С 1 июня 2020 года в Российской Федерации вступили в силу важные изменения в законодательстве, регулирующем исполнительное производство. Согласно поправкам в Федеральный закон № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» и Указанию Банка России № 5286-У, все работодатели обязаны указывать в платежных документах специальные коды видов доходов, а также сумму, которая уже была удержана с сотрудника по исполнительным листам. Это необходимо для того, чтобы обслуживающий банк понимал, с каких именно поступлений можно производить списание долгов, а какие защищены законом.
Для технической реализации этих требований на уровне электронного обмена между учетными системами 1С и банковскими сервисами был разработан и внедрен формат XML версии 3.6. Однако у многих бухгалтеров и расчетчиков при переходе на новые правила возникли сложности: банк (например, Альфа-Банк) отклонял реестры, сообщая об отсутствии взысканных сумм или кодов доходов, либо требовал дополнительные файлы. В данной статье мы подробно разберем, как правильно настроить выгрузку в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (ЗГУ), проанализируем разницу в поведении различных релизов и выясним специфику работы с Альфа-Банком. Для комплексного контроля начислений и остатков по каждому взысканию перед отправкой в банк пригодится сводный отчет по исполнительным листам.
Ранее для информационного обмена в рамках зарплатных проектов повсеместно использовался формат версии 3.5. В этом формате попросту отсутствовали технические поля (теги) для передачи сведений о кодах доходов и удержаниях. Если в настройках обмена с банком у вас по-прежнему указана старая версия, программа сформирует файл без этих критически важных реквизитов, даже если вы заполните их внутри документа в 1С.
Попытки настроить обмен по инструкциям, где фигурирует версия 3.5, не принесут желаемого результата. Только при переходе на формат 3.6 в XML-файле появляются обязательные теги КодВидаДохода и СуммаУдержанная. Для проверки правильности заполнения поля «Взыскано» и расшифровки общей суммы удержания по конкретным документам сотрудников можно использовать отчет для разложения удержаний из ведомостей по исполнительным листам.
Выясним, как активировать новый формат обмена непосредственно в вашей информационной базе. Процедура достаточно проста, но требует административных прав и внимательности при заполнении реквизитов.
После выполнения этих действий при следующей выгрузке ведомости программа автоматически применит новую схему XML-документа, добавив туда все требуемые банком сведения.
Важно понимать, что поведение программы при заполнении кодов доходов и удержаний существенно различается в зависимости от используемого вами релиза конфигурации. Рассмотрим подробнее эти различия, чтобы вы могли правильно организовать рабочий процесс.
Упрощенный механизм в релизах ЗУП 3.1.10.443 и 3.1.13.220:
В этих версиях разработчики добавили поля "Вид дохода" в шапку ведомости и колонку "Взыскано" в табличную часть документов "Ведомость в банк" и "Ведомость на счета". Однако автоматического разделения сумм по кодам доходов внутри одной ведомости не происходит. Бухгалтеру приходится вручную разделять выплаты сотрудникам по разным документам. Например, если сотруднику в одном месяце выплачивается заработная плата (код дохода "1") и пособие за счет ФСС (код дохода "2"), вам потребуется создать две отдельные ведомости, вручную отобрав в них соответствующие суммы.
Автоматический механизм в релизах ЗУП 3.1.14 и выше:
В более современных версиях этот процесс был доведен до автоматизма. Настройка кодов доходов теперь привязана непосредственно к карточкам видов начислений (вкладка "Налоги, взносы, бухучет" -> поле "Вид дохода"). При заполнении ведомости система сама анализирует проведенные начисления, группирует их по кодам видов доходов и автоматически распределяет суммы по ведомостям. Бухгалтеру достаточно создать ведомость, выбрать нужный вид дохода в шапке, и программа заполнит ее только теми суммами, которые соответствуют данному коду.
Важный совет при обновлении: Если вы обновили программу со старого релиза до версии 3.1.14 или выше, для корректного автоматического заполнения новых ведомостей может потребоваться перепровести первичные документы-начисления, созданные до момента обновления. Это необходимо для того, чтобы в регистрах накопления зафиксировались правильные коды доходов.
Иногда пользователи сталкиваются с техническим сбоем: программа обновлена до нужного релиза (например, ЗГУ 3.1.13.219), формат 3.6 выбран, но в выгружаемом файле новые поля все равно отсутствуют, либо программа выдает ошибку при выгрузке. Проанализируем причину этой проблемы.
Чаще всего это связано с тем, что при обновлении конфигурации не были обновлены или зарегистрированы XDTO-пакеты обмена с банками. XDTO-пакеты описывают схему данных XML-файла. Если они устарели, программа формирует файл по старым правилам. Для исправления этой ситуации администратору базы данных необходимо убедиться, что обновление конфигурации прошло полностью корректно, и при необходимости выполнить принудительное обновление метаданных схемы обмена. Чтобы автоматизировать техническое обслуживание и исключить подобные ошибки при установке релизов, можно использовать инструмент для автоматического обновления баз 1С в тихом режиме.
В процессе работы с Альфа-Банком бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда помимо стандартного XML-файла формата 3.6, сотрудники банка запрашивают реестры в формате Excel (XLS/XLSX). Выясним, почему это происходит и как реагировать на такие требования.
Существует три основных сценария, при которых Альфа-Банк запрашивает файлы Excel:
Для удобства работы в таких ситуациях программисты 1С часто разрабатывают простые внешние обработки, которые преобразуют заполненный документ "Ведомость в банк" из формата 1С в требуемый шаблон Excel от Альфа-Банка. Это позволяет избежать ручного переноса цифр и исключает риск возникновения ошибок.
Для того чтобы вы могли самостоятельно проверить, выгружаются ли нужные данные в файл, рассмотрим пример структуры фрагмента XML-файла версии 3.6. Вы можете открыть выгруженный файл любым текстовым редактором (например, Блокнотом) и найти в нем следующие строки:
<?xml version="1.0" encoding="windows-1251"?>
<СчетаПК ВерсияФормата="3.6" ...>
<ЗачислениеЗарплаты>
<Сотрудник>
<Фамилия>Иванов</Фамилия>
<Имя>Иван</Имя>
<Отчество>Иванович</Отчество>
<ПервичныйСчет>40817810000000000000</ПервичныйСчет>
<Сумма>45000.00</Сумма>
<КодВидаДохода>1</КодВидаДохода>
<СуммаУдержанная>1250.00</СуммаУдержанная>
</Сотрудник>
</ЗачислениеЗарплаты>
</СчетаПК>
Обратите внимание на значение атрибута ВерсияФормата="3.6" в заголовке файла, а также на наличие тегов КодВидаДохода и СуммаУдержанная внутри данных по сотруднику. Если вы видите эти теги и корректно заполненные суммы удержаний, значит, выгрузка из 1С настроена абсолютно правильно, и файл готов к отправке в банк.