Переход на ордерную схему учета в уже работающей информационной базе 1С — это сложная техническая задача, требующая понимания механизмов работы регистров. Часто пользователи сталкиваются с ситуацией, когда после включения соответствующей настройки в карточке склада система перестает «видеть» остатки товаров для отгрузки, хотя по отчетам товар на складе присутствует. Рассмотрим подробно, почему это происходит и как правильно настроить систему, чтобы избежать ошибок проведения документов.
Для начала разберем внутреннюю логику работы 1С:Управление торговлей (УТ 11), ERP или Комплексной автоматизации. В системе существует два контура учета складских остатков:
ТоварыНаСкладах. Именно эти данные мы видим в стандартных отчетах по остаткам.ТоварыКОтгрузке и ТоварыКПоступлению.Когда мы просто устанавливаем галочку «Использовать ордерную схему при отгрузке» в настройках склада, система начинает требовать, чтобы каждая отгрузка подтверждалась документом РасходныйОрдерНаТовары. Проблема заключается в том, что для товаров, поступивших на склад до включения ордерной схемы, записи в регистре ТоварыКОтгрузке отсутствуют. Программа видит, что товар есть в финансовом учете, но с точки зрения «складского работника» распоряжения на отгрузку этих старых остатков не существует. В результате при попытке провести ордер система выдает ошибку о нехватке товара на складе.
Этот метод считается наиболее надежным для «проявления» остатков в ордерном контуре. Рассмотрим пошагово, как выполнить эту процедуру:
Во-первых, создадим документ ПересчетТоваров. Перейдем в раздел Склад и доставка — Излишки, нехватки, порчи — Пересчеты товаров. При создании документа укажем наш склад, на котором была включена ордерная схема.
Во-вторых, на вкладке «Товары» заполним документ остатками по данным учета. Нам важно зафиксировать текущее состояние склада именно в тот момент (или сразу после), когда была включена ордерная схема. Проанализируем настройки заполнения: система предложит заполнить фактическое количество равным учетному.
В-третьих, установим статус документа «Выполнено» и проведем его. В этот момент система выполнит движения по складским регистрам. Проанализируем результат: 1С зафиксирует, что указанное количество товара теперь фактически доступно для управления через ордерную схему. После этого документ РасходныйОрдерНаТовары начнет проводиться без ошибок, так как система увидит наличие товара в «складском» контуре.
В современных конфигурациях на базе ERP и УТ 11 предусмотрен специализированный механизм перехода. Рассмотрим использование документа ВводОстатков.
Проанализируем тип операции в документе. Нам необходим вид операции «Переход на использование складских накладных и расходных ордеров» (название может незначительно меняться в зависимости от версии релиза). Этот документ предназначен именно для того, чтобы связать существующие остатки по финансовому учету с ордерным складом без необходимости перепроведения старых поступлений.
При использовании этого метода важно учитывать дату документа. Она должна совпадать с датой начала использования ордерной схемы, указанной в карточке склада. Это позволит системе плавно переключить логику контроля остатков с «простого» на «двухфазный» (накладная + ордер).
Иногда специалисты предлагают изменить дату включения ордерной схемы на начало года (или начало ведения учета в базе). Разберем последствия такого решения:
Плюсы: Все документы реализации и поступления за прошлые периоды станут «распоряжениями» на создание ордеров. Это восстановит логическую цепочку учета с самого начала.
Минусы и риски: Рассмотрим критический нюанс — все прошлые отгрузки «покраснеют» в рабочем месте «Склад и доставка — Отгрузка». Система будет считать, что товар по документам РеализацияТоваровУслуг за прошлые полгода так и не был фактически выдан со склада. Чтобы закрыть этот долг, придется программно или вручную создавать тысячи расходных ордеров за прошедшие периоды. Это может привести к необходимости открытия прошлых периодов и пересчету итогов, что крайне нежелательно для бухгалтерского учета.
Поэтому данный способ рекомендуется только в том случае, если объем документов за прошлый период невелик и вы готовы сформировать ордера «задним числом».
В обсуждении упоминался вариант создания нового ордерного склада и перемещения на него остатков. Разберем, почему этот метод может вызвать ошибку ПеремещениеТоваров не проводится.
Когда вы делаете перемещение со склада «А» (где уже включена ордерная схема, но нет начальных остатков в регистре ордеров) на склад «Б», документ ПеремещениеТоваров выступает распоряжением на отгрузку. Система пытается создать запись в ТоварыКОтгрузке для склада «А», но наталкивается на ту же проблему — отсутствие «физического» подтверждения остатка на складе-отправителе.
Чтобы этот способ сработал, последовательность действий должна быть следующей:
ПеремещениеТоваров со склада «Обычный» на склад «Ордерный».ПриходныйОрдерНаТовары.В этом случае перемещение пройдет корректно, так как на складе-отправителе нет ордерного контроля, а на складе-получателе остатки появятся сразу в правильном контуре через приходный ордер.
Подводя итог, можно сделать вывод, что самым безопасным и методически верным способом является проведение инвентаризации (пересчета товаров) сразу после включения ордерной схемы. Посмотрим на алгоритм действий еще раз:
ПересчетТоваров датой 01.07.2020 00:00:01.Помните, что любые изменения настроек склада в середине периода требуют предварительного тестирования на копии базы, так как они напрямую влияют на оперативную работу склада и возможность отгрузки товаров клиентам.