Автоматизация ввода данных — одна из приоритетных задач любого бухгалтера или кадровика, работающего с большим объемом документации. Одной из таких задач является обработка больничных листов. Рассмотрим подробнее, как в программах 1С реализован механизм распознавания данных листка нетрудоспособности с использованием двумерного штрихкода, и разберем, что необходимо для его стабильной работы.
Начиная с определенных релизов (например, 1.3.18 для конфигураций на обычных формах), фирма 1С внедрила функционал, позволяющий считывать данные непосредственно с бумажного бланка. В левом верхнем углу больничного листа может быть нанесен специальный двумерный код в формате Data Matrix. Проанализируем ситуацию: в отличие от обычного линейного штрихкода, который содержит только идентификатор (номер), 2D-код Data Matrix вмещает в себя практически все значимые реквизиты документа. Это ФИО сотрудника, его СНИЛС, причина нетрудоспособности, название медицинской организации, ОГРН, данные о враче и периоды болезни.
Когда мы сканируем этот код, программа 1С автоматически создает документ НачислениеПоБольничномуЛисту и заполняет в нем практически все поля. Это минимизирует ручной ввод и снижает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.
Разберем техническую сторону вопроса. Многие пользователи ошибочно полагают, что для считывания кода подойдет обычный лазерный сканер, используемый в торговле. Это не так. Выясним причину: обычные 1D-сканеры считывают информацию только в одной плоскости (горизонтально). Для кода Data Matrix требуется 2D-имидж-сканер.
Основные требования к сканеру:
Эмуляция клавиатуры или COM-порт.Проанализируем альтернативный вариант, упомянутый пользователями, — использование веб-камеры. Теоретически существуют программные эмуляторы, которые распознают QR-коды через веб-камеру. Однако на практике этот метод крайне нестабилен. Качество изображения, освещенность и кривизна бланка не позволяют добиться той точности, которую дает специализированный сканер. Для профессиональной работы мы рекомендуем приобретать полноценное оборудование.
Рассмотрим процесс подключения оборудования и активации функции распознавания по шагам:
Для начала необходимо зарегистрировать сканер в системе как «Торговое оборудование». Перейдем в соответствующий раздел настроек программы (обычно это Сервис — Торговое оборудование — Подключение и настройка торгового оборудования). Здесь нужно добавить новое устройство, выбрав вид Сканеры штрихкода. Убедимся, что драйвер установлен корректно, и выполним тест устройства, отсканировав любой код.
В программе 1С механизм сканирования жестко привязан к конкретным экранным формам. Посмотрим, где именно можно применить сканер:
Рабочий стол (раздел Зарплата).Начисление по больничному листу.Важно помнить: если вы откроете пустой документ и попробуете считать код внутри него, система может не отреагировать. Сканирование должно производиться именно из списка или со специализированного рабочего места. В результате успешного считывания программа сама откроет новый, уже заполненный документ.
Выясним, как быть, если больничный заполнен вручную или штрихкод отсутствует. В этом случае автоматическое распознавание через сканер невозможно. Однако современные технологии 1С предлагают альтернативу — облачный сервис 1С:Распознавание первичных документов. Рассмотрим, как он работает:
Программа использует технологии оптического распознавания символов (OCR). Вы можете сфотографировать бланк на смартфон или отсканировать его в PDF, после чего сервис «прочитает» текст и предложит сопоставить данные с объектами в базе. Это решение подходит для тех редких случаев, когда больничный лист предоставлен в бумажном виде без современных средств маркировки.
Проанализируем современное состояние вопроса. С 1 января 2022 года бумажные листки нетрудоспособности практически полностью заменены на Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН). Это кардинально меняет подход к автоматизации.
Теперь работодателю не нужно физически сканировать штрихкод. Разберем новый алгоритм действий:
Больничный лист нажимает кнопку Получить данные из ФСС (СФР).Таким образом, если ваша организация перешла на использование современных версий программ (например, ЗУП 3.1), потребность в покупке 2D-сканера для больничных листов отпадает, так как взаимодействие происходит в цифровом поле.
В процессе работы со старыми релизами пользователи часто сталкивались с проблемой некорректного отображения сумм в печатной форме больничного (например, сумма «к выплате» включала НДФЛ, хотя по правилам должна была выводиться за вычетом налога). Рассмотрим, как это решается сейчас:
В современных конфигурациях расчет разделен на две части: первые 3 дня болезни оплачивает работодатель, а оставшийся период — напрямую СФР (бывший ФСС). Поскольку работодатель больше не выплачивает пособие целиком, многие сложности с оформлением печатных форм «за счет фонда» ушли в прошлое. Программа автоматически рассчитывает НДФЛ только с той части, которую платит предприятие, и формирует отчетность в соответствии с актуальным законодательством.
Подводя итог, можно сказать: если вы продолжаете работать с бумажными бланками в старых редакциях 1С, инвестиция в 2D-сканер оправдана. Однако наиболее эффективным и современным решением является переход на Электронный документооборот (ЭЛН) и актуальные версии программного обеспечения, где процесс полностью автоматизирован без использования промежуточного оборудования.