При ведении кадрового учета и расчета заработной платы часто возникает ситуация, когда лишь один или несколько сотрудников организации выполняют свои обязанности в районах Крайнего Севера (РКС) или приравненных к ним местностях (МКС). Остальной штат при этом работает в обычных климатических условиях. Если настроить программу некорректно, территориальные условия автоматически распространятся на всех работников компании. В результате в стажевых отчетах (ранее это была форма СЗВ-СТАЖ, теперь — подраздел 1.2 формы ЕФС-1) у абсолютно всех сотрудников начнет заполняться код РКС или МКС, что является грубым нарушением и может повлечь штрафы от Социального фонда России (СФР).
В этой статье мы подробно разберем, как исправить эту ошибку, правильно настроить программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.1) для работы с обособленными территориями и сделать так, чтобы северные надбавки и территориальные условия применялись строго к тем, кому они положены.
Проанализируем ситуацию, которая часто приводит к ошибке. Если бухгалтер устанавливает параметры северной надбавки и районного коэффициента непосредственно в свойствах самой организации на вкладке «Основные сведения», программа 1С воспринимает это как глобальную настройку. Для системы это означает, что абсолютно все рабочие места в компании находятся на Севере. Соответственно, при формировании отчетности по стажу программа автоматически присваивает каждому сотруднику территориальный код РКС или МКС.
Чтобы реализовать гибкую настройку, когда северный стаж и надбавка положены только конкретным лицам, нам потребуется отказаться от глобальных настроек в карточке организации и задействовать специализированный механизм — учет по обособленным территориям.
Рассмотрим подробнее первый этап настройки в карточке нашей организации. Нам нужно заявить программе, что в компании в принципе возможны северные начисления, но при этом мы не должны привязывать их ко всей организации в целом.
В организации начисляется северная надбавка и В организации начисляется районный коэффициент. Также укажем дату, с которой эти изменения вступают в силу.Теперь нам нужно активировать механизм, который позволит делить сотрудников по рабочим местам с разными условиями труда в рамках одного кадрового подразделения. Разберем по шагам, как это сделать:
Использовать обособленные территории.После активации этой опции в программе появится новый справочник и разрез учета — Территории. Это позволит нам привязывать к конкретному рабочему месту индивидуальные параметры регистрации в налоговом органе, районного коэффициента, территориальных условий СФР и способов отражения в бухучете.
После включения соответствующей настройки перейдем к созданию нашей «северной» территории:
Территор. условия выберем код РКС или МКС.После того как территория создана, нам необходимо направить туда нашего сотрудника. Сделать это можно при приеме на работу или с помощью кадрового перевода.
Прием на работу (или Кадровый перевод) нужного сотрудника.Территория выберем созданную нами ранее обособленную территорию с кодом РКС/МКС.Отразить территориальные условия по территории выполнения работ в кадровом документе. Если этот флаг будет снят, программа проигнорирует настройки территории при заполнении стажевых отчетов, и территориальные условия в СФР не отправятся.Теперь программа автоматически назначит сотруднику плановые начисления «Районный коэффициент» и «Северная надбавка», а в его стаже для ЕФС-1 зафиксирует работу в особых климатических условиях. У всех остальных сотрудников, у которых поле Территория осталось незаполненным, начисления производиться не будут, а стаж останется чистым (без кодов РКС/МКС).
Посмотрим на ситуацию в контексте актуальных изменений законодательства. Как было отмечено в обсуждении, ранее сведения сдавались по форме СЗВ-СТАЖ. Начиная с 2023 года сведения о страховом стаже застрахованных лиц представляются в составе единой формы ЕФС-1 (Подраздел 1.2 Раздела 1).
При заполнении ЕФС-1 действуют следующие важные правила:
Территории идеально решает эту задачу, передавая коэффициент индивидуально по рабочему месту.Что делать, если сотрудник трудится в нормальных условиях, но периодически выезжает в северные регионы на короткий срок? Делать каждый раз полноценный кадровый перевод неудобно. Рассмотрим альтернативные инструменты 1С:ЗУП:
Стаж ПФР добавлен флажок На период командировки изменились территориальные условия. При его установке вы можете выбрать код РКС/МКС непосредственно в документе командировки. Период поездки автоматически выделится в отчетности ЕФС-1 с нужным кодом без каких-либо кадровых перемещений.Иногда даже после безупречной настройки обособленных территорий северная надбавка у сотрудника не рассчитывается или рассчитывается в нулевом размере. Выясним причину этой проблемы.
Для корректного расчета надбавки программа должна знать шкалу (группу) сотрудника и его накопленный северный стаж. Чтобы ввести эти данные, выполните следующие действия:
На основе этих данных система будет автоматически ежемесячно рассчитывать и своевременно увеличивать процент северной надбавки по мере роста его стажа.
При перенастройке программы «задним числом» (когда изначально надбавку пытались назначить кадровым переводом напрямую, а затем переделали учет через территории) часто возникает технический конфликт. В расчетных листах сотрудников северная надбавка начинает рассчитываться в двойном размере или двоиться строками.
Чтобы исправить это поведение, проанализируем список действующих плановых начислений сотрудника:
Изменение оплаты труда или Изменение плановых начислений, указав дату, с которой учет пошел по обособленной территории.Использование предложенного алгоритма позволит вам вести абсолютно прозрачный кадровый учет и формировать безошибочную отчетность ЕФС-1, где территориальные условия будут отражены исключительно у тех сотрудников, которые действительно имеют на это законное право.