Перевод сотрудников на режим неполного рабочего времени — частая практика в кадровом учете. Однако при расчете заработной платы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с тем, что программа рассчитывает сумму не так, как ожидают сами сотрудники. В этой статье мы подробно разберем, почему возникает расхождение в расчетах, как устроен внутренний механизм программы и какими способами можно решить эту задачу, избежав системных ошибок.
Рассмотрим классическую ситуацию. Сотруднику установлен оклад в размере 20 800 рублей за полную пятидневную рабочую неделю. В связи с переходом на неполное рабочее время (например, 4 дня в неделю вместо 5) для него создается новый график работы. В свойствах этого графика указывается, что норма времени должна определяться по другому графику — стандартной пятидневке.
Бухгалтер и сотрудники ожидают, что расчет будет производиться строго пропорционально отработанным дням. Например, если в марте по балансу пятидневки 21 рабочий день, а сотрудник по своему новому 4-дневному графику должен отработать 17 дней (или 18 дней в зависимости от индивидуального расписания), расчет должен выглядеть следующим образом:
Однако при расчете начисления программа выдает совершенно другой результат — 16 640 рублей в обоих случаях. Почему так происходит? Выясним причину этого поведения системы.
Дело в том, что в программе 1С:ЗУП 3.1 показатель ДоляНеполногоРабочегоВремени рассчитывается не как соотношение фактически отработанных дней к норме за месяц, а как отношение длительности рабочей недели неполного графика к длительности рабочей недели полного графика.
При 4-дневной рабочей неделе (по 8 часов в день) еженедельная продолжительность составляет 32 часа. У полной пятидневки — 40 часов. Программа выполняет следующее деление: 32 ч. / 40 ч. = 0,8. Полученное значение 0,8 — это фиксированная ставка (доля времени) сотрудника, которая не зависит от количества дней в конкретном месяце.
Типовая формула начисления выглядит так:
Результат = Оклад * ДоляНеполногоРабочегоВремени * (ВремяВДнях / НормаДней)
Поскольку показатели ВремяВДнях и НормаДней берутся по собственному графику сотрудника (по неполной 4-дневке), то при условии, что сотрудник отработал все свои запланированные по графику дни, их отношение всегда равно единице (например, 17/17 = 1 или 18/18 = 1). Итоговый расчет принимает вид: 20 800 * 0,8 * 1 = 16 640 рублей. Программа стремится обеспечить стабильный оклад (0,8 от полной ставки) каждый месяц, что соответствует одной из методик учета, но противоречит ожиданиям сотрудников, желающих получать оплату строго пропорционально дням пятидневки.
Ниже мы подробно рассмотрим два метода решения этой проблемы: правильный системный подход и популярный «обходной маневр», а также проанализируем их последствия.
---
Если в вашей организации принято рассчитывать оплату при неполном рабочем времени строго пропорционально дням полного графика, самым верным решением будет корректировка формулы начисления. Это позволит избежать ручного вмешательства в первичные документы и сохранит корректность всей базы данных.
Разом по шагам настроим этот вариант:
Оклад * ВремяВДнях / НормаДнейПоГрафикуПолногоРабочегоВремени
Проанализируем, как работает эта формула. Показатель НормаДнейПоГрафикуПолногоРабочегоВремени автоматически обращается к графику, который указан в качестве основного (полного) в свойствах графика сотрудника (в поле «Считать норму по другому графику»).
При таком подходе расчет за март автоматически произведет деление фактических дней неполного графика на полную норму пятидневки:
Преимущества этого способа:
---
Некоторые расчетчики предпочитают решать проблему «напрямую» — оставляют сотрудникам график пятидневки, а фактическое количество дней (17 или 18) вносят вручную через документ Табель. Однако при попытке провести такой документ программа начинает выдавать ошибки, сообщая о несовпадении видов времени (например, когда на выходной день по графику пятидневки кадровик пытается поставить явку, или наоборот).
Чтобы заставить программу провести такой табель, пользователи прибегают к отключению контроля:
Почему этот способ является опасным «костылем»?
Проанализируем последствия отключения этой важной проверки:
---
Для наглядности сравним оба подхода в таблице:
| Критерий сравнения | Способ 1 (Изменение формулы) | Способ 2 (Ручной табель и отключение проверок) |
|---|---|---|
| Точность расчета оклада | Точно соответствует ожиданиям (пропорционально дням) | Точно соответствует ожиданиям (пропорционально дням) |
| Влияние на расчет среднего заработка | Расчет корректный, норма определяется правильно | Искажается, занижаются суммы будущих отпусков |
| Трудоемкость | Настраивается один раз, далее расчет идет автоматически | Требует ежемесячного ручного заполнения табелей по каждому сотруднику |
| Безопасность базы данных | Высокая, системный контроль времени включен | Низкая, отключен контроль заполнения времени для всей базы |
Подводя итоги, мы настоятельно рекомендуем использовать Способ 1 с изменением формулы начисления. Он полностью отвечает требованиям методологии учета в 1С:ЗУП 3.1, гарантирует отсутствие ошибок при последующих расчетах среднего заработка и избавляет расчетчика от рутинной ручной работы по заполнению табелей.