При расчете заработной платы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются со следующей ситуацией: сотрудник работает в нескольких подразделениях организации (например, по основному месту работы и по внутреннему совместительству). Расчет начислений и выплаты по каждому подразделению ведется обособленно. Однако при формировании документов Отражение зарплаты в бухучете весь исчисленный НДФЛ по сотруднику неожиданно «схлопывается» и попадает только в один из документов — тот, который был создан или рассчитан первым. При этом во втором документе налог по сотруднику вовсе отсутствует.
В этой статье мы подробно разберем, почему программа ведет себя именно так, проанализируем архитектурные особенности учета НДФЛ в 1С, рассмотрим опасности раздельного расчета документов начисления и изучим эффективные штатные способы распределения налога и затрат по подразделениям.
Для того чтобы понять логику программы, обратимся к архитектуре метаданных решений «1С». В системе 1С:ЗУП 3.1 расчет НДФЛ и страховых взносов жестко привязан к справочнику Физические лица (налогоплательщикам), а не к справочнику Сотрудники (рабочим местам).
Это необходимо для соблюдения требований законодательства РФ:
Поскольку физическое лицо в системе одно, алгоритмы расчета НДФЛ стремятся объединить все доходы сотрудника за месяц. Если подразделения относятся к одному налоговому органу (одинаковые ИФНС, ОКТМО и КПП), ФНС не требует разделения налога в отчетности. Для налоговой инспекции этот НДФЛ является единым целым. Программа ЗУП действует аналогично: она рассчитывает общий налог по физлицу и относит его на основное подразделение или на то подразделение, начисление по которому было рассчитано первым.
На практике бухгалтеры часто пытаются считать разные подразделения отдельными документами Начисление заработной платы и взносов, устанавливая отбор по подразделению в шапке документа. Для сотрудников-совместителей (или сотрудников, переведенных в течение месяца) это является серьезной методологической ошибкой.
Давайте проанализируем, к каким сбоям в программе это может привести:
Рекомендация разработчиков 1С: сотрудников, имеющих начисления в нескольких подразделениях за один месяц, необходимо рассчитывать строго в одном общем документе Начисление заработной платы и взносов, не разделяя их по разным документам начисления.
В ЗУП 3.1 существует штатный механизм, позволяющий разделять учет, если сотрудники часто меняют рабочие места или выполняют работы на разных территориях. Этот функционал можно применить и для нашей задачи.
Разберем по шагам, как настроить данный механизм:
Территории (раздел Настройка — Территории) создадим элементы, соответствующие нашим подразделениям. Для каждой территории укажем свои особенности (если они есть).Начисление заработной платы и взносов появится дополнительная колонка Терр., усл. труда. В ней для каждого начисления сотрудника необходимо указать соответствующую территорию. Данные могут заполняться автоматически на основании кадровых документов, табелей учета рабочего времени или вручную.При использовании этого метода расчет НДФЛ действительно начнет разделяться в документе Отражение зарплаты в бухучете. Однако у этого способа есть существенный минус, который мы заметим при анализе отчетов: специализированный отчет Сведения для отражения зарплаты в бухучете в графе НДФЛ все равно будет выводить общую сумму налога по физлицу без деления по подразделениям, если у них одинаковая регистрация в ИФНС. Это связано с тем, что отчет ориентируется на налоговые регистры, а для налоговой инспекции платеж единый.
Если нам необходимо распределить затраты на оплату труда, страховые взносы и НДФЛ между разными подразделениями или способами отражения (счетами затрат) в определенной пропорции, лучшим решением будет использование специализированного документа Распределение основного заработка.
Рассмотрим порядок работы с этим инструментом:
Отражение зарплаты в бухучете.Отражение зарплаты в бухучете программа автоматически обратится к документу распределения. Она пропорционально разделит не только сумму основного начисления сотрудника, но и относящиеся к нему страховые взносы, а также исчисленный НДФЛ.Этот способ является наиболее безопасным с точки зрения целостности базы данных, так как расчет начислений происходит в рамках одного документа, а распределение выполняется на этапе подготовки данных для передачи в бухгалтерию.
В современных релизах 1С:ЗУП 3.1 присутствует удобный инструмент для долгосрочного планирования расходов. Если сотрудник стабильно выполняет работы для разных подразделений и нам нужно зафиксировать правила отражения его доходов на длительный период, мы можем воспользоваться документом Бухучет зарплаты сотрудников.
В этом документе можно задать распределение заработка сотрудника по разным направлениям деятельности на определенный период (например, на несколько месяцев вперед). В таком случае программа при ежемесячном заполнении отражения в бухучете будет автоматически делить начисления, взносы и НДФЛ на основании заданных в документе коэффициентов, избавляя нас от необходимости ручного ввода распределений каждый месяц.
Важно проанализировать, как данные будут вести себя после синхронизации ЗУП с бухгалтерской программой. Даже если нам удалось разделить НДФЛ по разным строкам (и разным подразделениям) в документе Отражение зарплаты в бухучете в ЗУП, при загрузке в 1С:Бухгалтерию (БП) на счете 68.01 субконто «Подразделения» может работать не так, как ожидалось.
В «1С:Бухгалтерии 8» аналитика по подразделениям на счете 68.01 заполняется следующим образом:
Если вам критически важно видеть остатки по счету 68.01 в разрезе обычных (не обособленных) подразделений внутри одной ИФНС, такое разделение в бухгалтерской программе придется поддерживать либо с помощью ручных корректировок документов отражения, либо путем доработки правил синхронизации силами программистов 1С.
Для корректного распределения НДФЛ и затрат по подразделениям при совмещении должностей рекомендуем придерживаться следующих правил:
Начисление заработной платы и взносов в рамках одного месяца. Старайтесь рассчитывать таких людей в одном документе.Распределение основного заработка. Это наиболее корректный и стабильный инструмент платформы.