← На главную

При оформлении ведомостей на выплату зарплаты в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с непонятной ситуацией: напротив фамилии сотрудника появляется приписка «два рабочих места» (или три, в зависимости от истории сотрудника). При этом в самой ведомости сумма к выплате может сходиться, но в расшифровке платежа висит пустая строка или копеечные остатки.

Особенно часто такая проблема проявляется у сотрудников, которые ранее уже работали в организации, уволились, а затем были приняты повторно, либо у внутренних совместителей. В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта надпись, почему категорически нельзя решать проблему «радикальным» удалением документов и как правильно настроить учет, чтобы эта надпись больше не смущала.

Выясним причину: почему появляется надпись «два рабочих места»?

Для начала проанализируем внутренние механизмы работы программы. В 1С:ЗУП 3.1 учет расчетов по оплате труда устроен следующим образом:

1. Документы выплаты (ведомости в кассу, банк или на счета) создаются и заполняются в разрезе физических лиц (справочник Физические лица).
2. Внутри самой ведомости (в окне расшифровки суммы) расчеты ведутся строго в разрезе конкретных сотрудников (справочник Сотрудники).

Если у одного физического лица в программе создано несколько карточек сотрудников (например, старый уволенный сотрудник и новый принятый; основной работник и он же как внутренний совместитель; или бывший договорник ГПХ), система при заполнении ведомости анализирует остатки взаиморасчетов по всем его карточкам.

Надпись «два рабочих места» означает, что программа пытается распределить выплату или «закрыть» хвосты по двум разным карточкам сотрудников для одного физического лица. Основные причины этого явления:

• Несвернутые остатки (пересортица) в регистрах накопления. Самая частая техническая причина. Взаиморасчеты с сотрудниками в программе ведутся по сложной аналитике: по подразделениям, статьям расходов (КОСГУ), статьям финансирования, видам доходов исполнительного производства и документам-основаниям. Если по старому (уволенному) сотруднику общая сумма расчетов закрылась в ноль, но осталась пересортица по аналитике (например, начисление прошло по одной статье расходов, а выплата по другой), программа будет бесконечно пытаться перекрыть этот «хвост» в новых ведомостях.
• Разные способы выплаты зарплаты. Если по уволенной карточке сотрудника был установлен способ выплаты «Через кассу», а по новой действующей карточке — «Зачислением на карточку (коллективный договор)», то программа запутается при попытке автоматически заполнить ведомость.
• Программные ошибки релизов. В некоторых версиях программы расчет аванса или НДФЛ может записываться в регистры с пустым подразделением или пустой территорией, из-за чего программа расценивает расчеты как разные рабочие места.

Опасный способ решения: почему нельзя удалять кадровые документы?

В сообщениях на форумах часто можно встретить «простой» совет: удалить кадровые документы по старому уволенному сотруднику (приказы о приеме, увольнении) или вовсе удалить старую карточку. Внимание: это крайне опасный метод!

Удаление исторических кадровых документов по уволенным сотрудникам приведет к следующим критическим последствиям:

• Полностью разрушится история кадрового учета организации.
• Исказятся данные для расчета среднего заработка при последующих начислениях (например, если сотруднику потребуется рассчитать пособие или отпускные, где учитывается прошлый период работы).
• Возникнут грубые ошибки в регламентированной отчетности (форма ЕФС-1, подраздел 1.1, бывшая СЗВ-ТД, отчетность по НДФЛ и страховым взносам).

Поэтому решать проблему нужно только цивилизованными методами — через выравнивание регистров взаиморасчетов.

Разберем по шагам правильное и безопасное решение

Рассмотрим подробнее пошаговый алгоритм, который поможет убрать лишние рабочие места из ведомостей без вреда для учета.

Шаг 1. Анализируем остатки через Универсальный отчет

Для того чтобы понять, по каким именно аналитикам зависли остатки, нам понадобится встроенный инструмент Универсальный отчет. Перейдем в раздел Администрирование — Обслуживание — Отчеты администратора — Универсальный отчет.

Нам необходимо проанализировать три ключевых регистра накопления:

1. Зарплата к выплате
2. Взаиморасчеты с сотрудниками
3. Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками

Настроим отчет следующим образом:

• В поле «Тип объекта» выберем Регистр накопления.
• Выберем один из указанных регистров (например, Взаиморасчеты с сотрудниками) и укажем таблицу Остатки и обороты.
• Нажмем кнопку «Настройки». В окне настроек на вкладке «Группировка» добавим следующие поля: Физическое лицо, Сотрудник, Подразделение, Статья расходов, Статья финансирования, Документ-основание.
• На вкладке «Отбор» установим фильтр по конкретному Физическому лицу (а не по сотруднику!), у которого выходит предупреждение о двух рабочих местах.

Сформировав отчет, мы увидим картину пересортицы. Например, по старому сотруднику может висеть остаток с плюсом по одной статье расходов и точно такой же остаток с минусом по другой. В сумме они дают ноль, но для программы это разные разрезы учета, требующие закрытия. Для автоматического исправления таких расхождений можно использовать обработку для корректировки пересортицы взаиморасчетов.

Шаг 2. Корректируем регистры (два безопасных способа)

После выявления расхождений их нужно закрыть («схлопнуть»). Сделать это можно двумя путями.

Способ А. Корректировка с помощью технической ведомости (рекомендуемый способ)

Этот способ самый простой и не требует ручной работы с регистрами:

1. Создадим новый документ Ведомость в кассу или Ведомость в банк (в зависимости от того, как выплачивается зарплата) текущим месяцем.
2. Вместо кнопки «Заполнить» воспользуемся кнопкой Подбор.
3. В открывшемся списке найдем и выберем нашего старого (уволенного) сотрудника.
4. Программа автоматически подтянет в ведомость все незакрытые остатки по аналитикам. При этом итоговая сумма к выплате в строке сотрудника будет равна 0,00 руб. (плюсы и минусы компенсируют друг друга).
5. Проведем документ ведомости. Взаиморасчеты закроются, физической выплаты денег не произойдет, но регистры очистятся от пересортицы.

Способ Б. Корректировка через документ «Перенос данных»

Если техническая ведомость по каким-то причинам не помогла, воспользуемся ручной корректировкой:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Переносы данных и создадим новый документ.
2. Нажмем кнопку «Настройка состава регистров» и отметим галочками те регистры накопления, в которых Универсальный отчет показал расхождения (например, Зарплата к выплате).
3. В табличную часть документа добавим две строки: одну со знаком «Приход» (чтобы закрыть отрицательный остаток), другую со знаком «Расход» (чтобы закрыть положительный остаток) по соответствующим аналитикам уволенного сотрудника.
4. Запишем и проведем документ.

Шаг 3. Завершаем работу с архивным сотрудником

Чтобы программа окончательно перестала обращаться к старой карточке сотрудника при автоматическом заполнении документов, выполним следующие действия:

1. Перейдем в справочник Сотрудники и откроем карточку уволенного сотрудника.
2. Найдем внизу карточки флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены» и установим его.
3. Сохраним изменения по кнопке «Записать и закрыть».

После проведения корректировок и установки этого флажка программа при формировании новых ведомостей будет видеть только одну активную карточку сотрудника, и надоедливая надпись «два рабочих места» больше не появится.