Синхронизация данных между программами 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП) — один из самых ответственных этапов ежемесячного закрытия периода. Часто возникают ситуации, когда ведомости на выплату успешно переносятся, а основной документ Отражение зарплаты в бухучете игнорируется системой. Разберем подробно, почему это происходит, как найти причину и правильно настроить обмен данными.
Первым делом проанализируем состояние документа в ЗУП. Для того чтобы документ был включен в состав выгрузки, он должен соответствовать ряду критериев. Рассмотрим их по порядку:
Отражение зарплаты в бухучете не просто записан, а проведен. Непроведенные документы по умолчанию могут не попадать в состав синхронизации, если это не задано специальными правилами.Особое внимание уделим колонке Способ отражения. Если в ЗУП эта колонка пуста, то в БП документ загрузится с ошибками или не проведется вовсе, так как программа не поймет, на какие счета затрат относить суммы.
Выясним причину, по которой колонка Способ отражения может не заполняться. В 1С:ЗУП 3.1 существует строгая иерархия (приоритетность) настроек отражения зарплаты. Рассмотрим её от самого высокого приоритета к самому низкому:
Проанализируем ситуацию: если у вас не заполняются способы отражения, необходимо последовательно проверить эти настройки. После внесения изменений документ Отражение зарплаты в бухучете в ЗУП нужно обязательно перезаполнить (кнопка «Заполнить»), иначе изменения в справочниках не попадут в уже созданный документ.
Бывает так, что документ в ЗУП заполнен идеально, но при нажатии кнопки «Синхронизировать» он все равно не появляется в БП. Рассмотрим техническую сторону вопроса — регистрацию объектов. Для этого выполним следующие действия:
Администрирование — Синхронизация данных.Настройки синхронизации данных.Состав отправляемых данных (иконка в виде монитора).Отражение зарплаты в бухучете.Если в колонке «Количество» стоит 0, значит, программа не считает, что этот документ нужно выгружать. В таком случае нажмем кнопку Зарегистрировать — Объекты выбранных типов и выберем нужный документ вручную. После этого запустим синхронизацию повторно.
Допустим, документ успешно перенесся в БП 3.0, но он не создает проводок. Разберем, что нужно сделать на стороне бухгалтерии:
В БП 3.0 документ Отражение зарплаты в бухучете является «техническим» до тех пор, пока бухгалтер его не проверит. Нам нужно зайти в документ и установить галочку «Отражено в учете». Только после установки этого флага и проведения документа в бухгалтерии сформируются проводки по счетам 20, 26, 44, 70, 69 и другим.
Если при попытке проведения возникает ошибка «Не заполнена колонка Способ отражения», значит, в БП не сопоставлены способы из ЗУП со счетами учета БП. Рассмотрим, как это исправить:
Зайдем в справочник Способы учета зарплаты в БП. Для каждого способа, пришедшего из ЗУП, нужно прописать счет дебета и соответствующую аналитику (статьи затрат, номенклатурные группы).
Иногда зарплата отражается корректно, а взносы (особенно ФСС НС или пособия) отсутствуют. Проанализируем настройки учетной политики:
Проверьте в ЗУП карточку организации, вкладка Учетная политика и другие настройки — Учетная политика. Убедитесь, что установлена ставка взноса на страхование от несчастных случаев и, что критически важно, указана дата, с которой эта ставка применяется. Если дата не указана, программа может начислять взносы, но не понимать, как их отражать в учете. После исправления даты обязательно пересчитайте документ Начисление зарплаты и взносов и перезаполните Отражение зарплаты.
Посмотрим на ситуацию, характерную для базовых версий программ. В базовой версии 1С:Бухгалтерии можно вести учет только по одной организации. Рассмотрим случай из практики: если в ЗУП и БП ИНН организации совпадает, но в настройках синхронизации не было выполнено четкое сопоставление (например, из-за разных префиксов или случайного дубля карточки организации), программа БП при попытке загрузки может пытаться создать «новую» организацию. Так как в базовой версии это запрещено, документ просто не загружается без вывода явных ошибок на экран.
Чтобы избежать этого, проверим:
ЗП, в БП — БП).Конфликты — часто именно там «прячутся» документы, которые не смогли загрузиться из-за несоответствия аналитики.Выясним, почему документ в ЗУП иногда становится недоступным для редактирования (серым). Это происходит автоматически, когда в БП установлена галочка Отражено в учете и данные были переданы обратно в ЗУП при очередной синхронизации. Программа делает это, чтобы предотвратить расхождения между кадровым и бухгалтерским учетом. Если вам нужно внести изменения, необходимо снять флаг Отражено в учете в Бухгалтерии, синхронизировать базы, внести правки в ЗУП и повторить процесс.
Таким образом, для успешной синхронизации отражения зарплаты мы должны обеспечить цепочку: Корректные способы отражения в ЗУП -> Заполненный и проведенный документ в ЗУП -> Регистрация объекта в узле обмена -> Настроенные счета учета в справочнике БП -> Установленный флаг «Отражено в учете» в БП.