← На главную

В бюджетных учреждениях, работающих в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2.0 (БГУ 2.0), часто возникает задача контролировать расходование средств по коду финансового обеспечения (КФО) 5 «Субсидии на иные цели». Для детализации этих расходов используется дополнительная аналитика — «Код цели», которая указывается в документах, например, в «Заявке на кассовый расход» (ЗКР). Однако при попытке построить стандартный отчет, например, «Сводные данные об исполнении плана ФХД», поле «Виды целевых средств» оказывается пустым, несмотря на то, что в первичных документах все заполнено. Разберем, почему так происходит и как получить нужный отчет.

Причина проблемы: почему стандартные отчеты не видят «Код цели»?

Основная причина кроется в архитектуре 1С и принципах построения отчетов. Большинство стандартных бухгалтерских отчетов формируются не на основе данных из табличных частей документов, а на основе остатков и оборотов по регистрам бухгалтерии. Чтобы аналитика появилась в отчете, она должна быть одним из разрезов учета, то есть субконто на счетах.

В нашем случае «Код цели» — это просто реквизит в документе Заявка на кассовый расход. Он не записывается в движения по счетам санкционирования (500-е), денежных средств (201.11) или забалансовым счетам (17, 18) как отдельная аналитика (субконто). Поэтому отчет «Сводные данные об исполнении плана ФХД», который обращается к данным этих счетов, просто не находит информацию в нужном разрезе и оставляет колонку пустой.

Даже если в настройках отчета есть поле для отбора или группировки по «Видам целевых средств», оно будет работать, только если эта аналитика является субконто на счетах, по которым строится отчет. Часто такие поля переносятся из предыдущих версий программы (например, БГУ 1.0), где методология учета могла отличаться.

Решение 1: Методологически верный подход (требует изменения учета)

Если требуется регулярная и системная отчетность, которую можно будет формировать стандартными средствами, рекомендуется привести учет в соответствие с методологией, заложенной в БГУ 2.0. Есть два основных пути.

1. Использование дополнительной классификации в КПС. Это наиболее правильный и рекомендуемый разработчиками 1С способ. Вместо отдельного справочника «Коды цели» вы можете использовать поле «Дополнительная классификация» в составе справочника КПС (Классификационные признаки счетов). В этом случае аналитика станет неотъемлемой частью бюджетной классификации и будет автоматически отражаться во всех регистрах и стандартных отчетах. Однако этот способ может не подойти, если дополнительная классификация уже используется для других целей (например, для разделения материальных запасов).
2. Добавление субконто на счета. Вы можете вручную изменить план счетов и добавить субконто «Виды целевых средств» на необходимые счета (например, 502.11, 502.12, 18.01 и т.д.). Это серьезное вмешательство в конфигурацию. Оно потребует перепроведения документов за период и может усложнить дальнейшие обновления программы. К этому способу стоит прибегать только в крайнем случае и при наличии квалифицированного специалиста.

Решение 2: Настройка отчета «Реестр платежных документов» (без изменения учета)

Это самый простой и быстрый способ получить нужные данные, не меняя конфигурацию и методологию учета. Отчет Реестр платежных документов позволяет выводить в колонки реквизиты из документов-оснований, чем мы и воспользуемся.

Рассмотрим по шагам, как его настроить:

1. Перейдите в раздел «Денежные средства» → «Отчеты по денежным средствам» → Реестр платежных документов.
2. Нажмите кнопку «Настройки...».
3. В открывшемся окне переключите вид настроек на «Расширенный».
4. Перейдите на вкладку «Поля и сортировки». Здесь отображаются колонки, которые будут выведены в отчет.
5. Нажмите кнопку «Добавить». Откроется окно «Выбор поля».
6. Найдите в списке поле Документ исполнения (или аналогичное поле, которое ссылается на вашу Заявку на кассовый расход). Раскройте его, нажав на «+».
7. Внутри документа найдите ссылку на табличную часть (например, «Расшифровка платежа») и раскройте ее.
8. Найдите и выберите ваше поле «Код цели». Нажмите «ОК».
9. Теперь перейдите на вкладку «Структура». Чтобы сгруппировать данные, перетащите добавленное поле «Код цели» из списка «Поля» в область «Колонки» или «Строки».
10. Сформируйте отчет. Вы получите список платежей, сгруппированный по кодам цели, с суммами и другими необходимыми данными.

Этот способ удобен тем, что он напрямую «заглядывает» в документы и вытаскивает оттуда нужную информацию, минуя регистры бухгалтерии. Вы можете сохранить эту настройку отчета, чтобы использовать ее в будущем.

Решение 3: Универсальный отчет или собственная разработка

Если предыдущий способ по каким-то причинам не подошел, остаются еще два варианта.

Универсальный отчет по документам
В БГУ 2.0 есть мощный инструмент — Универсальный отчет. С его помощью можно получить данные практически из любого объекта системы.

• Выберите в качестве объекта документ, например, Заявка на кассовый расход.
• В качестве основной таблицы выберите его табличную часть (например, «Расшифровка платежа»).
• В настройках выведите нужные поля: «Код цели», «Сумма», «КФО», «КПС» и другие.
• Настройте отборы (по КФО=5, периоду, статусу «Исполнен») и группировки.

Этот отчет также позволяет получить нужный срез данных, но его настройка может показаться чуть сложнее, чем у «Реестра платежных документов».

Создание собственного отчета
Это крайняя мера, к которой прибегают, когда стандартные инструменты не обеспечивают нужной гибкости. Вы можете обратиться к программисту для создания внешнего отчета, который будет с помощью запроса собирать данные из табличных частей документов Заявка на кассовый расход или Кассовое выбытие и выводить их в требуемом виде. Это гарантирует получение нужного результата, но влечет за собой затраты на разработку и поддержку.

Подведем итог: для оперативного контроля без изменения учета идеальным решением является настройка отчета «Реестр платежных документов». Если же требуется полное соответствие методологии 1С и работа со всеми стандартными отчетами, стоит рассмотреть переход на использование дополнительной классификации в КПС. Для этого можно изучить методическое руководство по использованию дополнительной бюджетной классификации для контроля расходов.