Переход с одной учетной системы на 1С:Розница 2.3 всегда сопряжен с необходимостью корректного переноса накопленных обязательств перед клиентами. К таким обязательствам относятся проданные, но еще не отоваренные подарочные сертификаты, а также накопленные суммы покупок или бонусы на дисконтных картах. Если просто создать карточки карт и сертификатов, программа не позволит их использовать, так как в ее базе не будет данных о «движении денежных средств» или активации. Рассмотрим подробно, как правильно ввести эти остатки, чтобы клиенты не почувствовали дискомфорта при переходе на новое ПО.
Прежде чем приступать к переносу данных, проанализируем настройки самой программы. В 1С:Розница 2.3 функционал лояльности по умолчанию может быть отключен. Выполним следующие шаги для подготовки:
Рассмотрим ситуацию: у клиента есть карта, по которой в старой программе накоплено 10 000 рублей покупок, что дает ему право на 5% скидку. Если мы просто создадим карту в справочнике ИнформационныеКарты, 1С увидит «пустую» карту и не предоставит скидку. Выясним, как наполнить историю покупок.
Шаг 1: Загрузка справочников.
Для массового переноса используем стандартный помощник Загрузка данных из файла (раздел Администрирование). Нам необходимо загрузить данные в справочники ФизическиеЛица и ИнформационныеКарты. При загрузке карт обязательно указываем владельца, штрихкод или магнитный код, а также вид дисконтной карты. При миграции с предыдущих версий конфигурации можно воспользоваться обработкой для переноса дисконтных карт и данных из 1С:Розница 1.0.
Шаг 2: Ввод накоплений для скидок.
Проанализируем работу механизма накопительных скидок. Система 1С:Розница обращается к регистру накопления ПродажиПоДисконтнымКартам. Чтобы «обмануть» систему и подставить нужные суммы, воспользуемся документом Корректировка записей регистров:
Корректировка записей регистров.После проведения этого документа система будет считать, что клиент уже совершил покупки на эту сумму.
Шаг 3: Ввод остатков бонусных баллов.
Если используется бонусная система, процедура проще. Для этого в программе предусмотрен специализированный документ Начисление бонусных баллов (раздел Маркетинг). Создаем документ, выбираем нужную бонусную программу, добавляем клиентов и указываем количество баллов к начислению. Это официальный и корректный способ ввода остатков по бонусам. Для контроля остатков и сроков действия начисленных баллов можно использовать внешний отчет по бонусным баллам для 1С:Розница 2.3.
Работа с сертификатами сложнее, так как 1С:Розница строго контролирует их жизненный цикл. Нельзя просто считать штрихкод сертификата в РМК, если программа «не знает», что он был продан. Рассмотрим пошагово, как легализовать старые сертификаты.
Настройка номенклатуры
Посмотрим на карточку номенклатуры. Для сертификатов должен быть создан отдельный вид номенклатуры с типом Подарочный сертификат. Это критически важно, так как именно этот тип позволяет программе понимать, что оплата этим товаром является авансом, а не продажей обычного товара.
Активация через регистры
Проанализируем ситуацию: в старой программе продано 50 сертификатов. Чтобы 1С приняла их к оплате, они должны иметь статус Продан. Это состояние хранится в регистре сведений СтатусыПодарочныхСертификатов. Воспользуемся снова документом Корректировка записей регистров:
Продан.Регистрация движения серийных номеров
Дополнительно для корректной работы отчетов и складского учета (если сертификаты учитываются как бланки строгой отчетности) необходимо заполнить регистр сведений Движения серийных номеров. В корректировке регистров укажите серийные номера и их принадлежность к складу (обычно это виртуальный склад остатков или основной склад магазина).
Важно помнить, что ввод данных через корректировку регистров не создает бухгалтерских проводок по умолчанию. Если вы ведете полноценный финансовый учет в связке с 1С:Бухгалтерия, вам необходимо также отразить кредиторскую задолженность перед покупателями на счете 62.02 (или соответствующем счете учета авансов по сертификатам).
Проанализируем срок действия. При переносе сертификатов в регистр СтатусыПодарочныхСертификатов обязательно проверьте дату окончания действия. Если текущая дата в 1С будет больше даты окончания действия сертификата, кассир не сможет выбрать его в качестве оплаты в РМК — программа выдаст ошибку «Срок действия сертификата истек».
После завершения всех манипуляций с регистрами, проведем контрольную проверку. Совместно с кассиром выполним следующие действия в Рабочем месте кассира (РМК):
Если программа сообщает, что «Сертификат не найден» или «Не активирован», значит, данные в регистре СтатусыПодарочныхСертификатов внесены неверно или не совпадают серийные номера (например, есть лишние префиксы или пробелы).
Таким образом, использование документа Корректировка записей регистров является наиболее эффективным способом «оживить» старые данные в новой базе 1С:Розница 2.3 без имитации фиктивных продаж, которые могли бы исказить вашу текущую выручку.