← На главную

Каждый бухгалтер в своей практике может столкнуться с ситуацией, когда при формировании оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) по счету 51 «Расчетные счета» обнаруживается странная картина: общее конечное сальдо верное, однако внутри аналитики (субконто) возникает «разбежка». По конкретному банковскому счету висит отрицательный остаток («краснота»), а по пустой строке субконто — положительный. Проанализируем, почему возникает эта ошибка, и разберем по шагам, как правильно отражать хозяйственные операции в программе 1С:Бухгалтерия, чтобы избежать подобных проблем.

Выясняем причину: почему авансовый отчет ломает аналитику счета 51

Чаще всего данная ошибка возникает в некоммерческих организациях (например, в СНТ, ГСК) или у субъектов малого бизнеса, когда наличные денежные средства (членские взносы, выручка) сначала приходуются в кассу организации, затем выдаются подотчетному лицу (например, председателю или директору), а он уже вносит их на расчетный счет компании через отделение банка или банкомат.

Попытка отразить эту операцию и закрыть подотчетную сумму с помощью документа Авансовый отчет — это распространенная методологическая ошибка. Рассмотрим подробнее, что происходит в системе на техническом уровне:

1. Назначение документа: Документ Авансовый отчет (вкладка «Оплата») предназначен строго для отражения расчетов с внешними контрагентами (поставщиками, подрядчиками) за приобретенные товары, работы или услуги. Проводка при этом должна иметь вид Дт 60 (76) Кт 71.
2. Конфликт аналитики (субконто): Счет 51 «Расчетные счета» требует обязательного указания субконто из справочника «Банковские счета». Вкладка «Оплата» в Авансовом отчете технически ориентирована на работу со справочником «Контрагенты» и «Договоры». Программа физически не позволяет выбрать в этом поле ваш собственный расчетный счет из справочника банковских счетов вашей организации.
3. Результат проведения: Программа пытается провести документ по дебету счета 51, но поскольку поле для банковского счета остается незаполненным, проводка Дт 51 Кт 71 записывается с пустым субконто. В итоге по дебету счета 51 без субконто у вас увеличивается остаток, а по реальному расчетному счету (где банк списывал или зачислял средства по выписке) образуется минус.

Давайте разберем два корректных варианта отражения этой операции, которые исключают появление пустых субконто и обеспечивают идеальную финансовую дисциплину.

Вариант А. Упрощенный учет (напрямую из кассы в банк, минуя счет 71)

Если кассир (или иное лицо) забирает деньги из кассы и в этот же день сдает их в банк, использовать промежуточный счет 71 вовсе не обязательно. Согласно правилам бухгалтерского учета, операцию можно отразить напрямую проводкой Дт 51 Кт 50.

Рассмотрим по шагам, как это оформить в 1С:

1. Переходим в раздел Банк и касса — Кассовые документы.
2. Создаем документ Выдача наличных (РКО) с видом операции Взнос наличными в банк.
3. В поле «Счет учета» указываем 50.01, выбираем нужный «Расчетный счет» вашей организации (куда вносятся деньги) и указываем статью движения денежных средств.
4. Проводим документ. Данный РКО сформирует необходимую нам проводку: Дт 51 (Выбранный расчетный счет) — Кт 50.01 (Касса организации)
5. Важное предупреждение: При загрузке банковской выписки через Клиент-Банк система автоматически создаст документ Поступление на расчетный счет с видом операции «Взнос наличными из кассы». Чтобы избежать задвоения оборотов по дебету 51 счета, этот входящий банковский документ в программе 1С:Бухгалтерия не должен формировать проводки. Проверьте, чтобы в нем стоял флажок «Проводки регулируются вручную» либо убедитесь, что программа автоматически отключила его проведение в бухгалтерском учете (он служит только для сверки реестра выписок).

Вариант Б. С использованием счета 71 (через подотчетное лицо)

Если внутренний регламент организации требует жесткого контроля за денежными средствами, находящимися у подотчетного лица с момента их изъятия из кассы до момента фактического зачисления на счет в банке, мы обязаны задействовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Но делать это мы будем без использования авансового отчета.

Выясним правильную схему документооборота:

Шаг 1. Выдача денег под отчет для внесения на р/с

Оформляем документ Выдача наличных (РКО) в разделе кассовых документов:

• Вид операции: Выдача подотчетному лицу.
• Получатель: Наше подотчетное лицо (например, Председатель СНТ).
• Счет расчетов: 71.01.
• Проводим документ и получаем проводку: Дт 71.01 (Председатель) — Кт 50.01 (Касса организации)

Шаг 2. Зачисление денег на расчетный счет

Когда деньги физически поступили на счет (вы увидели это в банковской выписке), мы отражаем это не авансовым отчетом, а банковским документом:

1. Переходим в раздел Банк и касса — Банковские выписки.
2. Открываем документ Поступление на расчетный счет, который пришел по выписке (или создаем его вручную).
3. Меняем «Вид операции» со стандартного «Взнос наличными» на Прочее поступление. Это ключевой момент!
4. В поле «Счет расчетов» указываем счет 71.01.
5. В поле «Подотчетное лицо» выбираем нашего сотрудника (Председателя), которому ранее выдавали деньги из кассы.
6. Заполняем статью движения денежных средств (например, «Поступление от подотчетных лиц» или «Внутреннее перемещение»).
7. Проводим документ. Система сформирует корректную проводку с заполнением всех необходимых аналитик: Дт 51 (Конкретный расчетный счет организации) — Кт 71.01 (Подотчетное лицо)

При такой схеме счет 71 успешно закрывается (у подотчетного лица больше нет долга перед организацией), а на счете 51 корректно заполняется субконто расчетного счета. Никакой «красноты» и пустых строк в ОСВ не возникнет.

Инструкция по исправлению уже допущенной ошибки

Если вы уже успели провести операции неверно и теперь наблюдаете отрицательный остаток по счету 51 по конкретному субконто, выполним совместное исправление по шагам:

1. Корректируем Авансовый отчет: Откроем ошибочный документ Авансовый отчет. Перейдем на вкладку «Оплата» (или «Прочее») и найдем строчку, где вы ошибочно указали счет 51. Удаляем эту строку из табличной части документа. Перепроводим авансовый отчет. Теперь на подотчетном лице снова законно числится дебетовый остаток по счету 71.
2. Отражаем операцию по банку: Переходим в журнал «Банковские выписки» на дату совершения операции. Находим документ Поступление на расчетный счет. Изменяем его вид операции на Прочее поступление, указываем счет 71.01 и выбираем соответствующее подотчетное лицо. Проводим документ.
3. Пересчитываем итоги: Для того чтобы программа корректно обновила внутренние регистры и убрала промежуточную «красноту», выполним групповое перепроведение документов за этот период (меню Операции — Сервис — Групповое перепроведение документов).
4. Контроль результата: Сформируем заново Оборотно-сальдовую ведомость по счету 51 с обязательной детализацией по субконто «Банковские счета». Мы увидим, что пустая строка исчезла, обороты распределились верно, а конечное и промежуточное сальдо соответствуют фактическим выпискам банка.

Используя предложенные методики, вы всегда сможете содержать базу 1С:Бухгалтерии в идеальном порядке, избегая методологических ошибок и искажения регламентированной отчетности. Для автоматической корректировки аналитики в имеющихся документах пригодится обработка для массовой замены счета и аналитики в банковских проводках.