практическую сторону для пользователей 1С. Даже если саму книгу вы ведете на бумаге или в таблице, учетная система может помочь собрать расчетную базу.
В типовых решениях 1С обычно используют документы и отчеты, связанные с поступлением и розничной реализацией, например Поступление товаров, Отчет о розничных продажах, Книга учета доходов и расходов УСН. Они помогают:
увидеть поступление товара;
проверить оплату поставщику;
определить стоимость реализованных товаров;
сверить ручную КУДиР с учетными данными.
Но даже если 1С под рукой нет, сам принцип не меняется: для расходов нужен расчет реализованных и оплаченных товаров.
Подведем итог и сформулируем решение проблемы в самом прикладном виде.
При УСН «доходы минус расходы» в розничной торговле стоимость закупленного товара списывайте в КУДиР не по факту покупки, а по мере реализации и только в части товаров, оплаченных поставщику.
По каждому пробитому чеку отдельно списывать не обязательно. По каждому проданному товару отдельной строкой — тоже не обязательно. Для ручного учета наиболее удобный и безопасный вариант — отражать расход сводной записью за день на основании расчета покупной стоимости реализованных и оплаченных товаров.
Запись за месяц возможна, если у вас есть детальная расшифровка и можно восстановить хронологию операций. Но с практической точки зрения лучше ориентироваться на ежедневный сводный учет. Запись только раз в квартал как основной способ ведения КУДиР лучше не использовать.
Чтобы избежать ошибок, всегда проверяйте три условия: товар должен быть принят к учету, оплачен поставщику и реализован покупателю. А сумму расхода определяйте по выбранному методу оценки — ФИФО, по средней стоимости или по стоимости единицы товара.
Информация носит справочный характер.