← На главную

Автоматизация делопроизводства и документооборота на любом предприятии неизбежно сталкивается с необходимостью тонкой настройки регистрационных номеров. Программа 1С:Документооборот 8 КОРП предоставляет мощный и гибкий функционал нумераторов, который позволяет автоматизировать генерацию практически любых форматов номеров. Тем не менее, при настройке сложных схем нумерации — например, с использованием персональных индексов должностных лиц или при создании зависимой нумерации для связанных документов — у администраторов и бизнес-аналитиков часто возникают вопросы.

В этой статье мы подробно разберем, как решить наиболее распространенные проблемы при настройке нумераторов в программе 1С:Документооборот редакции 2.1 и актуальной версии 3.0. Мы пошагово изучим настройку индексов ответственных лиц, выясним, как обойти ограничение «один индекс на одного пользователя», и настроим автоматическую зависимую нумерацию связанных документов.

Часть 1. Настройка формата номера по индексу ответственного лица

Рассмотрим классическую задачу: на предприятии входящие письма должны регистрироваться по определенному шаблону. Например, формат номера для писем, адресованных генеральному директору, должен выглядеть как ЮЗ-12/01-45, где:

• ЮЗ — статический префикс организации;
• 12 — персональный индекс нумерации ответственного лица (в данном случае — Генерального директора);
• 01 — текущий месяц регистрации;
• 45 — порядковый регистрационный номер документа.

Для того чтобы система автоматически подставляла индекс ответственного сотрудника в номер документа, выполним следующие шаги:

Шаг 1. Создание и привязка индекса к пользователю

Прежде всего, нам необходимо сопоставить конкретного сотрудника с его цифровым или буквенным индексом в системе. Для этого выполним переход по следующему пути:

1. Откроем раздел меню Нормативно-справочная информация (НСИ).
2. Перейдем в подраздел Индексы нумерации.
3. В открывшемся окне перейдем на вкладку Пользователи и нажмем кнопку Создать.
4. В поле Пользователь выберем нужного сотрудника (например, Генерального директора).
5. В поле Индекс укажем соответствующее значение — 12.
6. Сохраним настройки, нажав кнопку Записать и закрыть.

Шаг 2. Настройка формата номера в виде документа

Теперь нам нужно настроить непосредственно сам шаблон номера для соответствующего вида документа. Проделаем следующую последовательность действий:

1. Перейдем в раздел НСИ -> Виды документов.
2. Откроем карточку нужного нам вида документа (например, «Входящее письмо») или создадим новый вид.
3. Перейдем на вкладку Нумерация.
4. В поле формата номера нам необходимо составить шаблон. Шаблон должен содержать статический текст и системные автоподстановки в квадратных скобках. Настроим формат следующим образом: ЮЗ-[ИндексОтв]/[Месяц]-[Номер] В этой формуле параметр [ИндексОтв] отвечает за вывод индекса ответственного лица, [Месяц] выводит двузначный номер месяца регистрации, а [Номер] — порядковый номер по счетчику.
5. Сохраним изменения в виде документа.

Важный нюанс при регистрации документов:

Частой ошибкой начинающих пользователей является то, что при создании входящего документа они сразу нажимают кнопку «Зарегистрировать», минуя заполнение основных реквизитов. Выясним причину, почему в таком случае индекс не подтягивается в номер документа. Дело в том, что система берет индекс из поля Ответственный карточки документа. Если это поле остается пустым или заполнено некорректно, программа не сможет определить, чей индекс нужно подставить, и номер сформируется с пустым значением. Поэтому при создании карточки документа обязательно сначала укажите ответственного сотрудника, запишите документ и только после этого выполняйте процедуру регистрации.

Часть 2. Как настроить разные индексы для одного пользователя при сквозной нумерации

Проанализируем более сложную практическую ситуацию. Предположим, что согласно принятой на предприятии инструкции по делопроизводству, у генерального директора должны быть разные индексы для различных документопотоков. Например, для входящих документов должен использоваться индекс 12 (номер вида ЮЗ-12/01-45), а для исходящих документов того же руководителя — индекс 02 (номер вида ЮЗ-02/01-46). При этом нумерация писем должна оставаться сквозной (общей), то есть счетчик порядкового номера увеличивается последовательно вне зависимости от того, входящий это документ или исходящий.

В конфигурации 1С:Документооборот 2.1 стандартная архитектура справочника пользователей не позволяет закрепить за одним физическим лицом или пользователем несколько разных индексов нумерации. Напрямую решить эту задачу через карточку пользователя не удастся, но мы можем обойти это ограничение, используя индексы видов документов.

Решение проблемы через индексы видов документов:

Поскольку индексы жестко привязаны к объектам, мы можем перенести логику хранения индекса с пользователя на вид документа, сохранив при этом единый сквозной нумератор.

Выполним настройку по шагам:

1. Разделим документопоток на уровне видов документов. Убедимся, что у нас созданы два отдельных вида документов: «Входящее письмо» и «Исходящее письмо».
2. Перейдем в меню НСИ -> Индексы нумерации. Перейдем на вкладку Виды документов.
3. Создадим индекс для вида документа «Входящее письмо» и укажем значение 12.
4. Создадим индекс для вида документа «Исходящее письмо» и укажем значение 02.
5. Теперь перейдем к настройке нумератора. Откроем настройки нумератора, который назначен обоим этим видам документов. Для того чтобы нумерация была сквозной, у обоих видов документов должен быть выбран один и тот же нумератор (вкладка «Нумерация» в карточке вида документа).
6. В настройках формата номера этого нумератора заменим параметр индекса ответственного на индекс вида документа. Шаблон примет вид: ЮЗ-[ИндексВидаДок]/[Месяц]-[Номер]

Результат настройки:

Поскольку для входящих и исходящих писем используется один и тот же нумератор, счетчик порядковых номеров [Номер] будет единым и последовательным. Однако при регистрации входящего письма система обратится к индексу вида документа «Входящее письмо» и подставит значение 12, а при регистрации исходящего письма — подставит 02. Таким образом, мы полностью решили задачу без доработки конфигурации на уровне кода.

Часть 3. Настройка нумерации подчиненных и связанных документов в пределах основного договора

Рассмотрим еще один очень популярный сценарий автоматизации делопроизводства. Нам необходимо настроить нумерацию документов таким образом, чтобы все связанные и дополнительные документы нумеровались строго в пределах основного (родительского) документа. Типичный пример цепочки документов выглядит так:

• Основной договор: Договор № 102
• Спецификация к этому договору: Спецификация № 102-1
• Дополнительное соглашение: Доп. соглашение № 102-2
• Акт выполненных работ: Акт № 102-3
• Приходная накладная: Накладная № 102-4

Для реализации этой логики нам потребуется задействовать механизм независимой нумерации по связанному документу. Проанализируем, как это настроить в системе.

Шаг 1. Настройка связей документов

Прежде чем настраивать нумератор, система должна четко понимать, как связаны между собой документы. Для этого:

1. Перейдем в раздел Администрирование -> Типы связей.
2. Убедимся, что в базе существует и активен тип связи «Относится к договору» или «Является доп. соглашением к».
3. В карточке типа связи должно быть четко указано, какие виды документов могут выступать в роли главных (например, «Договор»), а какие — в роли подчиненных (например, «Спецификация», «Акт»).

Шаг 2. Настройка формата нумератора для связанных документов

1. Перейдем в настройки нумератора для подчиненного вида документа (например, для спецификаций).
2. На вкладке Формат номера добавим в шаблон специальный параметр — [НомерСвязДок] (Номер связанного документа).
3. При добавлении этого параметра система откроет диалоговое окно, в котором предложит выбрать конкретный тип связи. Выберем созданный на первом шаге тип связи (например, «Относится к договору»).
4. Итоговая формула формата номера для подчиненного документа примет следующий вид: [НомерСвязДок]-[Номер]

Шаг 3. Настройка разрезов независимой нумерации

Если ограничиться только настройкой формата номера из Шага 2, мы столкнемся с проблемой: порядковый номер после дефиса будет увеличиваться глобально для всей базы данных. Например, для Договора № 102 первая спецификация получит номер 102-1. Но если мы создадим спецификацию для Договора № 103, она получит номер 103-2, так как счетчик порядкового номера увеличился на единицу. Это в корне неверно.

Чтобы порядковый номер сбрасывался в единицу для каждого нового договора, выполним настройку независимой нумерации:

1. В карточке настройки нумератора подчиненного документа перейдем на вкладку Независимая нумерация.
2. Установим флаг (разрез нумерации) По связанному документу.
3. В появившемся поле укажем тот же тип связи («Относится к договору»), который мы использовали при формировании шаблона номера.
4. Сохраним настройки нумератора.

Как это работает на практике:

При создании новой спецификации пользователь переходит на вкладку «Связи» в карточке документа и добавляет связь с Договором № 102. При нажатии кнопки «Зарегистрировать» система автоматически выполнит следующие действия:

1. Определит связанный документ и получит его регистрационный номер (102).
2. Проверит по базе данных, регистрировались ли ранее спецификации по этому конкретному договору.
3. Поскольку это первая спецификация для данного договора, система присвоит ей порядковый номер 1 в рамках этого разреза.
4. Сформирует итоговый регистрационный номер: 102-1.

Часть 4. Различия и преимущества настройки в новой редакции «1С:Документооборот 3.0»

Если ваша организация использует или планирует переход на новую редакцию 1С:Документооборот 3.0, то полезно знать, что механизмы работы с номерами были радикально переработаны и стали еще более удобными.

Рассмотрим ключевые отличия новой редакции:

• Правила нумерации вместо жестких настроек: В версии 3.0 больше нет необходимости привязывать нумераторы непосредственно к видам документов в их карточках. Вся логика теперь настраивается через единое рабочее место Правила нумерации. Вы можете гибко задавать условия применения тех или иных нумераторов (например, использовать один формат номера для определенной организации или подразделения, а другой — для филиалов).
• Простая настройка независимой нумерации: В редакции 3.0 настройка независимой нумерации в разрезе связанных документов стала интуитивно понятной. Вам больше не нужно прописывать сложные формулы связей в формате номера. В карточке правила нумерации достаточно просто установить флаг в табличной части разрезов независимой нумерации напротив строки «Связанный документ» и выбрать нужный тип связи.

Таким образом, гибкие механизмы платформы 1С:Предприятие 8 позволяют автоматизировать даже самые строгие и нестандартные требования регламентов делопроизводства компании, обеспечивая корректность ведения архива документов и исключая человеческий фактор при регистрации договоров и корреспонденции.