При подготовке регламентированной статистической отчетности в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (редакция 3.1) пользователи часто сталкиваются с трудностями при выделении данных по обособленным подразделениям. Одной из самых востребованных и в то же время вызывающих вопросы является форма П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников». В данной статье мы подробно разберем, как правильно настроить программу, чтобы отчет формировался корректно как по отдельным подразделениям, так и по группам филиалов, находящихся в одном муниципальном образовании.
Первоочередная причина, по которой обособленные подразделения могут не отображаться при попытке сформировать отчет — отсутствие необходимых статистических реквизитов. В системе 1С реализован жесткий фильтр: в список выбора для статотчетов попадают только те объекты, у которых заполнены специализированные поля. Разберем по шагам, как подготовить данные.
Перейдем в справочник Подразделения и откроем карточку нужного нам обособленного подразделения. Нам необходимо убедиться в выполнении следующих условий:
Проанализируем ситуацию: если мы заполнили код территориального органа, а подразделение все равно не появляется в списке выбора в самом отчете, проблема может крыться в настройках интерфейса или датах работы подразделения. Убедитесь, что дата формирования отчета входит в период деятельности подразделения (оно не должно быть расформировано).
Часто возникает технический казус: все коды заполнены, флаги установлены, но при нажатии на кнопку выбора подразделения в форме П-4 (НЗ) открывается пустое окно. Рассмотрим, как это исправить.
Причина кроется в режиме отображения справочника. По умолчанию программа может пытаться вывести иерархию, которая конфликтует с установленными фильтрами статистики. Чтобы увидеть список подразделений, выполните следующие действия в окне выбора:
После переключения режима просмотра все подразделения, соответствующие критериям Росстата (имеющие идентификационный номер), станут доступны для выбора. Этот простой технический нюанс часто становится камнем преткновения для бухгалтеров, работающих в интерфейсе «Такси».
Согласно актуальным требованиям Росстата, если организация имеет несколько обособленных подразделений в пределах одного муниципального района или городского округа, она имеет право подавать по ним единый отчет. Выясним, как реализовать это требование в 1С:ЗУП.
В отличие от формы 6-НДФЛ, где объединение происходит по принципу одинаковой регистрации в ИФНС, в статистике главенствующую роль играет Идентификационный номер ТОГС. Чтобы программа «схлопнула» данные нескольких подразделений:
Вариант 1: Использование идентичных кодов. Если у подразделений одного города в справочнике указан один и тот же 14-значный идентификационный номер Росстата, система позволит собрать данные по ним в один отчетный лист. Однако этот метод требует осторожности, так как коды обычно уникальны для каждой точки.
Вариант 2: Настройка головного подразделения. Рассмотрим более универсальный способ. В настройках отчета П-4 (НЗ) предусмотрены поля «Исключить данные обособленных подразделений» и возможность выбора конкретных структурных единиц. Если нам нужно сдать отчет по городу, мы выбираем основное подразделение в этом городе, а в настройках состава отчета указываем, какие именно филиалы должны в него войти.
Разберем важный функционал, предотвращающий задвоение данных. При формировании отчета по головной организации критически важно следить за состоянием этой опции:
Если флаг установлен: В отчет «головы» попадут только те сотрудники, которые работают непосредственно в центральном офисе. Данные всех филиалов, отмеченных как обособленные, будут отсечены. Это правильный режим, если вы сдаете отчеты по каждому филиалу отдельно.
Если флаг снят: Программа соберет «сводный» отчет по всему юридическому лицу. Это допустимо только в том случае, если у вас нет обязанности отчитываться в территориальные органы статистики по местам нахождения подразделений (например, если они находятся в том же городе, что и головной офис, и Росстат разрешил объединение).
Посмотрим, как изменился процесс в актуальных релизах программы (3.1.23 и выше). Разработчики значительно упростили жизнь пользователю, добавив механизмы автоматического контроля:
Таким образом, для успешного формирования П-4 (НЗ) по обособленным подразделениям необходимо обеспечить три составляющие: корректное заполнение статистических кодов в справочнике, правильный режим отображения списка при выборе и грамотное использование фильтров исключения данных в настройках самого отчета. Для устранения технических проблем при автоматическом заполнении этих форм можно использовать расширение для исправления ошибок в отчетах П-4 и П-4 (НЗ).