← На главную

При работе с функционалом «Путевые листы» в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП 3.0) пользователи часто сталкиваются с рядом ограничений, особенно если типовое решение не полностью соответствует специфике их учета. В частности, к таким проблемам относятся сложности с автоматическим списанием топлива по факту, учет различных видов топлива для одного транспортного средства, а также операции по возврату топлива и сезонному изменению норм расхода. Давайте подробнее рассмотрим эти проблемы и возможные пути их решения.

Функционал «Путевые листы» в 1С:Бухгалтерия 3.0 появился начиная с релиза 3.0.74. Он предназначен для автоматизации учета расходов на топливо для автотранспорта и может использоваться для отражения покупки и учета расхода топлива. Однако для полноценного и гибкого учета, особенно в организациях с большим автопарком или сложными требованиями, часто требуются доработки.

Проблема 1: Отсутствие автоматического списания топлива по факту

Одна из основных проблем, с которой сталкиваются пользователи, – это необходимость ручного списания топлива по факту. Стандартный функционал БП 3.0, начиная с релиза 3.0.74, позволяет отражать поступление топлива и его выдачу, но автоматическое списание израсходованного объема может быть недостаточно гибким или отсутствовать в требуемом виде.

Суть проблемы: Документ «Путевой лист» в типовой конфигурации отражает движение топлива, но механизм его списания часто требует ручной корректировки или дополнения. Если путевые листы формируются во внешней программе, то списание ГСМ обычно отражается документом Расход материалов (Требования-накладные).

Возможные решения и подходы:

1. Доработка документа «Путевой лист»: Мы можем расширить функционал типового документа, добавив в него возможность автоматического расчета и проведения списания топлива по факту, основываясь на данных пройденного километража и норм расхода, указанных в документе. Для этого потребуется внести изменения в модуль объекта документа Путевой лист или создать отдельную обработку, которая будет анализировать данные путевых листов и формировать необходимые проводки.
2. Использование регламентных операций: В стандартной конфигурации при приобретении топлива по топливной карте документ Путевой лист формирует проводки по дебету счета 10.03.2 "Топливо в баке транспортного средства" только по количеству. Списание по сумме происходит регламентной операцией Корректировка стоимости номенклатуры. Мы можем рассмотреть возможность доработки этого механизма для более гибкого списания по факту с учетом фактической себестоимости.
3. Дополнительный документ «Списание ГСМ»: Если стандартный «Путевой лист» неудобен для автоматизации, можно создать собственный документ «Списание ГСМ», который будет формироваться на основании данных путевых листов (например, из внешних источников) и выполнять все необходимые проводки по списанию топлива с 10.03.2 на затратные счета.

Проблема 2: Учет разных видов топлива для одного транспортного средства

Это одна из наиболее острых и часто обсуждаемых проблем. В реальной практике одно транспортное средство может использовать разные виды топлива, например, АИ-92 и АИ-95, или сочетать бензин с газом. Стандартный функционал 1С:БП 3.0 позволяет указать только один вид топлива в карточке транспортного средства, что значительно затрудняет автоматизированный учет.

Суть проблемы: Типовая конфигурация не предусматривает детализированный учет различных видов топлива для одного и того же автомобиля. Это вынуждает пользователей либо упрощать учет (что не всегда допустимо), либо выполнять проводки вручную.

Возможные решения и подходы:

1. Обходные пути в типовых решениях (при допустимости):
   • Не делим топливо по видам: В некоторых случаях, если это допускает учетная политика организации и не критично для налогового или управленческого учета, пользователи могут не делить топливо по видам, учитывая его как единую номенклатуру. Однако это сильно упрощает картину и может быть неприемлемо.
   • Использование специализированных решений: Для организаций с серьезными требованиями к учету ГСМ и автопарка существуют отраслевые решения, такие как 1С:Управление автотранспортом (1С:УАТ). В таких системах предусмотрен функционал для учета нескольких видов топлива в одном автомобиле с помощью аналогов ГСМ. Мы можем настроить справочники, расчет нормативного расхода и работу с путевыми листами для таких случаев. В 1С:УАТ, например, для одной модели транспортного средства определяется только одна позиция номенклатуры ГСМ, но можно указать любое количество аналогов.
2. Внешние доработки и обработки для 1С:Бухгалтерия:

   Наиболее гибкое решение – это создание собственных доработок. Мы можем реализовать следующее:

   • Расширение справочника «Транспортные средства»: Добавим табличную часть или дополнительный реквизит, который позволит указывать несколько видов топлива для одного транспортного средства, а также соответствующие нормы расхода для каждого вида.
   • Модификация документа «Путевой лист»: Расширим табличную часть документа, чтобы пользователь мог указывать, какой именно вид топлива был заправлен и какой израсходован. При этом мы должны предусмотреть возможность автоматического выбора вида топлива на основе данных заправки или указаний пользователя.
   • Механизм расчета нормативного расхода: Создадим алгоритм, который будет рассчитывать нормативный расход индивидуально для каждого вида топлива, учитывая пробег и установленные нормы.
   • Автоматическое распределение: Реализуем автоматическое распределение выданного и израсходованного топлива по видам, что позволит корректно отражать проводки для каждого типа ГСМ. Например, если в баке уже есть АИ-92, а заправляют АИ-95, система должна корректно учесть обе позиции.
   • Отражение в проводках: Доработаем документ для формирования корректных проводок по дебету счета 10.03.2 с соответствующим видом топлива в разрезе номенклатуры.
3. Учет без документа «Путевой лист» (в упрощенном варианте):

   Если функционал «Путевые листы» не используется или его доработка кажется слишком сложной, мы можем вести учет на счете 10.03.1 "Топливо на складе". В этом случае:

   • Поступление топлива отражается документом Поступление (акт, накладная, УПД) – Товары (накладная, УПД).
   • Списание топлива на расходы осуществляется документом Требование-накладная. В этом документе мы можем указать различные виды топлива как отдельные позиции номенклатуры. Однако это не автоматизирует учет топлива в баках и требует более ручного контроля остатков.

Проблема 3: Возврат топлива из бака на склад и перемещение между баками

Еще одной частой задачей является учет операций по возврату неиспользованного топлива из бака транспортного средства обратно на склад (например, при списании автомобиля) или перемещение топлива из бака одного автомобиля в бак другого.

Суть проблемы: Типовая 1С:БП 3.0 не имеет стандартных документов для прямого и удобного учета таких операций, особенно с корректным заполнением аналитики по транспортным средствам.

Возможные решения и подходы:

1. Использование «Операции, введенной вручную»:

   В 1С:Бухгалтерия предприятия перемещение топлива со счета 10.03.1 "Топливо на складе" на счет 10.03.2 "Топливо в баке транспортного средства" и обратно не всегда может быть отражено документом Перемещение товаров, так как этот документ не позволяет заполнить субконто «транспортные средства» для счета 10.03.2.

   Решение: Мы можем использовать документ Операция, введенная вручную для отражения таких перемещений. Например, для возврата топлива на склад:

   ДЕБЕТ 10.03.1 (Склад) КРЕДИТ 10.03.2 (Транспортное средство)

   При этом необходимо вручную указать количество, сумму и аналитику (склад, транспортное средство, номенклатура).

2. Доработка или создание нового документа:

   Для автоматизации и упрощения таких операций мы можем разработать собственный документ, например, «Слив ГСМ» или «Перемещение ГСМ», который будет:

   • Позволять выбрать исходное и целевое транспортное средство или склад.
   • Автоматически заполнять информацию о топливе и его количестве.
   • Формировать корректные проводки между счетами 10.03.1 и 10.03.2 с необходимой аналитикой.

   В некоторых специализированных конфигурациях (например, 1С:ERP Агропромышленный комплекс) уже есть документы типа Перемещение ГСМ из бака техники или Слив ГСМ с транспортного средства на склад, что подтверждает необходимость такого функционала.

Проблема 4: Учет зимних и летних норм расхода

Нормы расхода топлива могут меняться в зависимости от сезона (летние/зимние нормы), что является важным фактором для корректного списания ГСМ и соблюдения законодательства. Однако реквизит нормы расхода топлива в карточке транспортного средства в типовой конфигурации не является периодическим.

Суть проблемы: Отсутствие периодического реквизита для норм расхода требует ручной корректировки или доработки для автоматического применения сезонных норм.

Возможные решения и подходы:

1. Ручная корректировка: Самый простой, но трудоемкий способ – это вручную менять значение нормы расхода в карточке транспортного средства перед началом нового сезона, либо корректировать норму прямо в каждом документе Путевой лист. Это приемлемо для небольшого автопарка, но становится неудобным для большого количества машин.
2. Доработка механизма норм расхода:

   Мы можем создать дополнительный регистр сведений, который будет хранить нормы расхода топлива для каждого транспортного средства с указанием периода действия (с какой даты действует норма). Например:

   Скопировать код

   
   РегистрСведений.НормыРасходаГСМ (Периодический)
   Измерение: ТранспортноеСредство (СправочникСсылка.ТранспортныеСредства)
   Ресурс: НормаРасходаЛето (Число)
   Ресурс: НормаРасходаЗима (Число)
   

   Или более гибко, с привязкой к виду топлива:

   Скопировать код

   
   РегистрСведений.НормыРасходаГСМПоВидам (Периодический)
   Измерение: ТранспортноеСредство (СправочникСсылка.ТранспортныеСредства)
   Измерение: ВидТоплива (СправочникСсылка.Номенклатура)
   Ресурс: НормаРасхода (Число)
   Реквизит: Сезон (ПеречислениеСсылка.Сезоны) // Летний, Зимний
   

   Затем, при создании или заполнении документа Путевой лист, мы можем доработать форму документа или его модуль, чтобы система автоматически подтягивала актуальную норму расхода на дату документа, учитывая текущий сезон (который определяется по текущей дате) и вид топлива.

   Для определения сезона можно использовать простую функцию, которая по дате определяет, является ли она зимней или летней (например, с 1 ноября по 31 марта – зима, остальное – лето).

Общие сведения о функционале «Путевые листы» в 1С:БП 3.0

Для понимания того, что мы дорабатываем, давайте кратко вспомним, как работает типовой функционал «Путевые листы» в 1С:БП 3.0:

1. Включение функционала: Для использования «Путевых листов» необходимо активировать соответствующую опцию в настройках функциональности программы. Мы заходим в раздел Главное -> Функциональность -> закладка Запасы и устанавливаем флажок Учет путевых листов.
2. Новые счета учета: В план счетов добавлены субсчета 10.03.1 "Топливо на складе" и 10.03.2 "Топливо в баке транспортного средства". Счет 10.03.2 предназначен специально для учета топлива по путевым листам в разрезе транспортных средств (это важно для аналитики).
3. Вспомогательный счет 76.15: Появился вспомогательный счет 76.15 "Приобретение по топливным картам". Он используется для учета количества топлива, поступившего по топливным картам, без отражения суммы до момента получения документов от поставщика.
4. Справочник «Транспортные средства»: Добавлен новый справочник, в котором мы регистрируем все транспортные средства организации, указывая их основные характеристики, включая основной вид топлива и норму расхода.
5. Документ «Путевой лист»:
   • В документе Путевой лист мы указываем данные о транспортном средстве, водителе, норме расхода, а также счете и статье затрат, на которые будет отнесено топливо.
   • При приобретении топлива по топливной карте документ Путевой лист формирует проводки по дебету счета 10.03.2 только на количество (Кт 76.15).
   • При оплате топлива наличными или банковской картой – на количество и сумму (Кт 60.01 или 71.01).
   • Списание израсходованного топлива по путевому листу (по количеству без суммы) отражается при проведении документа. Суммовая оценка списанного топлива производится регламентной операцией Корректировка стоимости номенклатуры.
   • Поступление первичных документов от поставщика по топливным картам отражается документом Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Топливо.

Заключение

Как мы видим, типовой функционал 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 для учета путевых листов и ГСМ, хоть и является полезным стартом, часто оказывается недостаточным для организаций со сложными или специфическими требованиями. Он больше подходит для нетранспортных организаций, использующих легковые автомобили и имеющих относительно простой учет.

Для решения проблем, связанных с учетом разных видов топлива, списанием по факту, возвратом топлива на склад и применением сезонных норм расхода, мы чаще всего прибегаем к доработкам типовой конфигурации или рассматриваем внедрение специализированных решений, таких как 1С:Управление автотранспортом. Выбор подхода зависит от глубины проблемы, требуемой детализации учета и бюджета на автоматизацию. Важно тщательно проанализировать свои потребности и выбрать оптимальный путь, который обеспечит как корректность учета, так и удобство работы пользователей.