← На главную

При совместной работе отдела кадров и бухгалтерии в единой информационной базе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 часто возникает классическая ситуация: кадровик оперативно вносит в программу сведения о болезни сотрудника, однако на момент расчета заработной платы расчетчик еще не успел проверить и утвердить этот документ. В результате возникает закономерный вопрос: уменьшится ли оклад сотрудника при начислении зарплаты, или программа проигнорирует факт отсутствия, что приведет к переплате? Проанализируем этот вопрос подробно с технической и методологической точек зрения.

Разбираемся в механизме двухэтапного проведения документов

В программе 1С:ЗУП 3.1 реализован удобный механизм разделения прав доступа между кадровой и расчетной службами. Когда в настройках программы включено многоэтапное проведение документов (или разделены права пользователей), документы по учету отсутствий (такие как больничные листы, отпуска, командировки) проходят через два этапа:

1. Этап кадровика. Специалист по кадрам вводит базовую информацию: выбирает сотрудника, указывает период отсутствия, причину нетрудоспособности или номер листка нетрудоспособности. После заполнения этих данных кадровик нажимает кнопку «Провести». При этом документ успешно проводится в кадровом контуре, но расчетные поля и итоговые суммы остаются незаполненными или скрытыми для кадровика. Флажок Расчет утвердил для кадровика недоступен и остается снятым.
2. Этап расчетчика. Бухгалтер-расчетчик открывает этот же документ (в списке он может выделяться жирным шрифтом, сигнализируя о том, что расчет еще не утвержден). Расчетчик проверяет правильность расчета среднего заработка, начисленные суммы за счет работодателя и СФР, устанавливает флажок Расчет утвердил и повторно проводит документ.

Почему табель показывает отсутствие, а расчет зарплаты — нет?

Выясним причину, по которой возникает рассинхронизация между отчетом «Табель» и документом «Начисление зарплаты и взносов». Секрет кроется в различных регистрах, в которые документ делает записи на разных этапах своего жизненного цикла:

• При проведении документа кадровиком (без установленного флажка Расчет утвердил) данные записываются исключительно в кадровые регистры сведений, главным из которых является регистр Состояния сотрудников. На основе данных этого регистра строится отчет «Табель» (форма Т-13), в котором этот период корректно помечается кодом «Б» (болезнь) или «Т» (неоплачиваемый больничный).
• Однако для того, чтобы программа вытеснила отработанное время и уменьшила оклад при расчете зарплаты, ей требуются записи в регистрах расчета (начисления). А эти записи формируются исключительно в момент установки расчетчиком флажка Расчет утвердил и последующего проведения документа.

Таким образом, пока расчетчик не утвердил документ, для механизма расчета зарплаты этого отсутствия юридически и технически не существует. Документ Начисление зарплаты и взносов проанализирует регистры расчета, не обнаружит там записей о вытеснении за этот период и начислит сотруднику полный оклад за все рабочие дни месяца. Это неизбежно приведет к переплате.

Что произойдет, если утвердить больничный позже?

Если расчетчик утвердит больничный лист уже после того, как зарплата за текущий месяц была рассчитана и выплачена (например, в следующем расчетном периоде), программа 1С:ЗУП 3.1 автоматически зафиксирует необходимость перерасчета. При начислении зарплаты за следующий месяц программа выполнит автоматическое сторнирование излишне начисленного оклада за прошлый период.

Тем не менее, этот сценарий крайне нежелателен в реальной практике по нескольким причинам:

• Происходит временное нецелевое расходование денежных средств организации (переплата сотруднику).
• Возникают сложности во взаимоотношениях с сотрудником, которому придется объяснять, почему в текущем месяце его зарплата уменьшилась на сумму сторно.
• Искажается оперативная управленческая отчетность по расходам на оплату труда в текущем месяце.

Рекомендованный бизнес-процесс: как избежать переплат

Для того чтобы исключить риски переплаты и настроить корректный процесс взаимодействия кадров и бухгалтерии, фирма «1С» рекомендует использовать проверенный алгоритм работы с временной нетрудоспособностью:

1. Регистрация неявки кадровиком. Как только становится известно, что сотрудник заболел, кадровик вносит в систему документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) с видом отсутствия Болезнь (больничный еще не закрыт). Этот документ проводится кадровиком.
2. Утверждение неявки расчетчиком. Бухгалтер-расчетчик оперативно утверждает данный документ. Поскольку это документ отсутствия без оплаты, он не требует сложных расчетов среднего заработка, но при этом сразу делает необходимые записи в регистры расчета. Благодаря этому рабочие дни сотрудника вытесняются, и при предварительном расчете зарплаты оклад уменьшается автоматически.
3. Ввод больничного листа. После того как сотрудник выздоравливает и предоставляет закрытый электронный больничный лист, расчетчик создает документ Больничный лист непосредственно на основании ранее введенного документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). При проведении больничного листа программа автоматически заменит («засторнирует») неоплачиваемые дни неявки на оплачиваемые дни временной нетрудоспособности.

Этот подход гарантирует, что оклад сотрудника будет уменьшен вовремя, даже если сам расчет пособия по временной нетрудоспособности задержится по каким-либо причинам.

Автоматизация учета больничных листов через СЭДО

В современных версиях программы 1С:ЗУП 3.1 ручной ввод отсутствий можно свести к минимуму благодаря интеграции с Социальным фондом России (СФР) по каналам СЭДО (Системы электронного документооборота):

• В программе доступна настройка автоматического создания черновиков больничных листов при получении сообщений об изменении статуса ЭЛН (электронного листка нетрудоспособности).
• Когда фонд присылает сообщение о закрытии больничного листа, программа автоматически генерирует документ Больничный лист в статусе «Записан». Кадровику и расчетчику остается лишь оперативно проверить поступившие сведения, сопоставить их с фактически отработанным временем (особенно если сотрудник работал в день открытия или закрытия больничного) и своевременно утвердить документ для расчета.