← На главную

Ситуация перехода организации с «серой» или «черной» схемы оплаты труда на полностью прозрачную («белую») систему часто ставит перед бухгалтером и кадровиком сложную задачу. Если раньше часть дохода выплачивалась неофициально, то при расчете отпускных по правилам законодательства средний заработок сотрудника окажется значительно ниже его реального привычного дохода за последние 12 месяцев. Это может привести к недовольству персонала и кадровым рискам.

В данной статье мы подробно разберем, как технически реализовать увеличение среднего заработка в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, проанализируем риски прямого вмешательства в регистры и рассмотрим легальные способы доплаты сотрудникам до их фактического уровня дохода.

Способ №1: Корректировка регистров через документ «Перенос данных»

Рассмотрим самый быстрый технический способ, который позволяет «подсунуть» программе нужные цифры для расчета среднего заработка без необходимости пересчитывать налоги за прошлые периоды. Этот метод основан на прямой записи в регистры накопления, которые программа использует при формировании калькулятора среднего заработка в документе Отпуск.

Выполним следующие шаги для корректировки данных:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Перенос данных.
2. Создадим новый документ. В качестве даты документа укажем текущее число, но важно понимать, что записи внутри документа будут относиться к прошлым периодам.
3. Нажмем кнопку Настройка состава регистров.
4. На закладке Регистры накопления выберем Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий). Если корректировка касается также среднего для пособий (больничных), выберем дополнительно Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС).
5. В появившейся табличной части добавим строки за каждый месяц расчетного периода (предыдущие 12 месяцев), где сумма была занижена.
6. Важный нюанс: В графе «Период» указываем первое число месяца, который мы корректируем. В графе «Сумма» указываем только ту разницу (дельту), на которую мы хотим увеличить официальный доход.
7. Помимо сумм, обратим внимание на регистр Данные о времени для расчета среднего заработка (общий). Если мы просто увеличим сумму, но не проверим отработанные дни, средний заработок может рассчитаться некорректно. Однако чаще всего дни в системе уже отражены верно на основании табелей «белой» зарплаты.

Проанализируем результат: после проведения документа Перенос данных, при создании нового документа Отпуск, в калькуляторе расчета среднего заработка мы увидим, что суммы за прошлые месяцы увеличились на введенные нами значения. При этом ручная правка в самом документе Отпуск (которая подсвечивается жирным шрифтом и часто смущает расчетчиков) не потребуется.

Способ №2: Использование документа «Ввод данных для расчета среднего заработка»

Разберем более специализированный интерфейс, который разработчики 1С предусмотрели для ввода входящих остатков при начале работы в программе. Его также можно использовать для нашей задачи, и это выглядит более аккуратно, чем работа с универсальным документом «Перенос данных».

Посмотрим, как это работает:

1. Зайдем в раздел Зарплата — См. также — Ввод данных для расчета среднего заработка.
2. Создадим документ для конкретного сотрудника.
3. Этот документ позволяет в удобном табличном виде заполнить данные о заработке, премиях и отработанном времени за любые месяцы.
4. Данный способ удобен тем, что программа сама контролирует структуру записей в нужные регистры, минимизируя риск технических ошибок.

Однако стоит помнить, что этот документ обычно используется для периодов, по которым в текущей базе 1С еще не было начислений. Если в базе уже есть начисления за прошлый год, использование этого документа может привести к дублированию или конфликту данных. Поэтому перед массовым применением проанализируем ситуацию на одном сотруднике в копии базы.

Способ №3: Легальная доплата до фактического заработка

Выясним причину, почему опытные бухгалтеры и аудиторы часто выступают против прямой корректировки регистров среднего заработка. Основная проблема — это несоответствие данных в отчетах 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1 за прошлые периоды тем цифрам, которые теперь фигурируют в расчете отпуска. Если налоговая инспекция увидит, что отпускные рассчитаны из базы 50 000 руб., а взносы в прошлом году платились с 20 000 руб., это станет прямым поводом для проверки на предмет «серых» зарплат.

Рассмотрим альтернативный, полностью законный путь — установление Доплаты до фактического заработка на период отпуска.

Для реализации этого метода в 1С:ЗУП 3.1 выполним следующие настройки:

1. Настроим новое начисление в разделе Настройка — Начисления.
2. Назовем его, например, «Доплата до фактического оклада во время отпуска».
3. В качестве формулы укажем разницу между текущим окладом (или желаемой суммой) и рассчитанным средним заработком. Формула может выглядеть так: Макс(Оклад / НормаДней * ВремяВРезерве - РасчетнаяБаза, 0), где РасчетнаяБаза — это сумма начисленных отпускных.
4. Укажем, что данное начисление выполняется, если введен вид учета времени Отпуск.
5. Пропишем возможность такой доплаты в Локальном нормативном акте (ЛНА) организации или в коллективном договоре.

Такой подход позволяет выплатить сотруднику ту же сумму, которую он получил бы при «высоком» среднем заработке, но при этом начисление будет проходить текущим периодом. Оно будет облагаться всеми налогами (НДФЛ) и взносами сейчас, не затрагивая отчетность прошлых периодов. Это максимально безопасный вариант для крупных компаний.

Важные замечания и риски

Проанализируем ситуацию с точки зрения Социального фонда (СФР). При использовании Способа №1 или №2 (корректировка регистров), вы увеличите только базу для отпусков и командировок. Но база для расчета больничных листов останется прежней, так как сведения о доходах для пособий СФР берет из своих систем на основе сданных вами ранее отчетов РСВ и ЕФС-1. Таким образом, возникнет диспропорция: отпускные у сотрудника будут «как при белой зарплате», а больничные — минимальные. Это нужно заранее объяснить персоналу.

Основные выводы:

• Если нужно «быстро и технично» — используем Перенос данных по регистру Данные о начислениях для расчета среднего заработка общий.
• Если нужно «красиво и безопасно» — внедряем Доплату до среднего заработка через ЛНА организации.
• Всегда помним о контрольных соотношениях налоговой отчетности: резкий рост выплат без корректировки прошлых отчетов может привлечь внимание ФНС.

Внедрение «белой» зарплаты — это позитивный шаг, и 1С:ЗУП 3.1 предоставляет достаточно инструментов, чтобы сделать этот переход комфортным как для работодателя, так и для сотрудников. Выбирайте метод исходя из масштабов вашей компании и готовности к защите своей позиции перед проверяющими органами.