В практике ведения учета в школьных учреждениях часто возникает сложная задача: бухгалтерии необходимо рассчитать родительскую плату не по фиксированной ставке, а по фактической стоимости продуктов, затраченных на питание ребенка в конкретный день. В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (БГУ) версии 1.0 и 2.0 механизмы учета продуктов (документ Меню-требование) и механизмы начисления оплаты (документ Начисление родительской платы) существуют автономно. Это приводит к тому, что бухгалтеры вынуждены вести расчеты в сторонних таблицах Excel, что повышает риск ошибок и трудозатраты. В этой статье мы подробно разберем, как связать эти механизмы и автоматизировать процесс.
Разберем ситуацию подробно. Для корректного расчета нам нужны данные из двух разных контуров учета:
Меню-требование. В нем указана дата, категория довольствующихся (например, «Учащиеся 1-4 классов») и стоимость порции, которая может меняться ежедневно в зависимости от набора продуктов.Табель учета посещаемости детей. В нем фиксируются ФИО ребенка и дни его фактического присутствия.Проблема заключается в том, что в табеле ребенок не привязан жестко к «Категории довольствующихся» из меню. Если в один день в столовой питаются разные группы детей по разным ценам, система «не знает», какую именно сумму закрепить за конкретным Ивановым или Петровым. Выясним, как решить эту задачу программными средствами.
Проанализируем структуру данных. Чтобы алгоритм заработал, нам необходимо закрепить за каждым ребенком его категорию питания. Рассмотрим несколько вариантов реализации:
Вариант А: Использование групп справочника. Мы можем поместить детей в группы (папки) справочника Дети, названия которых будут идентичны категориям из меню-требований. Это самый простой способ, не требующий изменения конфигурации, однако он неудобен, если ребенок меняет категорию в течение года.
Вариант Б: Создание регистра сведений (Рекомендуется). Для конфигураций на управляемых формах (БГУ 2.0) лучше всего создать Расширение и добавить в него регистр сведений КатегорииПитанияУчащихся.
Структура регистра может быть следующей:
Ребенок (Тип: СправочникСсылка.Дети)КатегорияДовольствующихся (Тип: СправочникСсылка.КатегорииДовольствующихся)Теперь, когда у нас есть связь между ребенком и его категорией, рассмотрим, как собрать данные для начисления. Нам потребуется написать запрос, который соединит три таблицы: табель посещаемости, наш новый регистр категорий и меню-требования. Посмотрим на логику построения такого запроса.
Разобьем логику на этапы:
Меню-требование по двум полям: Дата и КатегорияДовольствующихся.Пример структуры запроса (схематично):
ВЫБРАТЬ
Табель.Ребенок КАК Ребенок,
Табель.Период КАК ДатаПосещения,
Категории.КатегорияДовольствующихся КАК Категория,
Меню.СтоимостьПорции КАК Цена
ИЗ
РегистрСведений.ТабельПосещаемости КАК Табель
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.КатегорииПитанияУчащихся.СрезПоследних(&ДатаРасчета) КАК Категории
ПО Табель.Ребенок = Категории.Ребенок
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Документ.МенюТребование.Состав КАК Меню
ПО Табель.Период = Меню.Ссылка.Дата
И Категории.КатегорияДовольствующихся = Меню.КатегорияДовольствующихся
Чтобы бухгалтер не вносил данные вручную, создадим внешнюю обработку заполнения для документа Начисление родительской платы. Проанализируем, как она должна работать:
Начисление родительской платы и указывает месяц.Важный нюанс: В документе Меню-требование стоимость порции часто не хранится в явном виде, она рассчитывается как сумма стоимостей всех продуктов, деленная на количество порций. Поэтому в запросе нужно обращаться к табличной части СписаниеПродуктов и вычислять стоимость Сумма / КоличествоПорций.
При переходе на автоматизированный расчет бухгалтерия может столкнуться с вопросом правомерности. Выясним, как обосновать такой подход. Согласно Федеральному закону № 273-ФЗ «Об образовании в РФ», порядок установления родительской платы определяется учредителем. Если в вашем муниципальном положении прописано, что «оплата производится по фактическим расходам», то ежедневный расчет на основе меню является единственно верным.
Рассмотрим рекомендации для учетной политики учреждения:
Меню-требование как первичного документа для обоснования цены услуги.Если разработка собственного расширения кажется слишком трудоемкой, проанализируем существующие на рынке решения. Существуют отраслевые конфигурации, такие как «1С:Школьное питание». В отличие от базовой БГУ, там реализован пофамильный учет порций «из коробки».
Преимущества специализированных модулей:
Для реализации качественной связи между меню и родительской платой в 1С:БГУ 1.0 или 2.0 наиболее эффективным путем является:
КатегорияДовольствующихся в карточку ребенка или отдельный регистр.Дате и Категории.Такой подход полностью исключает ручной расчет в Excel, минимизирует вероятность ошибок при переносе сумм в 1С и позволяет бухгалтеру обосновать каждую копейку в квитанции перед проверяющими органами и родителями. Мы надеемся, что предложенные шаги помогут вам оптимизировать работу школьной столовой и бухгалтерии.