← На главную

Часто в розничной торговле возникает неприятная ситуация: по данным ЕГАИС на остатках организации (на регистрах 1 и 3) числится алкогольная продукция, но по факту в магазине этих бутылок нет. Они могут быть потеряны, разбиты, испорчены или украдены. Главная проблема заключается в том, что для корректного списания маркированного алкоголя с регистра 3 требуется указать конкретные акцизные марки, а считать их сканером с физической бутылки невозможно. Разберем по шагам, как выстроить процесс инвентаризации и легально списать такие позиции.

Выбор правильной причины списания в Акте

Прежде чем приступать к формированию документов, проанализируем правила ЕГАИС. Если продукция физически отсутствует и марку невозможно отсканировать при продаже, запрещено использовать в Акте списания причину Реализация. Система просто не примет такой документ, так как он требует обязательной привязки к пробитому кассовому чеку. Для потерянных или испорченных бутылок необходимо строго указывать одну из следующих причин:

1. Недостача (наиболее частый вариант при инвентаризации);
2. Порча;
3. Бой;
4. Иные цели.

Алгоритм получения марок из ЕГАИС: Метод исключения

Поскольку мы не знаем, какие именно марки были на утерянных бутылках, нам необходимо вычислить их программным путем. В практике 1С этот способ называется «методом исключения». Рассмотрим подробнее, как он работает:

1. В первую очередь запрашиваем остатки Регистра 1 (склад) из ЕГАИС. Наша цель — получить все номера партий, то есть идентификаторы Справка 2 (они же идентификаторы FB), по которым числится алкоголь.
2. Далее необходимо получить список всех акцизных марок, которые закреплены за нашей организацией в ЕГАИС по этим партиям. Для этого отправляется специальный технический запрос QueryRestBCode по каждому идентификатору Справка 2.
3. Получив из ЕГАИС все марки, числящиеся на нашем балансе, мы проводим фактическую инвентаризацию: сканируем все бутылки данной партии, которые реально стоят на полках или находятся на складе магазина.
4. Программа сравнивает два списка. Те марки, которые пришли в ответе от ЕГАИС, но не были отсканированы нами физически, признаются утерянными.
5. Именно эти «вычисленные» акцизные марки автоматически подставляются в создаваемый Акт списания с причиной «Недостача».

Почему запросы марок занимают так много времени?

Если вы попытаетесь запросить марки по всем партиям сразу, вы столкнетесь с жестким системным ограничением со стороны серверов ЕГАИС (УТМ). Выясним причину:

Запрос марок по конкретной партии (документ QueryRestBCode) разрешено отправлять строго с интервалом не чаще 1 раза в 10 минут. Если у магазина на остатках висит большое количество нераспроданных партий (справок 2), вытянуть все марки за один час физически невозможно.

В крупных базах с длительной историей работы этот процесс может растянуться на 4–5 дней непрерывной работы фонового задания. УТМ будет просто отклонять слишком частые запросы. Поэтому важно настроить в вашей учетной системе регламентное задание или обработку, которая будет ставить запросы QueryRestBCode в очередь и отправлять их порциями с нужным таймингом.

Использование штатных инструментов в 1С

Многие пользователи ищут внешние обработки для корректировки остатков ЕГАИС, однако посмотрим на типовые решения. В современных версиях товароучетных систем, таких как 1С:Розница, 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) или 1С:Управление торговлей (УТ), данный процесс уже автоматизирован и встроен в штатный функционал.

В этих программах предусмотрены специальные «Помощники инвентаризации ЕГАИС» или инструменты актуализации марок. Они работают следующим образом:

• Программа в фоновом режиме сама формирует очередь запросов QueryRestBCode с учетом 10-минутного интервала.
• Пользователю не нужно вручную отслеживать тайминги — система накапливает ответы от УТМ.
• После сбора данных помощник предлагает пользователю отсканировать фактическое наличие.
• В завершении автоматически формируются и отправляются акты списания на выявленную недостачу со всеми необходимыми марками.

Таким образом, списание продукции с 1 и 3 регистров без наличия марок — процесс не быстрый из-за технических ограничений ФСРАР, но абсолютно решаемый с помощью правильной организации инвентаризации методом исключения.