При запуске системы 1С:Управление торговлей (редакция 11.4) одним из самых трудоемких процессов является ввод начальных остатков. Ситуация осложняется, если на складе присутствует «хаос», а номенклатура уже заведена в базу вручную без количественных показателей. Рассмотрим детально, как организовать процесс пересчета товаров, выгрузить необходимые данные в Excel и правильно загрузить их обратно в программу, используя стандартные средства конфигурации.
Первое, с чем необходимо определиться — это тип документа. В процессе обсуждения часто возникает путаница между Оприходованием излишков, Пересчетом товаров и Вводом начальных остатков. Проанализируем ситуацию: оприходование излишков используется в процессе текущей деятельности, когда при инвентаризации обнаружены неучтенные товары. Для запуска же новой базы «с нуля» предназначен специализированный механизм.
Разберем, где он находится: перейдем в раздел НСИ и администрирование, далее выберем пункт Начальное заполнение и откроем гиперссылку Документы ввода начальных остатков. Именно этот инструмент позволяет корректно зафиксировать себестоимость и партии товаров на момент начала учета, не искажая финансовый результат текущего периода.
Чтобы предоставить складским работникам ведомость для заполнения, нам нужно получить список всей заведенной номенклатуры в формате таблицы. Рассмотрим три основных способа реализации этой задачи:
Зайдем в раздел НСИ и администрирование — Номенклатура. Выберем нужную группу товаров или установим фильтр. Нажмем кнопку Еще в правой верхней части формы и выберем команду Вывести список. В появившемся окне отметим галочками колонки Наименование, Артикул и Единица измерения. После формирования таблицы нажмем Файл — Сохранить как и выберем формат Excel.
Этот метод удобен тем, что позволяет сразу видеть актуальные цены (если они назначены). Перейдем в CRM и маркетинг — Цены (прайс-лист). Нажмем Сформировать, выберем нужные группы товаров и на вкладке Колонки прайс-листа укажем виды цен. После формирования прайс-листа его можно выгрузить в Excel через кнопку Excel — Выгрузить в файл.
Если требуется специфическая выборка (например, только товары с определенными штрихкодами), можно воспользоваться Консолью запросов. Пример простейшего запроса для получения списка номенклатуры определенной группы:
ВЫБРАТЬ
Номенклатура.Ссылка КАК Товар,
Номенклатура.Артикул КАК Артикул,
Номенклатура.ЕдиницаИзмерения КАК ЕдИзм
ИЗ
Справочник.Номенклатура КАК Номенклатура
ГДЕ
Номенклатура.Родитель В ИЕРАРХИИ(&ГруппаНоменклатуры)
И Номенклатура.ЭтоГруппа = ЛОЖЬ
Результат запроса также легко сохраняется в таблицу Excel.
После выгрузки списка товаров в Excel, добавим в таблицу пустую колонку Количество. В условиях «складского хаоса» рекомендуется делить файл на части по секциям склада или по ответственным лицам. Выясним причину, почему это важно: если один и тот же товар лежит в разных углах склада, проще собрать несколько промежуточных таблиц и объединить их в Excel функцией СУММЕСЛИ, чем заставлять кладовщиков искать конкретные позиции в общем списке из 12 000 наименований.
Важный совет: Если у товаров отсутствуют штрихкоды, ввод 12 000 позиций вручную неизбежно приведет к ошибкам. Рассмотрите возможность предварительной печати этикеток с внутренними штрихкодами из программы. Это позволит использовать сканеры при вводе данных, что в разы ускорит процесс.
Когда Excel-файл заполнен фактическими остатками, перейдем к финальному этапу — загрузке данных обратно в 1С. Разберем процесс по шагам:
Номенклатура сопоставляется по наименованию или артикулу (наиболее надежно — по артикулу или штрихкоду, чтобы избежать проблем с дублями имен).При вводе остатков крайне важно указывать цену закупки (себестоимость). В 1С:УТ 11.4 используется Партионный учет. Даже если вы не планируете вести сложный учет партий, программа на техническом уровне создаст записи в регистрах, где документом партии выступит сам Ввод начальных остатков.
Если оставить колонку Цена пустой, то в будущем при продаже этих товаров программа не сможет рассчитать валовую прибыль, так как себестоимость будет равна нулю. Если точные цены закупки неизвестны из-за «хаоса», рекомендуется ввести хотя бы экспертные или рыночные оценки цен на дату ввода остатков.
В последних версиях 1С:УТ 11.4 партионный учет версии 2.2 включен по умолчанию. Посмотрим на ситуацию с вводом остатков: если вы хотите, чтобы система работала корректно, убедитесь, что в разделе НСИ и администрирование — Финансовый результат и контроллинг — Учет товаров включена опция Партионный учет. Выключать его при вводе остатков (как спрашивал автор темы) не имеет смысла и технически невозможно без изменения общей учетной политики, так как это нарушит логику дальнейшего списания товаров по методу FIFO.
Поскольку номенклатура вводилась вручную в течение длительного времени, существует риск наличия дублей. Перед загрузкой остатков обязательно выполним следующую процедуру:
Перейдем в НСИ и администрирование — Обслуживание — Корректировка данных — Поиск и удаление дублей. Выберем объект Номенклатура и запустим поиск по совпадению наименования или артикула. Если загрузить остатки на «товар-дубль», исправить это позже (когда пойдут продажи) будет гораздо сложнее.
Таким образом, использование стандартного механизма Загрузить из внешнего файла в документе Ввод начальных остатков является наиболее правильным и быстрым способом запуска учета в 1С:УТ 11.4.