Как решить проблему с задвоением оборотов по 60 счету в 1С?

При работе в программных продуктах 1С (будь то классическая «1С:Бухгалтерия» или комплексные решения вроде «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация») бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда при формировании Оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в целом обороты кажутся искусственно завышенными или «задвоенными». Это вызывает недовольство пользователей, недоверие к программе и усложняет анализ реальных объемов закупок и оплат. Давайте подробно разберем, почему так происходит с точки зрения методологии бухгалтерского учета, как получить «чистые» показатели штатными средствами системы и как исправить возможные технические ошибки, приводящие к реальным искажениям данных.

Методология бухгалтерского учета: почему обороты по счету 60 должны «задваиваться»

Для начала проанализируем саму природу бухгалтерского учета. Счет 60 является активно-пассивным. Согласно плану счетов, утвержденному Минфином, для раздельного учета задолженности и предоплат к нему открываются субсчета:

1. 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — пассивный субсчет, на котором отражается наша кредиторская задолженность за полученные, но еще не оплаченные товары или услуги.
2. 60.02 «Расчеты по авансам выданным» — активный субсчет, где аккумулируется наша дебиторская задолженность (предоплата), перечисленная поставщику под будущие поставки.

Когда мы открываем ОСВ по счету 60 «в целом» (без детализации по субсчетам), программа математически суммирует обороты всех подчиненных субсчетов. Рассмотрим стандартную цепочку хозяйственных операций на конкретном сквозном примере:

1. Шаг 1. Предоплата поставщику. Мы перечисляем аванс в размере 1 000 рублей. В системе формируется проводка: Дт 60.02 - Кт 51 на сумму 1 000 рублей. Оборот по дебету счета 60 увеличился на 1 000 рублей.
2. Шаг 2. Поставка товаров. Поставщик отгружает нам товар на сумму 2 000 рублей. Формируется проводка: Дт 10 (41) - Кт 60.01 на сумму 2 000 рублей. Оборот по кредиту счета 60 увеличился на 2 000 рублей.
3. Шаг 3. Автоматический зачет аванса. При проведении документа поступления программа видит ранее выданный аванс и автоматически производит его зачет: Дт 60.01 - Кт 60.02 на сумму 1 000 рублей. Эта проводка одновременно увеличивает дебетовый оборот по субсчету 60.01 и кредитовый оборот по субсчету 60.02. Следовательно, в общую копилку оборотов счета 60 добавляется еще по 1 000 рублей в дебет и в кредит.
4. Шаг 4. Окончательная оплата. Мы доплачиваем оставшийся долг в размере 1 000 рублей. Проводка: Дт 60.01 - Кт 51 на сумму 1 000 рублей. Дебетовый оборот счета 60 увеличивается еще на 1 000 рублей.

Посчитаем итоговые обороты по счету 60 за этот период в целом:

• Дебетовый оборот: 1 000 (аванс) + 1 000 (зачет аванса) + 1 000 (доплата) = 3 000 рублей.
• Кредитовый оборот: 2 000 (поступление) + 1 000 (зачет аванса) = 3 000 рублей.

При этом реальный объем закупки составил 2 000 рублей, и оплачено было также 2 000 рублей. Обороты в ОСВ оказались завышены на сумму зачтенного аванса (1 000 рублей). С точки зрения бухгалтерской методологии и двойной записи это абсолютно корректно, так как зачет аванса — это самостоятельная хозяйственная операция, меняющая структуру наших активов и обязательств. Пытаться избавиться от этих оборотов в ОСВ — значит исказить учетную информацию.

Как получить «чистые» обороты в регламентированном учете

Если бухгалтеру или руководству необходимо увидеть реальные объемы взаиморасчетов с контрагентами без учета внутренних оборотов по зачету авансов, использовать стандартную ОСВ по синтетическому счету 60 не рекомендуется. Рассмотрим альтернативные и более эффективные инструменты решения этой задачи.

Способ 1. Использование отчета «Анализ счета». Это наиболее простой и методологически верный способ. Сформируем отчет «Анализ счета 60» за нужный период. В нем обороты детализируются по корреспондирующим счетам. В этом отчете мы четко увидим:

• Корреспонденцию с денежными счетами (Дт 60 - Кт 51, 50, 52) — это наши реальные оплаты поставщикам.
• Корреспонденцию со счетами учета активов и затрат (Дт 10, 41, 20, 26, 44 - Кт 60) — это реальные объемы поступлений.
• Внутреннюю корреспонденцию (Дт 60.01 - Кт 60.02) — она будет выведена отдельной строкой. Ее можно просто проигнорировать при анализе объемов движения, так как она отражает исключительно технические зачеты авансов.

Способ 2. Настройка Универсального отчета. Для продвинутых пользователей существует возможность настроить «Универсальный отчет» по регистру бухгалтерии «Хозрасчетный». Мы можем задать жесткие условия отбора, чтобы исключить внутренние проводки. Сделаем это по следующему алгоритму:

1. Откроем «Универсальный отчет» и выберем тип данных Регистр бухгалтерии, имя объекта Хозрасчетный, таблица Движения с субконто.
2. Перейдем в настройки отчета и на вкладке «Отборы» добавим новое условие.
3. Укажем, что нам нужно исключить проводки, где и счет дебета, и счет кредита принадлежат группе 60. Условие будет выглядеть так: НЕ (СчетДт В ИЕРАРХИИ (Счет 60) И СчетКт В ИЕРАРХИИ (Счет 60)).

Такой отчет выведет только «внешние» обороты по счету 60 (оплаты и поступления), полностью очищенные от зачетов предоплат. Также можно воспользоваться готовым отчетом по взаиморасчетам без задвоения сумм по авансам для 1С:Бухгалтерии.

Для разработчиков, которым необходимо выгрузить эти данные в программный интерфейс или внешнюю систему, приведем пример запроса, исключающего внутренние обороты по счету 60:

ВЫБРАТЬ
    ХозрасчетныйОбороты.Субконто1 КАК Контрагент,
    ХозрасчетныйОбороты.Субконто2 КАК Договор,
    ХозрасчетныйОбороты.СуммаОборотДт КАК ОплатаПоставщику,
    ХозрасчетныйОбороты.СуммаОборотКт КАК ПоступлениеТМЦ
ИЗ
    РегистрБухгалтерии.Хозрасчетный.Обороты(
        &НачалоПериода,
        &КонецПериода,
        ,
        Счет В ИЕРАРХИИ (&Счет60),
        ,
        ,
        НЕ (СчетДт В ИЕРАРХИИ (&Счет60) И СчетКт В ИЕРАРХИИ (&Счет60)),
    ) КАК ХозрасчетныйОбороты

Переход на управленческие отчеты в 1С:ERP и Комплексной автоматизации

В современных конфигурациях, таких как «1С:ERP Управление предприятием» или «1С:Комплексная автоматизация», архитектура системы кардинально отличается от традиционной «1С:Бухгалтерии». Здесь регламентированный учет (проводки по счетам) является вторичным. Все данные сначала регистрируются в оперативных (управленческих) регистрах накопления, и лишь затем на их основе формируются бухгалтерские проводки.

Попытки анализировать взаиморасчеты с поставщиками в ERP исключительно по ОСВ — это распространенная ошибка многих бухгалтеров, привыкших к старым версиям программ. Для оперативного и точного анализа здесь предусмотрены мощные управленческие отчеты, которые не содержат методологического «шума» зачетов авансов.

Рассмотрим основные управленческие инструменты анализа расчетов:

• Отчет «Ведомость расчетов с поставщиками». Этот отчет оперирует понятиями долга и предоплаты на уровне регистров накопления. В нем выводятся начальный остаток, увеличение и уменьшение долга, а также конечный остаток в разрезе партнеров, контрагентов, договоров и документов расчетов. Обороты в этом отчете будут «чистыми», поскольку они показывают фактические оплаты и фактические закупки, не завышая показатели на сумму зачтенных авансов.
• Отчет «Сводная ведомость расчетов». Незаменимый инструмент в ситуациях, когда один и тот же контрагент выступает одновременно и в роли поставщика, и в роли покупателя. Стандартная ОСВ по 60 счету не покажет вам картину по продажам этому клиенту (для этого пришлось бы открывать еще и 62 счет). Управленческая «Сводная ведомость расчетов» позволяет схлопнуть все взаиморасчеты по данному партнеру в едином интерфейсе, предоставляя руководству реальную картину взаимных обязательств.

Для удобства бухгалтеров мы можем настроить Группы финансового учета расчетов (ГФУ). ГФУ позволяют связать управленческую аналитику с конкретными счетами учета (60.01, 60.02) и выводить нужные субсчета непосредственно в управленческих отчетах, если пользователям это необходимо для сверки.

Технические ошибки аналитики: когда обороты задваиваются некорректно

Иногда «задвоение» и хаос в оборотах вызваны не методологией учета, а техническими ошибками пользователей при вводе документов. Самая частая проблема в ERP и КА — это так называемый разрыв аналитики, когда в платежном документе и документе поступления расходятся аналитические разрезы расчетов. Из-за этого программа не может сопоставить аванс и поставку, оставляя зависшие остатки одновременно по дебету 60.02 и кредиту 60.01, что приводит к появлению отрицательного («красного») сальдо и некорректным оборотам. Для быстрого выявления подобных ситуаций и исправления расчетов можно использовать обработку для поиска ошибок во взаиморасчетах и зачета авансов.

Проанализируем пример такой ошибки, описанный в обсуждении темы. При перечислении предоплаты поставщику в документе «Списание с расчетного счета» не было указано подразделение (или оно заполнилось значением по умолчанию). При оформлении документа «Приобретение товаров и услуг» пользователь указал конкретное подразделение (например, «Отдел закупок»). Из-за несовпадения этого разреза аналитики автоматический зачет аванса не произошел. В результате в ОСВ мы видим некорректную картину.

Для устранения подобных технических ошибок разберем пошаговый алгоритм действий:

1. Выявление причин. Сформируем ОСВ по счету 60 с максимальной детализацией по субконто: Контрагенты, Договоры, Документы расчетов, а также включим в настройках отчета группировку по подразделениям и направлениям деятельности (если они используются). Мы сразу увидим строки, где суммы «разъехались» из-за пустых или не совпадающих значений.
2. Исправление аналитики. Откроем первичные документы (оплату и поступление) и приведем аналитику к единому знаменателю. В нашем примере необходимо указать одинаковое подразделение в обоих документах.
3. Особенности перепроведения документов в ERP/КА. Важно помнить, что в ERP простое перепроведение документов кнопкой «Провести» далеко не всегда решает проблему взаиморасчетов. Система кэширует движения оперативного учета. Правильный порядок исправления выглядит так:
   • Отменим проведение всей цепочки документов по данному контрагенту за проблемный период (начиная с самой ранней оплаты).
   • Последовательно проведем документы в строгом хронологическом порядке.
   • Запустим регламентное задание по расчету взаиморасчетов. Для этого перейдем в раздел Финансовый результат и контроллинг — Закрытие месяца и выполним операцию по расчету взаиморасчетов.

Как обучить бухгалтеров и облегчить им переход на новые инструменты

Самое сложное при внедрении ERP-систем после старых программ (например, УПП или «Бухгалтерии предприятия») — это преодоление сопротивления пользователей, привыкших анализировать всё через призму ОСВ. Наша задача как специалистов — мягко пересадить бухгалтеров на новые, более удобные инструменты. Чтобы упростить старт работ и сохранить историю учета, можно выполнить автоматический перенос данных из 1С:УПП 1.3 в 1С:ERP 2.

Рекомендуем применить следующий подход:

1. Продемонстрируем им на простых примерах, сколько времени они тратят на ручную сверку разрозненных субсчетов в ОСВ 60.01, 60.02, а также 62.01 и 62.02, если контрагент является одновременно покупателем.
2. Поможем настроить под их индивидуальные нужды управленческий отчет «Ведомость расчетов с поставщиками». Выведем туда необходимые группировки (Контрагент, Договор, Заказ) и сохраним этот вариант отчета под понятным названием (например, «Расчеты с поставщиками для бухгалтерии»).
3. Покажем им удобство работы со «Сводной ведомостью расчетов». Как только бухгалтеры поймут, что один отчет заменяет им бесконечные переключения между ОСВ по 60 и 62 счетам, они сами добровольно откажутся от старых привычек и перестанут жаловаться на методологическое «задвоение» оборотов.