В процессе перехода на новую систему учета, такую как 1С:Управление торговлей 11.4 (УТ 11.4), одной из первостепенных и часто вызывающих вопросы задач является корректный ввод начальных остатков по взаиморасчетам с партнерами. Особую сложность представляет ситуация, когда для некоторых групп контрагентов, например, для физических лиц, пользователи стремятся избежать ведения учета по договорам, чтобы не создавать лишнюю аналитику. В то же время, общие настройки системы могут предусматривать обязательное использование договоров, а функционал заказов может быть отключен за ненадобностью. Давайте подробно разберем, как поступить в такой ситуации, и какие варианты решения предлагает типовая конфигурация УТ 11.4.
Прежде всего, давайте уточним контекст, в котором возникает данная проблема. Мы имеем дело с 1С:УТ 11.4, и в нашей системе установлены следующие ключевые настройки, влияющие на ведение взаиморасчетов:
НСИ и администрирование — Продажи установлен флажок «Использовать договоры с клиентами». Эта настройка определяет, что для большинства операций с клиентами, в том числе для ведения взаиморасчетов, система будет ожидать указание договора.НСИ и администрирование — Продажи флажок «Использование заказов клиентов» снят. Это означает, что документы типа Заказ клиента или связанные с ними объекты (например, Накладная реализации как объект расчетов) не используются в текущем бизнес-процессе и недоступны для выбора в качестве объектов расчетов.Наша цель — ввести начальные остатки по взаиморасчетам с партнерами, особенно с физическими лицами. Основная мотивация заключается в желании избежать избыточной аналитики, связанной с договорами, для этой категории контрагентов, чтобы упростить учет и отчетность.
Начальные остатки, как правило, вводятся с помощью документа Ввод начальных остатков, доступного через раздел НСИ и администрирование — Начальное заполнение. При заполнении этого документа для взаиморасчетов мы сталкиваемся с полем «Тип объекта расчетов».
Когда мы пытаемся ввести начальные остатки по взаиморасчетам в документе Ввод начальных остатков, система предлагает нам выбрать «Тип объекта расчетов». В условиях, когда флажок «Использование договоров с клиентами» активен, а «Использование заказов клиентов» отключено, список доступных типов объектов расчетов будет ограничен. Как правило, в этой ситуации мы увидим только следующие варианты:
При выборе «Договор», становится очевидным, что система потребует указать конкретный договор из справочника Договоры контрагентов. Это прямо противоречит нашему желанию избежать договоров для физических лиц.
При выборе «Оплата от клиента» может показаться, что мы нашли обходной путь. Однако, как только мы выберем этот тип, система все равно потребует указать «Договор» в качестве основы для этой оплаты. Таким образом, даже «Оплата от клиента» не позволяет нам уйти от необходимости использовать договор.
Варианты, такие как «Накладная» или «Заказ», которые могли бы быть альтернативными объектами расчетов, просто не будут доступны для выбора. Это прямое следствие отключенной опции «Использование заказов клиентов», поскольку именно эта опция активирует возможность использовать документы отгрузки (накладные) и заказы как объекты расчетов.
Мы выяснили, что в типовой конфигурации 1С:УТ 11.4 при активном глобальном учете по договорам и отключенных заказах, система имеет строгую логику ведения взаиморасчетов. Основной и практически единственной аналитикой для фиксации задолженности или предоплаты является договор.
Для 1С:УТ 11.4 принципиально важно, чтобы каждый расчет, будь то поступление оплаты, отгрузка товара или ввод начальных остатков, был связан с определенным "объектом расчетов". Этот объект расчетов служит точкой привязки для движения денежных средств и товаров, позволяя системе корректно определять состояние взаиморасчетов. Если мы отключаем заказы (а значит, и возможность использовать накладные как объекты расчетов), то для учета взаиморасчетов остается только один типовой механизм — договоры.
Это касается как управленческого учета (по партнерам), так и регламентированного учета (по контрагентам). Система ожидает, что для каждой задолженности будет существовать "причина" или "основание", и в нашем случае таким основанием может быть только договор. Попытка ввести остатки без такого основания приведет к невозможности проведения документа или некорректному учету.
Итак, если наша цель — ввести начальные остатки для физических лиц без явного указания договоров, и при этом мы хотим сохранить глобальное использование договоров для других клиентов, а заказы у нас отключены, нам придется рассмотреть несколько вариантов. Третьего пути, позволяющего полностью избежать договоров для выборочных контрагентов в типовой УТ 11.4 при текущих настройках, к сожалению, не существует.
Это наиболее гибкий и рекомендуемый типовой подход, который позволит вам избежать явного указания договора для каждого расчета с физическим лицом, используя при этом другой объект расчетов. Мы можем включить опцию «Использование заказов клиентов», даже если не планируем использовать полноценный цикл заказов с резервированием и сложной логистикой.
Включаем опцию «Использование заказов клиентов»:
Перейдите в раздел НСИ и администрирование — Продажи. Установите флажок «Заказы клиентов».
После включения этой опции в системе появляется возможность использовать заказы, даже в упрощенном режиме, например, как «Заказ как счет».
Используем Заказ/Накладную как объект расчетов при вводе остатков:
После активации заказов, в документе Ввод начальных остатков, в поле «Тип объекта расчетов» у вас появится возможность выбрать «Заказ» или «Накладная». Мы можем воспользоваться этим для физических лиц.
В этом случае, вам потребуется для каждого остатка создать условный Заказ клиента или Накладную реализации. Однако, для целей ввода начальных остатков, УТ 11.4 позволяет автоматически создавать "фиктивные" объекты расчетов. То есть, вы можете указать в документе ввода остатков номер и дату заказа/накладной, и система "создаст" его в своей внутренней логике для привязки остатка.
Пример использования:
В документе Ввод начальных остатков по взаиморасчетам:
Тип объекта расчетов выберите «Заказ» или «Накладная».Объект расчетов укажите номер и дату условного "заказа" или "накладной". Например, "ЗК-Н000001" от 31.12.YYYY. Система примет это как основание для остатка. Вам не потребуется создавать эти документы отдельно, достаточно указать их "реквизиты" в табличной части ввода остатков.Преимущества этого подхода:
Если включение заказов по какой-то причине абсолютно неприемлемо, или вы предпочитаете не менять глобальные настройки системы, то единственным рабочим типовым вариантом остается создание и использование договоров, даже для физических лиц. Чтобы минимизировать аналитику, мы можем подойти к этому следующим образом:
Создание обобщенного договора для физических лиц:
В справочнике Договоры контрагентов создайте один или несколько типовых, обобщенных договоров специально для физических лиц. Например, вы можете создать договор с названием «Договор с физ. лицом (расчеты)» или «Технический договор для ФЛ №001».
Этот договор не обязательно должен иметь реальное юридическое содержание или быть подписан. Его цель — служить техническим объектом расчетов в системе 1С:УТ 11.4.
Привязка всех остатков физических лиц к этому договору:
При вводе начальных остатков по взаиморасчетам с физическими лицами, в документе Ввод начальных остатков, в поле Объект расчетов для всех таких остатков указывайте созданный нами обобщенный договор.
Преимущества этого подхода:
Недостатки:
В теории, всегда можно рассмотреть вариант доработки (кастомизации) типовой конфигурации 1С:УТ 11.4. Можно создать собственные механизмы для ввода остатков или для ведения взаиморасчетов, которые не будут требовать договор или заказ в качестве объекта расчетов для определенных групп контрагентов.
Однако, этот путь крайне не рекомендуется для такой базовой функциональности, как взаиморасчеты. Причины следующие:
Поэтому, прежде чем рассматривать кастомизацию, мы настоятельно рекомендуем исчерпать все возможности типового функционала, описанные в Решениях 1 и 2.
Независимо от выбранного способа, при работе с документом Ввод начальных остатков всегда обращайте внимание на следующие моменты:
Партнер: Управленческий учет.Контрагент: Регламентированный учет, связанный с партнером.Сумма: Сумма задолженности или предоплаты.Валюта: Валюта расчета.Тип объекта расчетов: Выбирайте согласно выбранному вами решению (Договор, Заказ или Накладная).Объект расчетов: Конкретный договор, номер заказа или накладной.Партнеры (для управленческого учета) и Контрагенты (для регламентированного, юридического учета). Убедитесь, что для каждого партнера указан соответствующий контрагент, особенно для физических лиц.Ввод начальных остатков по взаиморасчетам с партнерами в 1С:УТ 11.4 без использования договоров, особенно для физических лиц, при активной глобальной настройке учета по договорам и отключенных заказах, представляет собой определенную проблему в типовой конфигурации. Система по умолчанию требует наличия объекта расчетов (либо договор, либо заказ/накладная).
Наиболее функциональным и рекомендуемым подходом является активация использования заказов клиентов (даже если они будут применяться в упрощенном режиме "Заказ как счет" или только как технические объекты расчетов для ввода остатков). Это позволит использовать Заказ или Накладную в качестве объекта расчетов и избежать явного привязки каждого физического лица к договору.
В качестве альтернативы, если активация заказов абсолютно неприемлема, можно использовать «технические» договоры, создав один обобщенный договор для всех физических лиц и привязав к нему их остатки. Это уменьшит детализацию аналитики, но все равно потребует формального использования договоров.
Кастомизация системы для изменения базовой логики взаиморасчетов является крайне нежелательной и должна рассматриваться только в исключительных случаях из-за ее сложности и рисков при обновлении. Выбирайте решение, которое наилучшим образом соответствует вашим бизнес-процессам и готовности к небольшим изменениям в настройках системы.