← На главную

Многие бухгалтеры государственных учреждений при работе в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (1С:БГУ) сталкиваются с неожиданным поведением системы: при выводе авансового отчета на печать на лицевой стороне (в таблице «Бухгалтерские записи») формируются не сводные проводки по расходам (куда сотрудник потратил деньги), а проводки по кассе или банку — то есть операции по выдаче аванса. Рассмотрим подробнее, почему так происходит, является ли это ошибкой и как настроить печатную форму под требования учреждения.

Разберем причину: изменения в законодательстве и логика 1С

Проанализируем ситуацию с точки зрения методологии учета. Отсутствие проводок по отнесению на расходы на лицевой стороне авансового отчета — это не ошибка программы, а строгое следование требованиям Министерства финансов РФ.

Начиная с релизов 1.0.6 конфигурации 1С:БГУ, разработчики привели формирование печатной формы в соответствие с законодательством. Изначально это был Приказ Минфина России № 173н, который позже был заменен Приказом № 52н, регламентирующим форму авансового отчета (ф. 0504505). Согласно порядку заполнения этой формы:

1. Лицевая сторона документа: В таблицу «Бухгалтерские записи» выводятся исключительно проводки, связанные с движением денежных средств. Это суммы, полученные подотчетным лицом авансом (с указанием даты получения), а также операции по внесению неиспользованного остатка или выдаче перерасхода.
2. Оборотная сторона документа: Именно здесь детально расшифровываются сами расходы — на что были потрачены деньги и на какие аналитические счета бухгалтерского учета они списываются.

Таким образом, фирма «1С» реализовала алгоритм, который не позволяет выводить сводные проводки по расходам на первый лист, так как это является прямым нарушением утвержденного порядка заполнения формы 0504505.

Как вернуть привычный вид отчета: используем Внешнюю печатную форму (ВПФ)

Выясним, что делать, если бухгалтерия категорически требует выводить таблицу с бухгалтерскими записями по расходам на первом листе, ссылаясь на то, что «им так удобно». Вернуть старый алгоритм в типовую конфигурацию разработчики не будут, так как он противоречит методическим указаниям.

Оптимальным выходом в данной ситуации является использование Внешней печатной формы (ВПФ). Разберем по шагам, что это такое и как работает:

1. ВПФ — это отдельный файл (обработка), который подключается к информационной базе 1С без изменения основного (типового) кода программы.
2. Вам потребуется привлечь программиста 1С, который возьмет стандартный макет авансового отчета и доработает его логику так, чтобы в таблицу на титульном листе собирались проводки с оборотной стороны (со счетов расходов).
3. После подключения ВПФ в справочнике ДополнительныеОтчетыИОбработки, в документе «Аванс подотчетному лицу» в кнопке «Печать» появится новый пункт, например, «Авансовый отчет (с расходами на 1 листе)».

Такой подход сохраняет базу на типовой поддержке (что крайне важно для регулярных обновлений государственного сектора) и одновременно удовлетворяет внутренние потребности бухгалтерии.

Настройка ориентации страницы при печати (Альбомная vs Книжная)

Еще одна частая проблема, обсуждаемая пользователями: типовой авансовый отчет часто формируется в альбомной (ландшафтной) ориентации, тогда как бухгалтеры требуют распечатывать его в книжной (портретной), чтобы он занимал весь лист вертикально. Посмотрим, как легко решить эту задачу без программирования, используя встроенные инструменты платформы 1С.

Когда вы сформировали печатную форму на экране (режим предварительного просмотра), выполните следующие действия:

1. Откройте системное меню: нажмите кнопку «Еще» в правом верхнем углу окна печатной формы (или перейдите в меню Файл в главном меню платформы).
2. Выберите пункт «Параметры страницы...».
3. В открывшемся диалоговом окне найдите блок Ориентация и переключите настройку с «Ландшафт» на «Портрет».
4. Чтобы широкая таблица не обрезалась при вертикальной печати, в этом же окне найдите блок Масштаб и выберите опцию «По ширине страницы».
5. Нажмите кнопку «ОК».

Платформа 1С автоматически запомнит эти настройки для текущего пользователя. Все последующие авансовые отчеты будут выводиться на печать сразу в книжной ориентации с автоматическим подгоном масштаба под ширину листа.

Переход на новые электронные форматы (ф. 0504520) и БГУ 2.0

В завершение проанализируем современные тенденции. Если ваше учреждение до сих пор работает в 1С:БГУ редакции 1.0 (например, релизы 1.0.67), настоятельно рекомендуем запланировать переход на редакцию 2.0. Первая редакция является морально устаревшей.

Кроме того, в связи с повсеместным переходом государственного сектора на электронный документооборот (ЭДО) согласно Приказу Минфина № 61н, классический бумажный Авансовый отчет (ф. 0504505) постепенно выводится из оборота. На смену ему пришел «Отчет о расходах подотчетного лица» (ф. 0504520).

В новой редакции 1С:БГУ 2.0 механизмы работы с подотчетными лицами полностью переработаны под ЭДО. Формируются документы «Решение о командировании», а затем электронные отчеты о расходах, где логика отражения проводок строго контролируется самой структурой электронного документа. Использование устаревших бумажных форм оправдано только в исключительных случаях, когда техническая реализация ЭДО временно невозможна.