← На главную

При оформлении ежегодного отпуска сотрудника часто возникает ситуация, когда дни отпуска захватывают остатки сразу за два рабочих года. Например, сотруднику предоставляется 11 дней отпуска, из которых 10 дней относятся к периоду с 05.10.2018 по 04.10.2019, а 1 день — к периоду с 05.10.2019 по 04.10.2020.

По умолчанию программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.1) объединяет эти периоды и выводит в личной карточке Т-2 одну общую строку с «растянутым» рабочим периодом (с 05.10.2018 по 04.10.2020) на все 11 дней. Рассмотрим, почему так происходит, какими способами можно разделить этот период на две строки в Т-2, а также разберем проблему, когда в карточке Т-2 не отображаются дополнительные отпуска.

---

Часть 1. Разделение отпуска за два рабочих периода в личной карточке Т-2

Логика программы 1С:ЗУП 3.1 устроена так, что при проведении единого документа Отпуск система автоматически списывает остатки по рабочим годам последовательно. Однако печатная форма личной карточки Т-2 формируется на основе кадровых приказов. Если приказ один, то и строка в разделе VIII личной карточки Т-2 будет одна. Разработчики фирмы «1С» подтверждают, что отражение объединенного рабочего года не является ошибкой с точки зрения законодательства, но если кадровый учет на вашем предприятии требует жесткого разделения периодов, воспользуйтесь одним из следующих методов.

Способ 1. Оформление двух отдельных документов «Отпуск»

Самый простой методический путь решения задачи — зарегистрировать два отдельных кадровых документа. Разберем этот процесс по шагам:

1. Создаем первый документ Отпуск. На вкладке «Основной отпуск» задаем первый рабочий период (например, с 05.10.2018 по 04.10.2019) и указываем количество дней (10 дней). Проводим документ.
2. Создаем второй документ Отпуск. В нем указываем оставшийся период (с 05.10.2019 по 04.10.2020) и 1 день отпуска. Проводим документ.
3. При формировании личной карточки Т-2 программа увидит два самостоятельных кадровых события и выведет их в таблицу раздела VIII отдельными строками.

Важный нюанс при расчете среднего заработка: если части разбиваемого отпуска приходятся на разные календарные месяцы, программа для второго документа автоматически рассчитает средний заработок исходя из другого расчетного периода. В таком случае расчетчику потребуется вручную скорректировать средний заработок во втором документе, чтобы он совпадал с расчетом первой части отпуска.

Способ 2. Включение механизма «Общие периоды отпуска» (для новых релизов ЗУП 3.1)

Если вы работаете в актуальных версиях программы (начиная с релиза 3.1.15 и выше), разработчики добавили специальный автоматизированный механизм. Проанализируем, как его включить и использовать:

1. Переходим в раздел меню Настройка, далее выбираем пункт Кадровый учет.
2. Находим и устанавливаем флаг «Использовать общие периоды отпусков».
3. После активации этой настройки в кадровых документах планирования и оформления отпусков (включая групповой приказ Отпуск сотрудников) появляется возможность указывать общий период отпуска. Программа сама, опираясь на накопленные остатки сотрудника, распределит отпуск по рабочим годам и видам отпусков, автоматически сформировав необходимые записи в регистрах сведений для корректного вывода двух строк в карточке Т-2.

---

Часть 2. Что делать, если в карточке Т-2 не отражается дополнительный отпуск

Другая частая проблема пользователей: в документе Отпуск заполнены вкладки основного и дополнительного отпусков, но при формировании Т-2 дополнительный отпуск в таблицу не выводится. Выясним основные причины этой неполадки и разберем методы их устранения.

Причина 1. Дата формирования личной карточки Т-2

Отчет Т-2 строится строго на определенную дату. Если вы формируете отчет текущей датой, а период дополнительного отпуска еще не наступил или не завершился в программе, данные могут не попасть в печатную форму.

Решение: Всегда формируйте личную карточку Т-2 датой, которая наступает после окончания общего периода отпуска (основного плюс дополнительного). Например, если дополнительный отпуск заканчивается 15 октября, формируйте Т-2 состоянием на 16 октября или на последнее число месяца.

Причина 2. Сбой проведения («залипание» данных в регистрах)

Данные для раздела VIII карточки Т-2 собираются из регистров сведений Реестр отпусков и Данные отпусков карточки сотрудника. Если документ сначала был проведен только с основным отпуском, а затем в него зашли, добавили на вкладку «Дополнительные отпуска» информацию и повторно нажали «Провести», то новые данные в регистр Т-2 могут не перезаписаться.

Решение по шагам:

1. Откройте проблемный документ Отпуск.
2. Нажмите кнопку «Еще» — «Отменить проведение». Документ должен стать полностью непроведенным.
3. Перепроверьте заполнение вкладок основного и дополнительного отпуска, их рабочие периоды и количество дней.
4. Нажмите кнопку «Провести и закрыть». После полной отмены и проведения заново записи в регистрах сведений гарантированно обновятся.

Причина 3. Перенос записей в «Приложение к Т-2»

Если у сотрудника за время работы в организации накопилось много периодов отпусков, строки в стандартной печатной форме Т-2 могут закончиться физически. Программа анализирует заполнение полей и автоматически переносит «лишние» строки (включая дополнительный отпуск) на отдельный лист — «Приложение к Т-2».

Решение: При печати карточки Т-2 обратите внимание на количество формируемых листов и проверьте наличие приложения к форме.

---

Резюме

Для корректного отражения отпусков за два периода в личной карточке Т-2 используйте либо метод создания двух отдельных кадровых документов с контролем среднего заработка, либо включите настройку Использовать общие периоды отпусков в кадровом учете. При проблемах с отображением дополнительных отпусков обязательно перепроводите документы через полную отмену проведения и следите за тем, чтобы дата формирования отчета Т-2 была позднее даты окончания отпуска сотрудника.