Как правильно рассчитать среднесписочную численность (ССЧ) за неделю или неполный месяц в 1С:ЗУП

При подготовке отчетов для вышестоящих организаций или внутренних нужд бизнеса мы часто сталкиваемся с требованием предоставить среднесписочную численность (ССЧ) за неделю или произвольный период. Однако стандартные отчеты в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (например, «Численность и текучесть кадров») выдают цифры, которые на первый взгляд кажутся нелогичными: вместо ожидаемых 60 человек программа показывает 14. Рассмотрим подробнее, почему так происходит, и разберем методологию расчета, чтобы вы могли обосновать свои данные перед руководством.

Методология Росстата: почему 1С выдает «заниженные» цифры

Для начала проанализируем ситуацию с точки зрения официального законодательства. Основным документом, регулирующим расчет численности, является Приказ Росстата (актуальная редакция — № 832 от 22.12.2023). Согласно указаниям, ССЧ — это статистический показатель, который жестко привязан к полному календарному месяцу.

Рассмотрим стандартную формулу расчета за месяц:

ССЧ = (Сумма списочной численности за каждый календарный день месяца) / (Количество календарных дней в месяце)

Выясним причину ошибки в расчетах за неделю. Если вы формируете отчет в 1С за период с 10-го по 16-е число (7 дней) при общем штате в 60 человек, программа выполняет следующие действия:

1. Суммирует численность за каждый из 7 дней: 60 * 7 = 420 человеко-дней.
2. Делит полученную сумму на общее количество дней в месяце (например, 30 для апреля).
3. Результат: 420 / 30 = 14.

С точки зрения методологии Росстата (п. 73.8 указаний), это абсолютно корректно для организаций, работавших неполный период. Программа «растягивает» вашу недельную отработку на весь месяц, показывая среднюю нагрузку предприятия за отчетный период.

Управленческий учет против статистического: как получить «реальное» число

Если вышестоящая организация требует данные за неделю и хочет видеть число «60», они имеют в виду не Среднесписочную численность в терминах Росстата, а среднее арифметическое количество сотрудников за период. Посмотрим, как аргументировать свою позицию или настроить отчетность под эти требования.

Разберем по шагам, как получить нужное число для управленческого отчета:

1. Определите цель отчета. Если отчет подается в статистику (форма П-4) — используйте данные 1С (14 человек). Если это внутренний запрос — вам нужно простое среднее (60 человек).
2. Используйте альтернативные отчеты. Вместо специализированного отчета «Численность и текучесть кадров», попробуйте использовать отчет «Заполненность штатного расписания» или «Анализ штатного расписания». Сформируйте их на конкретные даты и убедитесь, что количество занятых ставок соответствует реальности.
3. Настройка периодичности. В настройках отчетов 1С (кнопка «Настройки» -> вкладка «Поля и сортировки» или «Структура») можно попробовать установить детализацию «По дням». Это позволит выгрузить ежедневные данные в Excel, где вы сможете суммировать их и поделить на количество дней в неделе (на 7, а не на 30).

Кого нужно исключать из расчета (важные нюансы)

Важно помнить, что Списочная численность и Среднесписочная численность — это разные величины. Даже если вы считаете среднее за неделю вручную, проанализируем категории сотрудников, которые не включаются в ССЧ согласно законодательству (п. 73.1 Указаний):

• Сотрудницы в отпусках по беременности и родам.
• Сотрудники в отпусках по уходу за ребенком (за исключением работающих на условиях неполного рабочего времени).
• Работники, обучающиеся в образовательных организациях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы.

Важно: Те, кто находится на больничном, в ежегодном отпуске или в командировке, включаются в ССЧ как целые единицы за каждый календарный день.

Реализация через универсальный отчет или программную доработку

Если вам требуется регулярно сдавать такой «нестандартный» отчет, рассмотрим вариант использования Универсального отчета по регистрам накопления. Данные о численности в 1С:ЗУП хранятся в регистрах, которые можно проанализировать напрямую.

Для программиста или продвинутого пользователя алгоритм будет следующим:

// Пример логики получения данных из регистра накопления "ЗанятыеПозицииШтатногоРасписания"
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = 
    "ВЫБРАТЬ
    |	СУММА(ЗанятыеПозиции.КоличествоСтавок) КАК ВсегоСтавок,
    |	ЗанятыеПозиции.Период КАК Дата
    |ИЗ
    |	РегистрНакопления.ЗанятыеПозицииШтатногоРасписания КАК ЗанятыеПозиции
    |ГДЕ
    |	ЗанятыеПозиции.Период МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
    |СГРУППИРОВАТЬ ПО
    |	ЗанятыеПозиции.Период";
// Полученную сумму ставок за каждый день периода нужно поделить на количество дней в этом периоде.

Рекомендации для общения с проверяющими

В спорах с «вышестоящими инстанциями» рекомендуем использовать следующую аргументацию:

1. Официального определения термина «Среднесписочная численность за неделю» в российском законодательстве не существует.
2. Любое использование термина «Среднесписочная» (ССЧ) обязывает нас следовать правилам Росстата, которые предписывают деление на количество дней в месяце.
3. Если требуется показатель «сколько людей в среднем работало в эти 7 дней», то это показатель «Средняя численность за период», рассчитываемый как среднее арифметическое.

Таким образом, мы выяснили, что 1С:ЗУП работает корректно в рамках заложенной методологии. Для получения нестандартных показателей используйте ручную корректировку через Excel на основе ежедневных данных или настройте Универсальный отчет по регистрам занятости сотрудников.