Довольно часто кадровики и расчетчики сталкиваются с ситуацией, когда сотрудник меняет фамилию (например, в связи с вступлением в брак или расторжением брака), и возникает необходимость отразить этот факт в учетной системе. Разберем подробнее, как в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 устроена работа с документами ЗАГС, где хранятся их номера и как правильно методологически оформлять такие изменения.
Для начала проанализируем, как в типовой конфигурации предусмотрена смена личных данных. Смена фамилии регистрируется непосредственно в карточке справочника ФизическиеЛица. Для этого используется специальная ссылка Сменить ФИО (или просмотр через История ФИО).
В открывшемся окне мы указываем новую фамилию и дату, с которой эти изменения вступают в силу. Важно понимать, что специализированного поля под реквизиты документа-основания (например, свидетельства о браке) в этом окне по умолчанию не предусмотрено. Программа просто сохраняет историю изменений ФИО. Разработчики исходят из того, что единственный документ из ЗАГСа, жестко востребованный в алгоритмах программы (для пособий и обмена с СФР) — это справка о рождении ребенка.
Если специфика вашего документооборота требует обязательного вывода номера документа ЗАГС в различные внешние печатные формы (например, приложения к приказам или внутренние уведомления), рассмотрим несколько вариантов решения этой задачи без изменения типового кода конфигурации.
ВидыДокументовФизическихЛиц. После этого в карточке физического лица по ссылке Все документы мы можем создать новую запись, выбрав добавленный тип документа. Там мы сможем указать его серию, номер, дату выдачи и орган ЗАГС. Данные оттуда разработчики внешних печатных форм смогут легко получать и выводить в бланки.ФизическиеЛица или Сотрудники. Кадровик сможет заполнять его вручную, а внешняя печатная форма — обращаться к этому свойству.Посмотрим на ситуацию с другой стороны. Зачастую формирование внутренних печатных форм о смене фамилии — это пережиток старых кадровых регламентов. Как правило, подтверждение нужно лишь для того, чтобы подшить его в личное дело.
Вместо усложнения печатных форм мы рекомендуем использовать встроенный механизм Присоединенные файлы. Достаточно отсканировать предоставленное сотрудником свидетельство о браке и прикрепить картинку или PDF-файл напрямую к его карточке в 1С. Это полностью снимает вопросы проверяющих об обоснованности смены ФИО и избавляет от необходимости генерировать лишние бумажные документы (в случае автора темы проблема решилась просто оставлением пустых полей в бланках).
Проанализируем частую ошибку, которая всплыла в ходе обсуждения данной задачи. Пользователи пытались распечатать форму о смене фамилии из документа КадровыйПеревод (или "Кадровое перемещение", как его называли в старых версиях).
Методологически это грубая ошибка учетной системы! Документ КадровыйПеревод предназначен исключительно для изменения существенных условий трудового договора. К ним относятся:
Изменение персональных данных, включая смену фамилии, имени или отчества, не требует создания документа кадрового перевода. Все изменения фиксируются напрямую в карточке физического лица, и программа автоматически учитывает их во всех последующих кадровых приказах, расчетных листках и регламентированной отчетности начиная с указанной даты изменения.