← На главную

В процессе ведения кадрового учета и расчета заработной платы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с нестандартными ситуациями. Одна из них — необходимость выплатить сотруднику определенное ежемесячное начисление (например, фиксированную компенсацию, материальную помощь или иную выплату) в тот период, когда он находится в отпуске без сохранения заработной платы (за свой счет) целый месяц.

По умолчанию система 1С:ЗУП настроена таким образом, что любые отсутствия сотрудника (отпуска, больничные, прогулы) уменьшают или полностью обнуляют его плановые начисления. В рамках этой статьи мы подробно разберем, как правильно спроектировать, настроить и назначить такое начисление, чтобы программа рассчитывала его в полном объеме вопреки любым кадровым отклонениям.

Почему нельзя изменять уже существующее повременное начисление?

Когда возникает необходимость настроить подобную выплату, у пользователей часто появляется соблазн отредактировать уже существующее в программе начисление (например, какую-то надбавку, которая ранее зависела от отработанного времени). Рассмотрим подробнее, почему так поступать категорически не рекомендуется:

1. Нарушение истории учета и перерасчеты. Если изменить настройки действующего начисления (например, поменять его назначение или логику учета времени), программа зафиксирует изменение алгоритма расчета. В результате система потребует пересчитать все прошлые документы Начисление зарплаты и взносов, в которых это начисление фигурировало. Это приведет к хаосу в закрытых периодах.
2. Искажение сумм в прошлых периодах. Если ранее начисление было повременным (например, если сотрудник отработал половину месяца, он получал половину суммы), то после изменения настроек на «фиксированную сумму независимо от времени» программа при любом перезаполнении прошлых документов начислит сотруднику полную сумму.

Вывод: для реализации данной задачи мы всегда должны создавать новое начисление с уникальными настройками.

Шаг 1. Создание и базовая настройка нового начисления

Перейдем к созданию нового начисления в программе. Для этого выполним следующую последовательность действий:

1. Откроем меню Настройка и перейдем в справочник Начисления.
2. Нажмем кнопку Создать.
3. В поле Наименование укажем понятное название, например: «Ежемесячная компенсация (без вытеснения отсутствиями)».
4. На вкладке Основное заполним ключевые реквизиты:
   • Назначение начисления: выберем значение Прочие начисления и выплаты. Это наиболее универсальный и гибкий вариант, который не накладывает жестких ограничений на поведение начисления, в отличие от назначений вроде «Повременная оплата труда».
   • Начисление выполняется: укажем значение Ежемесячно. Это позволит назначить выплату сотруднику в качестве плановой, и она будет автоматически попадать в документ начисления зарплаты каждый месяц.
   • В секции Расчет и показатели установим переключатель в положение Результат вводится фиксированной суммой. Это гарантирует, что сумма начисления не будет зависеть от формул и отработанных часов.

Шаг 2. Настройка учета времени

Чтобы программа не анализировала табель сотрудника при расчете этой конкретной суммы, нам необходимо правильно сконфигурировать вкладку Учет времени:

1. Перейдем на вкладку Учет времени.
2. В поле Вид времени не нужно выбирать «Рабочее время» или «Явка». Рекомендуется оставить это поле пустым либо установить переключатель в положение Дополнительная оплата за уже оплаченное время.
3. Благодаря этой настройке программа полностью заблокирует проверку фактически отработанных дней или часов в табеле для данного вида расчета. Система будет начислять сумму в полном объеме, даже если по табелю у сотрудника стоит 0 рабочих часов за месяц.

Шаг 3. Исключение вытеснения на вкладке «Приоритет» (Критически важный шаг)

Даже если мы настроили начисление фиксированной суммой, программа 1С:ЗУП по умолчанию может уменьшить или обнулить его, если обнаружит, что на этот же период зарегистрирован документ Отпуск без сохранения оплаты. За этот механизм отвечает вкладка Приоритет.

Проанализируем вкладку Приоритет в карточке нашего нового начисления:

• В левой табличной части под названием «Начисления, приоритет которых выше» перечислены все виды расчетов и отсутствий, которые могут «вытеснить» (отменить или уменьшить) наше начисление.
• Чтобы отпуск за свой счет, обычный отпуск или больничный лист не мешали начислению выплаты, мы должны удалить их из этой левой таблицы.
• Выделим строчку Отпуск без сохранения оплаты (а также, при необходимости, Больничный, Обычный отпуск и т. д.) и нажмем кнопку Удалить (красный крестик).

После удаления этих записей наше начисление приобретает абсолютный приоритет: программа начислит его в полном размере, несмотря на любые зарегистрированные в этом месяце кадровые документы отсутствия.

Шаг 4. Настройка среднего заработка и налогообложения

Перейдем к важным методологическим нюансам, о которых часто забывают на форумах, но которые критически важны для бухгалтерского и налогового учета.

Влияние на средний заработок:

Поскольку сотрудник фактически не работает и находится в отпуске без сохранения оплаты, выплата ему фиксированной суммы за этот период не должна искусственно завышать его будущие отпускные или больничные. Перейдем на вкладку Средний заработок и снимем флажок Включать в базу начислений при расчете среднего заработка. Если этого не сделать, программа в будущем неверно рассчитает средний заработок, так как у сотрудника будут отражены начисления при нулевом отработанном времени.

Налоги и взносы:

На вкладке Налоги, взносы, бухучет настроим параметры налогообложения:

• Укажем код дохода НДФЛ (например, 4800 для иных доходов или 2000, в зависимости от правовой природы выплаты).
• Установим вид дохода для страховых взносов (как правило, Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами).
• Важная деталь: так как у сотрудника в этом месяце не будет других доходов (оклада), данная выплата станет единственным облагаемым доходом. При расчете документа Начисление зарплаты и взносов программа автоматически применит к этой сумме стандартные налоговые вычеты (например, на детей), если у сотрудника есть на них право. Будьте готовы к этому при проверке НДФЛ.

Сохраним созданное начисление по кнопке Записать и закрыть.

Шаг 5. Как правильно назначить начисление сотруднику

Участники обсуждений часто советуют использовать документ Кадровый перевод для добавления нового планового начисления. Однако в реальном учете 1С:ЗУП 3.1 делать это крайне нежелательно, если у сотрудника фактически не меняется должность, подразделение, ставка или график работы. Фиктивный кадровый перевод засоряет кадровую историю и может спровоцировать ошибки при автоматическом заполнении регламентированной отчетности (например, ЕФС-1 / СЗВ-ТД).

Вместо кадрового перевода мы воспользуемся специализированными документами из раздела Зарплата -> Изменение оплаты сотрудников:

1. Документ «Назначение планового начисления». Это идеальный инструмент для нашей задачи. Создадим новый документ, укажем сотрудника, выберем наше созданное начисление и укажем дату начала выплаты (например, 1-е число месяца, в котором сотрудник уходит в отпуск за свой счет). В поле «Показатели» введем фиксированную сумму. Если выплата носит временный характер, мы можем сразу заполнить поле «Дата окончания», чтобы программа автоматически прекратила расчет в следующем месяце.
2. Документ «Изменение оплаты труда». Данный документ также отлично подойдет для ввода нового постоянного начисления в рамках текущей позиции сотрудника без создания фиктивного перемещения по службе.

Альтернативный вариант: использование разового начисления

Рассмотрим еще одну ситуацию. Что делать, если выплата сотруднику в период отпуска за свой счет — это разовое событие, которое больше не повторится? В таком случае нет необходимости вводить плановое начисление, а затем отменять его.

Мы можем пойти альтернативным путем:

• В настройках нашего начисления на вкладке Основное укажем, что начисление выполняется По отдельному документу (или В документах разовых начислений).
• Для выплаты суммы создадим документ Разовое начисление (раздел Зарплата -> Разовые начисления).
• В документе выберем нашего сотрудника, укажем наше начисление и введем сумму. Расчет произойдет мгновенно, и программа выплатит деньги без необходимости привязки к плановым показателям и кадровой истории.

Таким образом, мы детально разобрали все нюансы решения этой задачи. Правильный выбор настроек времени, приоритетов вытеснения и корректных документов назначения позволит вам избежать перерасчетов и обеспечит безупречную работу программы 1С:ЗУП 3.1.